船舶档案管理制度

PAGE船舶档案管理制度一、总则（一）目的为加强船舶档案管理，确保船舶档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥船舶档案在公司生产、经营、管理和技术创新中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有船舶档案的管理，包括船舶建造、购置、运营、维护、修理、报废等全过程形成的各类文件、资料、图纸、记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则船舶档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则船舶档案应如实反映船舶的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则船舶档案应涵盖船舶全生命周期的各个环节，确保档案资料的全面性和完整性。4.保密性原则对涉及船舶技术秘密、商业秘密等重要档案，应严格保密，防止泄露。二、船舶档案的分类与编号（一）分类船舶档案分为以下几类：1.船舶基本信息档案包括船舶所有权证书、国籍证书、船舶检验证书、船舶登记证书等相关证书文件。2.船舶建造档案包括船舶建造合同、技术规格书、施工图纸、建造过程记录、试验报告等。3.船舶设备档案包括船舶各类设备的采购合同、技术资料、安装调试记录、维护保养记录、故障维修记录等。4.船舶运营档案包括船舶航行日志、轮机日志、货物记录、船员配备与管理记录、安全检查记录、事故报告等。5.船舶修理档案包括船舶修理计划、修理合同、修理记录、验收报告等。6.船舶技术改造档案包括技术改造方案、设计图纸、施工记录、验收报告等。7.船舶报废档案包括船舶报废申请、报废鉴定报告、报废处理记录等。（二）编号船舶档案采用统一的编号规则，以便于管理和查询。编号格式如下：[船舶类别代码][船舶登记号][年份][流水号]其中，船舶类别代码根据船舶类型进行设定，如货船为“H”，客船为“K”等；船舶登记号为船舶在船舶登记机关登记的唯一编号；年份为档案形成年份；流水号为同一船舶同一类别档案的顺序编号。三、船舶档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责船舶档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.在船舶建造、购置、运营、维护、修理、报废等过程中，相关部门应按照档案管理要求，及时将形成的各类文件、资料、记录等移交档案管理部门。3.档案管理部门应定期对船舶档案的收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（二）整理1.档案管理人员应对收集到的船舶档案进行分类整理，按照档案类别和编号规则进行编号，并编制档案目录。2.对纸质档案应进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固；对电子档案应进行分类存储，建立相应的文件夹结构，并进行命名规范。3.对档案中的文件、资料、图纸等应进行核对，确保内容完整、准确，签字盖章齐全。4.整理后的船舶档案应进行妥善保管，防止档案丢失、损坏或霉变。四、船舶档案的归档与保管（一）归档1.船舶档案整理完毕后，应及时进行归档。归档时，档案管理人员应填写档案归档登记表，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。2.船舶档案应按照档案类别和时间顺序进行归档，存放于专门的档案柜或档案库房中，并建立相应的档案索引，便于查询和检索。3.对重要的船舶档案应进行备份，备份方式可采用纸质备份、电子备份或异地存储等方式，确保档案的安全性。（二）保管1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保船舶档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案管理人员应定期对船舶档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对已超过保管期限或失去保存价值的船舶档案，应按照规定进行鉴定和销毁。销毁时，应填写档案销毁登记表，经公司领导批准后，由专人负责监销，并在登记表上签字确认。五、船舶档案的查阅与利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅船舶档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅记录，注明查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.查阅船舶档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.涉及船舶技术秘密、商业秘密等重要档案的查阅，应严格按照公司保密制度的规定进行审批和管理，确保档案信息的安全。（二）利用1.船舶档案管理人员应积极主动地为公司各部门提供档案利用服务，根据工作需要，及时准确地提供相关档案资料。2.公司各部门利用船舶档案开展工作时，应充分发挥档案的作用，对档案资料进行分析、研究和利用，为公司的生产、经营、管理和技术创新提供支持。3.鼓励公司员工对船舶档案进行深入研究和开发利用，对在档案利用方面取得显著成果的人员，公司将给予表彰和奖励。六、船舶档案的信息化管理（一）建立船舶档案信息管理系统1.公司应建立船舶档案信息管理系统，实现船舶档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.船舶档案信息管理系统应具备档案录入、查询、检索、借阅、统计、报表生成等功能，满足公司对船舶档案管理的需求。3.档案管理人员应将船舶档案的相关信息及时录入船舶档案信息管理系统，确保系统数据的准确性和完整性。（二）数据安全与维护1.船舶档案信息管理系统应采取必要的安全措施，如设置用户权限、数据加密、定期备份等，确保系统数据的安全。2.档案管理人员应定期对船舶档案信息管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。3.对船舶档案信息管理系统中的数据进行修改、删除等操作时，应严格按照规定进行审批和记录，确保数据的安全性和可追溯性。七、船舶档案管理的监督与考核（一）监督1.公司档案管理部门应定期对船舶档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度的要求。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、信息化管理等方面，对发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.公司内部审计部门应定期对船舶档案管理工作进行审计，检查档案管理工作的合规性和有效性，对发现的违规问题应及时进行处理。（二）考核1.公司应建立船舶档案管理工作考核制度，对各部门和档案管理人员的档案管理工作进行考核评价。2.考核内容包括档案管理工作的组织领导、制度执行、档案质量、利用效果、信息化建设等方面，考核结果作为部门和个人绩效考核的重