档案库房清点检查制度

PAGE档案库房清点检查制度一、总则（一）目的为加强公司档案库房管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本档案库房清点检查制度。本制度旨在规范档案库房的清点检查工作流程，明确责任，及时发现和解决档案管理中存在的问题，保障公司档案资产的安全与完整，为公司各项工作的开展提供有力的档案支持。（二）适用范围本制度适用于公司内所有档案库房及其中存放的各类档案资料，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.定期清查原则：定期对档案库房进行全面清点检查，确保档案管理工作的常态化和规范化。2.责任明确原则：明确各部门及人员在档案清点检查工作中的职责，做到责任到人。3.真实准确原则：清点检查过程中要如实记录档案的实际情况，保证数据的真实性和准确性。4.及时整改原则：对检查中发现的问题要及时进行整改，确保档案管理工作符合相关法律法规和行业标准要求。二、清点检查职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定档案库房清点检查计划，并组织实施。2.安排专人负责档案的清点、核对工作，确保清点工作的准确性和规范性。3.对清点检查过程中发现的问题进行记录、分析，并提出整改建议。4.负责跟踪整改措施的落实情况，确保问题得到有效解决。（二）库房管理人员职责1.协助档案管理部门进行档案库房的清点检查工作，提供必要的信息和支持。2.负责档案库房的日常管理工作，包括档案的上架、下架、整理等，确保档案存放有序。3.对档案库房的安全状况进行检查，如防火、防潮、防虫、防盗等设施的运行情况，及时发现并报告安全隐患。（三）其他相关部门职责1.各部门应配合档案管理部门的清点检查工作，提供本部门档案的相关信息，协助完成档案的核对工作。2.在档案形成过程中，各部门应确保档案的质量，按照档案管理要求及时归档，为档案库房的清点检查工作提供基础保障。三、清点检查内容（一）档案数量清点1.按照档案类别、年度、保管期限等进行分类清点，核对档案的实际数量与档案目录记录是否一致。2.检查档案的完整性，包括文件的正件与附件、底稿与定稿等是否齐全。（二）档案质量检查1.查看档案的字迹是否清晰、纸张是否完好，有无褪色、破损、霉变等情况。2.检查档案的装订是否牢固、整齐，有无漏页、倒页等现象。3.对电子档案进行检查，确保存储介质的安全性，数据的完整性和可读性，检查电子档案的元数据是否齐全、准确。（三）档案存放位置检查1.核对档案的存放位置是否与档案目录一致，确保档案存放有序，便于查找和利用。2.检查档案库房的布局是否合理，是否有利于档案的保管和保护，各类档案标识是否清晰。（四）档案保管环境检查1.检查档案库房的温度、湿度是否符合规定要求，温湿度记录是否完整、准确。2.查看档案库房的通风、采光情况是否良好，有无积水现象。3.检查防火、防潮、防虫、防盗等设施设备是否正常运行，消防器材是否在有效期内，防虫药品是否需要更换等。（五）档案管理制度执行情况检查1.检查档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等环节是否符合公司档案管理制度要求。2.查看档案管理人员是否严格遵守档案管理操作规程，有无违规操作行为。四、清点检查周期（一）日常巡查库房管理人员每天对档案库房进行巡查，重点检查档案的存放位置、保管环境等情况，发现问题及时处理，并做好巡查记录。（二）季度清点档案管理部门每季度组织一次全面的档案清点工作，对档案数量、质量、存放位置等进行详细核对和检查，并形成清点报告。（三）年度清查每年年底，公司组织对档案库房进行年度清查，对全年档案管理工作进行全面总结和评估，清查结果作为公司档案管理工作考核的重要依据。五、清点检查流程（一）准备阶段1.档案管理部门根据清点检查周期制定详细的清点检查计划，明确清点范围、时间安排、人员分工等内容。2.准备清点所需的工具和表格，如档案目录清单、清点记录表、温湿度记录表等。3.通知各相关部门和人员，做好清点检查的准备工作。（二）实施阶段1.库房管理人员按照档案管理部门的要求，协助清点人员对档案进行逐类、逐卷、逐件清点，核对档案的数量、质量、存放位置等信息。2.清点人员在清点过程中要认真记录，对于发现的问题要详细注明，如档案缺失、损坏、存放错误等。3.同时，对档案保管环境进行检查，记录温湿度数据、设施设备运行情况等。（三）汇总分析阶段1.清点工作结束后，清点人员及时对清点记录进行整理和汇总，形成清点报告初稿。2.档案管理部门对清点报告初稿进行审核，分析存在的问题及其原因，提出整改意见和建议。（四）整改阶段1.根据审核后的清点报告，明确整改责任部门和责任人，制定整改措施和整改期限。2.