档案库房值班管理制度

PAGE档案库房值班管理制度一、总则（一）目的为加强档案库房的安全管理，确保档案资料的完整与安全，特制定本值班管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案库房值班人员。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.坚持安全第一、预防为主的方针，保障档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防范措施落实到位。3.值班人员应认真履行职责，严格执行值班制度，确保档案库房24小时有人值守。二、值班人员职责（一）安全保卫职责1.负责档案库房的日常安全保卫工作，定时巡查库房，检查门窗、门锁、防盗报警装置等设施设备是否完好，发现问题及时报告并处理。2.严禁无关人员进入档案库房，对进入库房的人员进行严格登记，核实身份和事由，确保档案库房人员出入安全。3.在值班期间，密切关注库房周边环境，防止发生盗窃、破坏等安全事件，如遇突发事件，应立即采取应急措施，并及时报告上级领导。（二）档案管理职责1.负责档案库房内档案资料的整理、上架、下架等日常管理工作，确保档案存放有序，便于查找和利用。2.按照档案借阅规定，办理档案借阅手续，对借阅档案进行严格登记，记录借阅时间、借阅人、借阅内容等信息，督促借阅人员按时归还档案。3.协助档案管理人员做好档案的收集、归档、鉴定、销毁等工作，确保档案管理工作的规范有序。（三）设备设施维护职责1.负责档案库房内温湿度调控设备、消防设备、通风设备等设施设备的日常检查和维护，确保设备正常运行。2.定期对库房内的照明设备、电器线路等进行检查，发现问题及时联系维修人员进行处理，消除安全隐患。3.做好设备设施的运行记录，对设备设施的故障维修情况进行详细登记，为设备设施的维护保养提供依据。（四）环境卫生职责1.保持档案库房内的环境卫生整洁，定期进行清扫，清除灰尘、杂物等，防止灰尘对档案造成损害。2.做好库房内防虫、防鼠工作，定期投放防虫、防鼠药物，检查防虫、防鼠设施是否有效，确保档案不受虫害、鼠害影响。3.对库房内的卫生情况进行定期检查，发现问题及时整改，确保库房环境符合档案保管要求。三、值班安排（一）值班时间档案库房实行24小时值班制度，值班人员分为白班和夜班，白班时间为[具体白班时间区间]，夜班时间为[具体夜班时间区间]。（二）值班人员配备根据档案库房的工作量和安全管理需求，配备足够数量的值班人员。值班人员应具备良好的政治素质、责任心强、熟悉档案管理业务和安全保卫知识。（三）值班排班由档案管理部门负责制定值班排班表，提前一周公布。值班人员应严格按照排班表执行值班任务，不得擅自离岗、脱岗。如有特殊情况需要调整值班时间，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可调整。（四）值班交接1.值班人员应提前15分钟到达档案库房，做好值班前的准备工作，包括检查设备设施、整理值班记录等。2.值班人员交接班时，应认真填写值班交接记录，详细交接值班期间的工作情况、设备设施运行情况、档案借阅情况等信息。交接记录应包括交接时间、交接人员姓名、交接事项等内容，并由交接双方签字确认。3.如遇紧急情况或未处理完的事项，交班人员应向接班人员详细说明情况，并协助接班人员进行处理，确保工作的连续性和安全性。四、值班工作流程（一）上班1.值班人员到达档案库房后，首先检查库房周边环境是否正常，门窗、门锁是否完好，防盗报警装置是否处于正常工作状态。2.开启库房大门，进入库房后，检查温湿度调控设备、消防设备、通风设备等设施设备是否正常运行，记录设备运行参数。3.对库房内的档案资料进行巡查，检查档案存放是否有序，有无破损、霉变等情况，如有问题及时报告并处理。4.整理值班记录，准备好值班期间所需的办公用品和工具。（二）值班期间1.严格遵守值班制度，不得擅自离岗、脱岗。如有特殊情况需要暂时离开库房，应委托其他值班人员代为值守，并告知去向和预计返回时间。2.认真履行职责，做好安全保卫、档案管理、设备设施维护、环境卫生等工作。对进入库房的人员进行登记，办理档案借阅手续，检查设备设施运行情况，及时处理发现的问题。3.定时巡查库房，白天每[X]小时巡查一次，夜间每[X]小时巡查一次。