部门档案工作制度

PAGE部门档案工作制度一、总则（一）目的为加强本部门档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为部门各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本部门各科室及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指部门在各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则部门档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.完整性原则应保证档案的齐全完整，全面反映部门工作活动的全过程和各项业务工作的真实面貌。3.准确性原则档案内容应真实准确，数据可靠，手续完备，经得起历史检验。4.安全性原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则档案的整理和保管应便于检索和利用，满足部门工作及社会各方面的查考需求。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善部门档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理部门各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。4.开展档案的鉴定工作，按照规定的保管期限，对已到期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后进行相应处理。5.负责档案的统计工作，建立健全档案统计台账，及时准确地统计档案的收进、移出、保管、利用等情况。6.积极开发档案信息资源，为部门各项工作提供档案信息服务，编制档案检索工具和参考资料，开展档案编研工作。7.负责对部门各科室档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案业务培训，提高档案工作人员的业务素质。（二）各科室档案员1.负责本科室档案的收集、整理、初步分类和移交工作，确保本科室档案的齐全完整。2.按照档案管理要求，对本科室形成的文件材料进行及时整理、分类、装订，定期向综合档案室移交。3.协助综合档案室开展档案的鉴定、统计、利用等工作，提供本科室档案利用的相关信息。4.负责本科室档案的日常保管和安全保密工作，发现问题及时向综合档案室报告。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关来文，包括命令、决定、指示、通知、通报等。2.本部门形成的各类文件，如工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、规章制度等。3.各类业务活动中产生的文件材料，如合同协议、项目方案、技术资料、统计报表等。4.本部门召开会议形成的文件、记录、纪要等。5.本部门工作人员在公务活动中形成的个人业务档案，如培训记录、考核材料、获奖证书等。6.反映本部门历史沿革、机构设置、人员编制等方面的文件材料。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.对收集到的文件材料，应进行认真核对，确保其内容真实、准确、完整，手续完备。3.对重要文件材料，应及时进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、人事管理类、财务管理类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保目录准确、清晰。4.装订对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，然后按照一定顺序进行装订，确保整齐牢固。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗性能良好的房间，面积应满足档案存放的需要。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，装具应符合档案保管要求，坚固耐用。3.库房应设置温湿度调节设备，使库房温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。4.库房应安装防火、防盗、防虫、防潮、防光、防尘等设施，如消防器材、防盗门窗、防虫药品、窗帘、吸尘器等。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限、不同密级的档案应分开存放，并有明显标识。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原存储介质分开存放，并定期进行检查和维护。（三）库房管理1.指定专人负责库房管理，严格执行库房管理制度，非库房管理人员未经许可不得进入库房。2.库房管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。4.做好库房温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取调节措施。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、慎重决定的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各科室档案员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析其历史价值和现实利用价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合部门实际情况，确定档案的保管期限。3.对已到保管期限的档案，应重点审查其是否仍有保存价值，如有特殊需要可适当延长保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，注明档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.档案销毁清单经部门负责人审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，严禁将档案出售或作为废品处理。4.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录由销毁人员和监销人员签字确认。5.销毁后的档案清单应永久保存。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立健全档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行及时、准确的统计。2.统计内容应包括档案数量、种类、保管期限、密级、利用人次、利用效果等。3.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.各科室应按照规定的时间和要求，将本科室整理好的档案及时移交综合档案室。2.移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，双方签字确认。3.综合档案室应对接收的档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交科室沟通解决。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规提供档案利用服务，保障档案利用者的合法权益。2.遵循保密规定，确保档案信息安全，防止档案内容泄露。3.方便利用，提高档案利用效率，满足部门工作及社会各方面的查考需求。（二）利用范围1.本部门工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，须经部门负责人批准，并办理相关手续。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅档案，应按照有关法律法规办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。2.如需复印、摘抄档案内容，应经综合档案室负责人批准，并按照规定进行登记。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名（单位）、利用时间、利用目的、查阅档案名称及数量等。3.利用登记记录应妥善保存，以备查询。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立部门档案信息管理系统，实现档案管理的信息化、规范化和科学化。2.提高档案信息资源的开发利用水平，为部门各项工作提供高效便捷的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索。2.系统建设开发或选用适合本部门的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.安全管理建立健全档案信息安全管理制度，采取数据备份、加密存储、用户认证、访问控制等安全措施，确保档案信息的安全。（三）信息