个人档案修改补充制度

PAGE个人档案修改补充制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织个人档案的修改补充工作，确保档案信息的真实性、完整性和准确性，维护档案管理的严肃性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工个人档案的修改补充管理。（三）基本原则1.合法性原则：档案修改补充工作必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.真实性原则：所修改补充的内容应真实可靠，严禁虚假信息录入档案。3.准确性原则：修改补充后的档案信息应准确无误，避免出现歧义或错误。4.严肃性原则：严格按照规定程序进行档案修改补充，确保档案管理工作的严谨性。二、档案内容及分类（一）个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。（二）学历学位信息涵盖最高学历、毕业院校、所学专业、学位证书编号、入学时间、毕业时间等。（三）工作经历记录在公司/组织及其他单位的工作起止时间、工作岗位、工作职责、工作业绩等。（四）培训经历包括参加的各类培训课程、培训时间、培训机构、培训证书等。（五）职业资格证书如专业技术资格证书、职业技能等级证书等相关信息。（六）奖惩情况详细记录获得的奖励及受到的处罚情况，包括奖励名称、颁发单位、时间，处罚原因、处罚单位、时间等。（七）其他重要信息如个人特长、科研成果、发表的文章等。三、档案修改补充的情形（一）信息变更1.个人基本信息发生变更，如姓名、性别、出生日期、婚姻状况等，应及时提供相关证明材料进行修改。2.学历学位信息如有更新，需提供学历证书、学位证书原件及相关证明文件。3.工作经历发生变动，应提交工作变动证明、离职证明、新入职证明等材料。（二）信息补充1.新增培训经历，需提供培训证书或培训结业证明。2.获得新的职业资格证书，应及时将证书信息补充到档案中。3.如有新的奖惩情况，应附上相关文件或通知。（三）错误修正发现档案信息存在错误，如拼写错误、数据错误等，应及时进行修正，并提供相应的证明材料。四、档案修改补充的流程（一）申请员工如需修改补充个人档案信息，应填写《个人档案修改补充申请表》（以下简称“申请表”），详细说明修改补充的内容及原因，并附上相关证明材料。申请表应提交至所在部门负责人审核。（二）部门审核部门负责人收到申请表后，应认真审核申请内容及相关证明材料的真实性、完整性和准确性。如审核通过，在申请表上签署意见并加盖部门公章，将申请表及相关材料一并提交至人力资源部门。（三）人力资源部门审核人力资源部门收到申请表及相关材料后，对申请事项进行再次审核。重点审核申请内容是否符合档案修改补充的情形及规定，证明材料是否齐全有效。审核通过后，在申请表上签署意见，并将申请表及相关材料转至档案管理部门。（四）档案管理部门修改补充档案管理部门根据审核意见，对员工个人档案进行修改补充操作。修改补充完成后，在档案相应位置注明修改补充日期及修改补充人，并对档案进行重新整理和归档。（五）反馈档案管理部门完成档案修改补充工作后，应及时将修改补充后的档案信息反馈给员工本人及相关部门，确保信息的及时更新和共享。五、审批权限（一）一般信息修改补充对于个人基本信息、学历学位信息、工作经历等一般性信息的修改补充，由所在部门负责人和人力资源部门负责人两级审核通过后即可进行修改。（二）重要信息修改补充涉及奖惩情况、职业资格证书等重要信息的修改补充，除部门负责人和人力资源部门负责人审核外，还需分管领导审批通过后方可进行修改。（三）特殊情况修改补充对于因特殊原因需要修改补充的重要且复杂的档案信息，如涉及重大事件或机密信息等，需经公司/组织主要领导审批同意后，方可按照规定程序进行修改。六、档案修改补充的注意事项（一）证明材料要求1.所有用于档案修改补充的证明材料必须是原件或具有法律效力的复印件，并加盖出具单位公章。2.证明材料应清晰、完整，能够充分证明所申请修改补充的内容。（二）时间限制员工应在信息变更或补充事项发生后的[X]个工作日内提交申请，逾期未申请导致档案信息未能及时更新的，后果由员工本人承担。（三）档案安全在档案修改补充过程中，应严格遵守档案管理的安全规定，确保档案的保密性、完整性和可用性。严禁擅自复制、传播档案内容。（四）监督检查公司/组织将定期对个人档案修改补充情况进行监督检查，如发现违规操作，将按照相关规定严肃处理。七、档案查阅与使用（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的个人档案。2.因工作需要，经公司/组织批准，相关部门或人员可以查阅员工个人档案。查阅时应填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等，并经审批通过后方可查阅。（二）使用规定1.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定场所。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.未经档案管理部门同意，查阅人员不得擅自复制、拍照、录像档案内容。八、责任追究（一）违规责任1.员工如提供虚假证明材料进行档案修改补充，一经查实，公司/组织将视情节轻重给予警告、记过、降职、撤职、解除劳动合同等处理，并依法追究相关法律责任。2.档案管理部门工作人员如违反档案修改补充制度规定，擅自修改档案信息或泄露档案机密，将给予相应的纪律处分，造成损失的，应承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）赔偿责任因档案修改补充不当给公司/组织或他人造成损失