巡查内容包括库房门窗、门锁、防盗报警装置、设备设施运行情况、档案存放情况等，发现问题及时报告并处理。4.做好值班记录，详细记录值班期间的工作情况、设备设施运行情况、档案借阅情况、巡查情况等信息。值班记录应字迹清晰、内容完整、准确无误。（三）下班1.值班结束前，对库房内的设备设施进行检查，确保设备设施正常关闭，切断不必要的电源。2.对库房内的档案资料进行整理，将借阅的档案归还原位，检查档案存放是否有序。3.清理库房内的环境卫生，清除垃圾、杂物等。4.关闭库房大门，检查门窗是否关好，门锁是否锁好，防盗报警装置是否处于设防状态。5.填写值班交接记录，与接班人员进行认真交接，将值班期间的工作情况、设备设施运行情况、档案借阅情况等信息详细告知接班人员，并由接班人员签字确认。五、安全防范措施（一）防火措施1.档案库房内应配备足够数量的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保消防器材完好有效。2.严禁在档案库房内吸烟和使用明火，严禁存放易燃易爆物品。3.对库房内的电器设备进行定期检查，确保电器线路安全，防止因电器故障引发火灾。4.制定火灾应急预案，定期组织值班人员进行消防演练，提高值班人员的火灾应急处置能力。（二）防盗措施1.档案库房应安装防盗报警装置，并与公安机关报警系统联网，确保在发生盗窃事件时能够及时报警。2.库房门窗应坚固耐用，安装防盗锁和防护栏，防止外部人员非法进入。3.加强对库房周边环境的巡查，设置监控摄像头，对库房周边及出入口进行24小时监控，发现异常情况及时报警。4.严格执行人员出入登记制度，对进入库房人员的身份和事由进行严格核实，防止无关人员进入库房。（三）防潮措施1.档案库房内应安装温湿度调控设备，将库房内的温度控制在[适宜温度区间]，湿度控制在[适宜湿度区间]。2.定期对库房内的温湿度进行监测和记录，根据温湿度变化情况及时调整设备运行参数。3.在库房内设置防潮货架和档案柜，将档案放置在货架和柜内，避免档案直接接触地面和墙壁。4.对库房内的门窗进行密封处理，防止外部潮湿空气进入库房。（四）防虫措施1.在档案库房内放置防虫药物，如樟脑丸、驱虫剂等，定期更换药物，防止虫害滋生。2.对库房内的档案资料进行定期检查，发现有虫蛀迹象的档案应及时采取处理措施，如熏蒸、喷洒杀虫剂等。3.保持库房内的环境卫生整洁，清除杂物和灰尘，减少虫害滋生的环境。（五）防鼠措施1.在档案库房内设置防鼠设施，如鼠夹、鼠笼、挡鼠板等，定期检查和清理，确保防鼠设施有效。2.对库房内的门窗、通风口等部位进行密封处理，防止老鼠进入库房。3.保持库房内的食物和水源清洁，避免吸引老鼠进入库房。六、档案借阅管理（一）借阅申请1.本公司/组织内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅用途等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.外单位人员因特殊原因需要借阅本公司/组织档案，应提前与档案管理部门联系，提交借阅申请函，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅用途、单位名称、联系人及联系方式等信息，并经本公司/组织相关领导签字批准。（二）借阅审批1.档案管理部门收到借阅申请后，应进行认真审核，核实借阅人员的身份和借阅事由，确保借阅申请符合规定。2.根据借阅档案的密级和重要程度，按照规定的审批流程进行审批。一般档案的借阅由档案管理部门负责人审批；重要档案和机密档案的借阅需经公司/组织分管领导审批。3.对不符合借阅规定的申请，档案管理部门应及时向借阅人员说明原因，并拒绝借阅。（三）借阅登记1.经审批同意借阅的档案，值班人员应在《档案借阅登记簿》上进行详细登记，记录借阅人员姓名、单位名称、借阅时间、借阅档案名称及数量、预计归还时间等信息，并由借阅人员签字确认。2.值班人员应根据借阅登记情况，及时为借阅人员提供档案，并告知借阅人员档案的保管要求和注意事项。（四）借阅归还1.借阅人员应按照约定的时间及时归还档案，如需延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.