公司档案借阅管理制度

PAGE公司档案借阅管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所指档案是公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、照片、音像资料等。二、档案借阅申请与审批（一）借阅申请1.员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.申请表应经所在部门负责人签字同意，以确保借阅需求与工作相关且必要。（二）审批流程1.普通档案借阅申请由所在部门负责人审批，审批通过后即可借阅。2.重要档案（如涉及公司核心机密、重大项目等）的借阅申请需经档案管理部门负责人审核，并报公司分管领导审批。3.绝密档案的借阅申请必须经公司总经理批准。（三）审批时间审批部门应在收到借阅申请后的[X]个工作日内完成审批，特殊情况除外。如遇紧急情况，审批部门应优先处理，确保不影响工作开展。三、档案借阅权限与范围（一）借阅权限1.公司正式员工根据工作需要，经审批后可借阅相应权限范围内的档案。2.临时工作人员如需借阅档案，需由所在部门指定专人陪同，并按照本制度规定办理借阅手续。3.外部单位或个人因工作需要查阅公司档案，须持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司分管领导批准，档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）借阅范围1.员工可借阅与本人工作相关的档案资料，包括但不限于岗位职责范围内的文件、业务往来记录、项目资料等。2.因工作需要跨部门借阅档案时，应确保借阅目的与工作相关，并经档案管理部门及相关部门负责人同意。3.禁止借阅涉及公司商业秘密、技术秘密、财务机密等核心机密的档案，除非获得公司特别授权。四、档案借阅登记与归还（一）借阅登记1.档案管理部门在批准借阅申请后，应进行详细的借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。2.借阅登记应采用纸质和电子两种方式进行，确保记录的准确性和可追溯性。（二）档案交付1.档案管理人员应根据借阅登记信息，及时查找并提取所需档案，与借阅人当面核对档案内容和数量，确保无误后办理交付手续。2.借阅人应对所借阅档案的完整性和保密性负责，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。（三）归还要求1.借阅人应在预计归还日期前归还所借阅的档案，如有特殊情况需要延期归还，应提前向档案管理部门提出书面申请，经批准后方可延期。2.档案归还时，借阅人应确保档案的完整性和整洁性，如有损坏或丢失，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。3.档案管理人员在接收归还档案时，应认真核对档案的数量、内容和完整性，确认无误后在借阅登记记录上注明归还日期，并将档案归还原位。五、档案借阅期限（一）一般档案借阅期限一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如遇特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理延期手续。（二）重要档案借阅期限重要档案的借阅期限根据档案的性质和重要程度确定，最长不超过[X]个工作日。如需长期借阅，应经档案管理部门及相关领导批准，并签订保密协议。（三）绝密档案借阅期限绝密档案的借阅期限严格控制，原则上不超过[X]个工作日，且必须在指定地点查阅，严禁带出公司。六、档案借阅过程中的保密要求（一）保密责任1.借阅人应严格遵守国家法律法规和公司保密制度，对所借阅档案的内容予以保密，不得向无关人员泄露。2.在借阅档案期间，借阅人应妥善保管档案，防止档案丢失、被盗或被篡改。（二）查阅限制1.未经档案管理部门同意，借阅人不得擅自将档案转借他人或在非指定地点查阅。2.如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理部门批准，并按照规定进行操作，确保复印件和摘抄件的保密性。（三）归还保密借阅人归还档案时，应确保档案未被泄露或损坏，并将档案交还给档案管理人员进行检查。如发现问题，应及时报告并采取相应措施。七、档案借阅的监督与检查（一）定期检查档案管理部门应定期对档案借阅情况进行检查，包括借阅登记记录、档案归还情况、档案保管状况等，确保档案借阅工作规范有序。（二）不定期抽查公司将不定期对档案借阅情况进行抽查，重点检查借阅档案的审批手续是否齐全、借阅期限是否合规、保密措施是否落实等。如发现问题，将及时责令整改，并追究相关人员的责任。（三）违规处理对于违反本制度规定的借阅行为，档案管理部门将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理措施；如造成公司档案损失或泄露公司机密的，将依法追究相关人员的法律责任。八、档案借阅的信息化管理（一）系统建设公司应建立档案借阅信息化管理系统，实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的自动化管理，提高工作效率和管理水平。（二）数据维护档案管理部门应定期对档案借阅信息化管理系统的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。同时，应做好数据备份工作，防止数据丢失。（三）信息安全加强档案借阅信息化管理系统的信息安全防护，设置用户权限管理，防止未经授权的访问和数据泄露。定期对系统进行安全检查和漏洞修复，确保系统安全稳定运行。九、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门负