建立领导个人档案制度

PAGE建立领导个人档案制度一、总则（一）目的为加强公司领导干部队伍建设，全面、客观、公正地评价领导干部的德、能、勤、绩、廉，为领导干部的选拔任用、培养教育、管理监督、激励约束提供依据，特制定本领导个人档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体领导干部，包括公司高层管理人员、各部门负责人等。（三）基本原则1.真实性原则：领导个人档案内容必须真实、准确、完整，如实反映领导干部的实际情况。2.全面性原则：档案应涵盖领导干部的基本信息、工作经历、业绩表现、考核评价、奖惩情况等各个方面，全面记录其职业生涯。3.保密性原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保领导个人档案信息的安全与保密，未经授权不得泄露档案内容。4.动态管理原则：随着领导干部工作的变动和时间的推移，及时更新档案内容，保持档案信息的时效性和准确性。二、档案内容（一）基本信息1.个人基本情况：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历学位、专业、参加工作时间等。2.家庭主要成员情况：填写配偶、子女、父母等主要家庭成员的姓名、工作单位及职务等信息。（二）工作经历1.任职经历：详细记录领导干部在公司及其他单位的任职时间、职务、工作职责等。2.工作变动情况：包括工作调动的原因、时间、调入调出单位等信息。（三）业绩表现1.年度工作目标完成情况：对照每年制定的工作目标，记录实际完成情况，包括各项业务指标、重点工作任务的完成进度和质量等。2.重大项目或工作成果：列举领导干部负责或参与的重大项目、重要工作，描述项目背景、目标、实施过程及取得的成果，可附相关证明材料。3.创新举措及成效：记录领导干部在工作中提出的创新思路、方法和措施，以及所取得的经济效益、社会效益或管理效益提升等方面的成效。（四）考核评价情况1.年度考核结果：记录每年领导干部的年度考核等级，如优秀、称职、基本称职、不称职等，并注明考核评语及主要依据。2.任期考核结果：在领导干部任期届满时，记录任期考核的综合评价意见和结果。3.专项考核情况：对领导干部进行的专项工作考核、重点项目考核等结果及评价意见。（五）奖惩情况1.获得的奖励：包括公司内部表彰奖励、上级主管部门或政府部门颁发的荣誉称号等，注明奖励名称、授予单位、授予时间。2.受到的处罚：记录领导干部因违反法律法规、公司规章制度等受到的党纪政纪处分、行政处罚或其他处理情况，注明处罚原因、处罚种类及执行时间。（六）培训学习情况1.参加的培训课程：记录领导干部参加的各类内部培训、外部培训、进修学习等课程名称、培训时间、培训机构等信息。2.培训收获与应用：描述领导干部在培训学习过程中的主要收获，以及如何将所学知识和技能应用到实际工作中，取得的工作改进或业绩提升效果。（七）廉洁自律情况1.廉洁从业记录：记录领导干部遵守廉洁自律规定的情况，有无违规违纪行为及查处情况。2.廉政教育情况：参加廉政教育培训的时间、内容及心得体会等。（八）其他重要信息1.个人述职述廉报告：领导干部每年撰写的述职述廉报告全文。2.个人工作总结与计划：定期提交的个人工作总结和工作计划，反映其工作思路、重点及目标。3.重要会议发言材料：领导干部在公司重要会议上的发言材料，体现其观点和决策思路。4.其他与领导干部工作相关的重要资料：如调研报告、工作建议、经验交流材料等。三、档案建立与收集（一）档案建立主体公司人力资源部门负责统一建立领导个人档案，指定专人负责档案的管理工作。（二）档案材料收集渠道1.组织人事部门提供：包括干部任免文件、考核评价结果、培训记录等。2.各部门报送：各部门应及时将涉及本部门领导干部的工作业绩、奖惩情况、培训学习等相关材料报送至人力资源部门。3.领导干部本人提交：领导干部应主动向人力资源部门提交个人述职述廉报告、工作总结与计划、重要会议发言材料等相关资料。4.其他渠道收集：通过查阅公司文件、会议纪要、工作记录等方式，收集与领导干部工作相关的其他重要信息。（三）档案材料收集要求1.材料真实可靠：所有档案材料必须真实、准确、完整，提供材料的部门和个人应对材料的真实性负责。2.格式规范统一：档案材料应按照规定的格式和要求填写或打印，字迹清晰可辨，签字盖章齐全。3.及时报送归档：各部门和领导干部应按照规定的时间和要求，及时将档案材料报送至人力资源部门，人力资源部门应及时整理归档。四、档案整理与归档（一）档案分类领导个人档案按照基本信息类、工作经历类、业绩表现类、考核评价类、奖惩情况类、培训学习类、廉洁自律类、其他重要信息类等进行分类整理。（二）档案编号与标识为便于档案的管理和查询，为每份领导个人档案编制唯一的编号，并在档案封面和目录上注明编号。