整改责任部门按照整改要求认真组织实施整改工作，及时解决清点检查中发现的问题。3.档案管理部门对整改情况进行跟踪检查，确保整改工作落实到位。（五）总结归档阶段1.整改完成后，档案管理部门对本次清点检查工作进行全面总结，分析档案管理工作的成效与不足，提出改进措施和下一步工作计划。2.将清点检查过程中形成的各类资料，如清点计划、清点记录、清点报告、整改记录等进行整理归档，作为公司档案管理工作的重要资料保存。六、问题处理与整改（一）问题记录在清点检查过程中，如发现档案数量不符、质量问题、存放位置错误、保管环境异常等情况，清点人员应及时记录详细信息，包括问题发生的档案类别、年度、保管期限、具体位置、问题描述等。（二）问题分析档案管理部门对记录的问题进行集中分析，查找问题产生的原因。可能的原因包括档案收集不完整、整理归档不规范、库房管理不善、人员操作失误等。（三）整改措施制定针对问题分析结果，制定相应的整改措施。整改措施应具有针对性和可操作性，明确整改责任部门、责任人、整改期限和整改目标。例如，对于档案数量不符的问题，要查明是丢失还是未及时归档，采取相应的查找或补充归档措施；对于档案质量问题，要根据具体情况进行修复或重新整理；对于保管环境问题，要及时调整温湿度、维修设施设备等。（四）整改实施整改责任部门按照整改措施认真组织实施整改工作。在整改过程中，要及时向档案管理部门反馈整改进展情况，确保整改工作按计划顺利推进。（五）整改跟踪与验收档案管理部门对整改情况进行跟踪检查，定期了解整改工作的完成进度。整改完成后，组织相关人员对整改效果进行验收。验收合格后，将整改情况记录在案，作为档案管理工作的重要资料保存。对于整改不到位的问题，要责令责任部门重新整改，直至达到要求为止。七、档案安全管理（一）防火安全1.档案库房应配备符合国家标准的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.严禁在档案库房内吸烟和使用明火，严禁堆放易燃、易爆物品。3.制定火灾应急预案，定期组织消防演练，提高档案管理人员的火灾应急处置能力。（二）防潮安全1.控制档案库房的湿度，根据不同季节和气候条件，采取相应的防潮措施，如安装除湿设备、放置干燥剂等。2.对纸质档案要采取防潮包装，避免档案直接接触潮湿环境。3.定期检查档案的受潮情况，如发现档案有受潮迹象，应及时进行处理。（三）防虫安全1.在档案库房内放置防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等，并定期更换，防止虫害对档案的侵害。2.保持档案库房的清洁卫生，定期清扫地面、货架等，减少害虫滋生的环境。3.对新入库的档案要进行防虫检查，确保无虫害隐患。（四）防盗安全1.档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保库房安全。2.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，必须经过批准并登记。3.加强对档案库房钥匙的管理，实行专人专管，严禁钥匙外借。八、档案信息化管理与清点检查（一）电子档案清点1.定期对电子档案进行清点，核对电子档案的数量、存储位置、元数据等信息与电子档案管理系统记录是否一致。2.检查电子档案的存储介质是否完好，有无损坏、丢失等情况，确保电子档案数据的安全性和完整性。（二）数据备份与恢复检查1.查看电子档案数据备份情况，检查备份数据的存储介质是否异地存放，备份数据是否完整、可恢复。2.定期进行数据恢复演练，确保在电子档案数据出现问题时能够及时恢复，保障档案的正常利用。（三）系统维护与更新1.对电子档案管理系统进行定期维护和检查，确保系统运行稳定，功能正常。2.及时关注系统软件的更新信息，按照要求进行系统升级，保证系统的安全性和兼容性。（四）信息化管理与纸质档案清点的协同1.在进行纸质档案清点时，要对照电子档案管理系统中的目录信息，确保纸质档案与电子档案的对应关系准确无误。2.对于纸质档案数字化过程中出现的问题，如数据录入错误、图像质量不佳等，要及时进行整改，保证电子档案与纸质档案的一致性。九、培训与宣传（一）培训内容1.档案库房清点检查制度培训，使相关人员熟悉制度的内容和要求，明确各自在清点检查工作中的职责。2.档案管理业务知识培训，包括档案的分类、整理、编目、保管等知识，提高档案管理人员的业务水平，确保清点检查工作的质量。3.档案安全知识培训，如防火、防潮、防虫、防盗等安全知识，增强档案管理人员的安全意识，保障档案库房的安全。（二）培训方式1.定期组织集中培训，邀请档案管理专家或经验丰富的管理人员进行授课，系统讲解档案管理知识和清点检查制度。2.开展内部交流培训，由档案管理部门的业务骨干分享工作经验和技巧，促进档案管理人员之间的相互学习和提高。3.鼓励档案管理人员自主学习，提供相关的学习资料和参考书籍，支持其参