值班人员在接收归还的档案时，应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向借阅人员核实，并报告档案管理部门。借阅人员应承担相应的赔偿责任。3.借阅人员归还档案后，值班人员应在《档案借阅登记簿》上记录归还时间，并由借阅人员签字确认。同时，将归还的档案归还原位，确保档案存放有序。七、设备设施管理（一）设备设施维护计划档案管理部门应制定设备设施维护计划，明确设备设施的维护内容、维护周期、维护责任人等信息。维护计划应根据设备设施的使用情况和运行状况进行制定，确保设备设施的正常运行。（二）设备设施日常检查值班人员应按照设备设施维护计划的要求，定期对库房内的温湿度调控设备、消防设备、通风设备、照明设备、电器线路等设施设备进行日常检查，检查设备设施的运行状况、外观是否完好、部件是否松动等情况，发现问题及时报告并处理。（三）设备设施维修保养1.对于日常检查中发现的设备设施故障，值班人员应及时填写《设备设施维修申请表》，详细说明故障情况和维修要求，并提交档案管理部门。2.档案管理部门应根据设备设施的维修情况，及时联系专业维修人员进行维修保养。维修人员应按照维修操作规程进行维修，确保维修质量和安全。3.设备设施维修保养完成后，维修人员应填写《设备设施维修记录》，详细记录维修时间、维修内容、维修人员等信息，并由档案管理部门和值班人员签字确认。（四）设备设施更新改造1.随着档案管理工作的发展和技术进步，档案管理部门应根据实际情况，适时对库房内的设备设施进行更新改造，提高设备设施的性能和可靠性。2.设备设施更新改造前，档案管理部门应进行充分的调研和论证，制定更新改造方案，明确更新改造的内容、预算、时间安排等信息，并报公司/组织相关领导批准。3.设备设施更新改造完成后，档案管理部门应以书面形式报告更新改造情况，并组织相关人员进行验收，确保更新改造后的设备设施符合要求。八、环境卫生管理（一）环境卫生标准档案库房内的环境卫生应符合以下标准：1.地面整洁干净，无灰尘、杂物、垃圾等。2.墙面、天花板无污渍、蜘蛛网等。3.档案货架、档案柜摆放整齐，表面清洁无灰尘。4.门窗玻璃干净明亮，无污渍。（二）环境卫生清扫1.值班人员应每天对档案库房进行清扫，清除地面、墙面、货架、档案柜等部位的灰尘、杂物等，保持库房内的环境卫生整洁。2.每周对库房内的卫生死角进行彻底清理，如墙角、通风口、设备设施底部等部位，确保卫生无死角。（三）防虫防鼠卫生措施1.定期对库房内的防虫防鼠药物进行检查和更换，确保药物的有效性。2.清理库房内的杂物和垃圾，减少虫害和鼠害滋生的环境。3.对库房内的门窗、通风口等部位进行密封处理，防止外部虫害和鼠害进入库房。九、值班记录与档案管理（一）值班记录1.值班人员应认真做好值班记录，值班记录应包括值班时间、值班人员姓名、工作情况、设备设施运行情况、档案借阅情况、巡查情况、突发事件处理情况等内容。2.值班记录应字迹清晰、内容完整、准确无误，值班人员应在值班结束后及时整理值班记录，并妥善保管。3.档案管理部门应定期对值班记录进行检查和归档，以便查阅和统计分析值班工作情况。（二）档案管理1.本制度及相关值班记录等文件资料应作为档案进行管理，按照档案管理的规定进行分类、整理、归档和保管。2.档案管理部门应指定专人负责本制度及相关文件资料的管理，确保文件资料的安全和完整。3.对涉及本制度的文件资料，如需查阅或借阅，应按照档案借阅管理规定办理相关手续。十、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对档案库房值班工作进行监督检查，检查值班人员的工作执行情况、设备设施运行情况、档案管理情况、环境卫生情况等，发现问题及时督促整改。2.公司/组织内部审计部门应定期对档案库房值班管理制度的执行情况进行审计监督，确保制度的有效执行。（二）考核评价1.档案管理部门应建立值班人员考核评价机制，对值班人员的工作表现进行定期考核评价。考核评价内容包括工作态度、工作能力、工作业绩、遵守制度情况等方面。2.考核评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对考核评价结果为优秀的值班人员，给予表彰和奖励；对考核评价结果为不合格的值班人员，进行批评教育，并根据情况进行相应的处罚。（三）奖惩措施1.对在档案库房值班工作中表现突出