同时，对档案中的各类材料进行标识，注明材料名称、日期、来源等信息。（三）档案装订与存储1.材料装订：将每份档案材料按照类别和时间顺序进行排列，采用A4纸张规格，左侧装订，做到整齐、牢固、美观。2.存储方式：档案采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案存放在专门的档案柜中，按照领导干部姓名或编号顺序排列；电子档案存储在公司指定的服务器上，建立相应的数据库，便于查询和管理。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部查阅：公司人力资源部门、组织部门、纪检监察部门等因工作需要，可查阅领导个人档案。查阅时应填写《领导个人档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，在档案管理人员的陪同下进行查阅。2.上级主管部门查阅：上级主管部门因工作需要查阅领导个人档案时，应出具正式的查阅函，经公司主要领导批准后，由人力资源部门安排专人协助查阅。3.司法机关查阅：司法机关因办案需要查阅领导个人档案时，应按照法定程序办理相关手续，经公司同意后，由人力资源部门负责提供档案材料。（二）查阅要求1.查阅人员应遵守档案查阅规定：不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损，不得泄露档案内容。2.查阅完毕后：查阅人员应及时将档案材料归还档案管理人员，并在《领导个人档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部借阅：公司领导因工作需要借阅领导个人档案时，可直接向人力资源部门提出借阅申请，经人力资源部门负责人批准后办理借阅手续。2.其他人员原则上不得借阅领导个人档案：如有特殊情况确需借阅的，须经公司主要领导批准，并严格按照借阅期限和要求归还档案。（四）借阅要求1.借阅期限：一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.借阅人员应妥善保管档案：不得转借他人，不得私自复制档案内容，不得在档案上进行任何标记或损坏。借阅期满后，应按时归还档案，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应责任。六、档案更新与维护（一）定期更新1.每年定期更新：人力资源部门应在每年年底对领导个人档案进行一次全面更新，将本年度新产生的档案材料及时整理归档，确保档案信息的时效性。2.领导干部工作变动时及时更新：领导干部职务发生变动、工作经历有变化或其他重要信息发生变更时，所在部门应在变动发生后[X]个工作日内将相关材料报送至人力资源部门，人力资源部门及时更新档案内容。（二）动态维护1.信息审核：档案管理人员应定期对档案内容进行审核，发现问题及时与相关部门或领导干部本人核实，确保档案信息的准确性。2.安全维护：加强对档案存储环境的管理，确保档案的安全与完整。定期对纸质档案进行检查，防止档案霉变、虫蛀、损坏等情况发生；对电子档案进行备份，防止数据丢失。七、档案保密与安全（一）保密制度1.明确保密责任：档案管理人员及涉及档案查阅、借阅的工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.限制接触范围：严格控制档案的查阅和借阅范围，未经授权不得向无关人员透露档案内容。3.保密措施：对档案存储场所采取必要的安全保密措施，如安装监控设备、设置门禁系统等，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.防火防盗：档案存储场所应配备必要的消防器材，制定防火防盗应急预案，确保档案安全。2.数据安全：加强对电子档案的安全管理，设置防火墙、加密存储等措施，防止电子档案被非法篡改或泄露。定期对电子档案进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置。八、档案的销毁（一）销毁条件领导个人档案在下列情况下可进行销毁：1.档案材料超过保存期限：按照国家有关档案管理规定和公司档案保存期限要求，对超过保存期限的档案材料进行销毁。2.档案内容失去保存价值：因公司机构调整、业务变更等原因，导致部分档案内容已不再具有参考价值或保存意义的，可进行销毁。3.档案材料存在严重问题：对经核实存在虚假、伪造等严重问题的档案材料，应予以销毁。（二）销毁程序1.提出销毁申请：由档案管理人员根据档案销毁条件，提出档案销毁申请，填写《领导个人档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、销毁原因等。2.审核批准：《领导个人档案销毁申请表》经人力资源部门负责人审核后报公司主要领导