死亡病因档案管理制度

PAGE死亡病因档案管理制度一、总则（一）目的为了规范死亡病因档案的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为疾病预防控制、医疗质量管理、卫生决策等提供科学依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及死亡病因相关信息收集、整理、归档、保管、利用等工作的部门和人员。（三）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善死亡病因档案管理制度；指导、监督各部门做好死亡病因档案的收集、整理和归档工作；负责死亡病因档案的集中保管和提供利用服务。2.临床科室负责本科室死亡病例的病因诊断、资料收集和初步整理，并及时移交档案管理部门。3.相关业务科室根据工作需要，协助档案管理部门做好死亡病因档案的分析、利用等工作。二、死亡病因档案的收集（一）收集范围1.所有在本公司/组织内发生的死亡病例，包括住院死亡病例、门诊死亡病例、急诊死亡病例等。2.与死亡病因相关的各种检查报告、检验结果、病历资料、诊断证明、死亡证明等。（二）收集要求1.临床科室应在患者死亡后[X]个工作日内，将死亡病例的相关资料整理齐全，并填写《死亡病因档案信息收集表》，提交至档案管理部门。2.资料应真实、准确、完整，不得涂改、伪造或隐匿。3.对于涉及医疗纠纷或法律诉讼的死亡病例，相关资料应按照法律法规的要求进行收集和保管。（三）收集流程1.临床医生在患者死亡后，及时完成死亡病例的书写和审核，确保病因诊断明确。2.护士协助医生收集患者的各种检查报告、检验结果等资料，并进行初步整理。3.科室负责人对收集的资料进行审核，签字确认后移交档案管理部门。4.档案管理部门收到移交的资料后，进行核对和登记，确保资料齐全、准确。三、死亡病因档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.按照《死亡病因档案信息收集表》的内容，对收集的资料进行分类整理。2.将每份死亡病例的资料按照病历首页、病程记录、检查报告、检验结果、死亡证明等顺序排列，形成一个完整的档案卷。3.对档案卷进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和检索。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、患者姓名、性别、年龄、死亡日期、病因诊断、档案内容等信息，以便快速查找和利用档案。（三）整理流程1.档案管理人员对接收的死亡病例资料进行初步审核，检查资料是否齐全、完整。2.按照整理方法对资料进行分类、排序、编号和编目。3.将整理好的档案卷装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、患者姓名、科室等信息。4.将档案盒存放在档案柜中，按照编号顺序排列整齐。四、死亡病因档案的归档（一）归档要求1.整理好的死亡病因档案应及时归档，归档时间不得超过[X]个工作日。2.归档的档案应符合档案管理的相关标准和规范，确保档案质量。3.档案管理人员应对归档的档案进行认真核对，确保档案编号、目录等信息准确无误。（二）归档流程1.档案管理人员将整理好的档案卷按照编号顺序装入档案箱。2.在档案箱上标明档案年度、科室等信息。3.将档案箱存放在档案库房中，按照档案类别和编号顺序排列整齐。4.建立档案归档台账，记录档案的归档时间、编号、患者姓名等信息，便于查询和统计。五、死亡病因档案的保管（一）保管期限死亡病因档案的保管期限为[X]年，自患者死亡之日起计算。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列整齐，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。4.对电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并定期进行检查和维护，确保数据的安全和可用。（三）保管流程1.档案管理人员定期对档案库房进行巡查，检查档案的保管情况。2.每年对档案进行一次全面清点，核对档案的数量、编号、目录等信息，确保档案的准确无误。3.对发现的问题及时进行记录和处理，如档案损坏应及时修复，档案丢失应及时查找并报告相关部门。4.按照规定的保管期限，对到期的档案进行鉴定和销毁。鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务科室进行，经鉴定确无保存价值的档案，填写《档案销毁清册》，报公司/组织领导批准后，由档案管理人员负责销毁。销毁过程应进行记录，确保档案销毁的彻底性和安全性。六、死亡病因档案的利用（一）利用范围1.疾病预防控制部门用于疾病监测、死因统计分析等工作。2.医疗质量管理部门用于医疗质量评估、医疗安全管理等工作。3.卫生行政部门用于卫生决策、制定卫生政策等工作。4.其他相关部门和人员因工作需要查阅死亡病因档案的。（二）利用要求1.查阅死亡病因档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人员姓名、查阅内容、查阅目的等信息。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理手续。4.查阅人员应爱护档案资料，不得涂改、伪造、损毁档案。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门。（三）利用流程1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人签字。2.将申请表报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供档案资料，并做好查阅记录。4.查阅人员在指定地点查阅档案，如需复印或摘录档案内容，按照规定程序办理手续。5.查阅完毕后，查阅人员将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，将档案归还原位。七、死亡病因档案的统计与分析（一）统计内容1.死亡病例的数量、性别、年龄、死因构成等基本情况。2.不同科室、不同时间段的死亡病例分布情况。3.与死亡病因相关的其他统计指标，如死亡率、病死率等。(二)统计方法1.档案管理部门定期对死亡病因档案进行统计，填写《死亡病因档案统计报表》。2.统计数据应来源于档案资料，确保数据的准确性和可靠性。3.采用计算机软件或手工方式进行统计分析，对统计结果进行汇总和整理。（三）分析要求1.对统计结果进行深入分析，找出死亡病因的分布规律、变化趋势等。2.结合疾病预防控制、医疗质量管理等工作的需要，提出针对性的建议和措施。3.定期撰写死亡病因分析报告，向上级领导和相关部门汇报死亡病因的情况和分析结果。（四）统计与分析流程1.档案管理人员按照规定的时间和方法，对死亡病因档案进行统计，填写统计报表。2.将统计报表提交给相