邮政档案室制度牌

PAGE邮政档案室制度牌一、总则（一）目的为加强邮政档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度适用于本邮政企业内部各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（二）适用范围本制度适用于邮政档案室所涉及的各类档案资料，包括但不限于邮政业务文件、财务档案、人事档案、工程建设档案、客户资料档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：邮政档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映邮政企业的各项业务活动和历史面貌。3.完整性原则：保证档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，为企业各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善邮政档案室的各项管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理各类档案资料，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和检索等工作。3.对档案的利用情况进行登记和统计，定期分析档案利用效果，为企业决策提供参考依据。4.负责档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，确保档案的安全存放。5.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化进程。6.对各部门的档案管理工作进行业务指导和监督检查，定期组织档案业务培训。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和初步立卷工作，并按照规定的时间和要求移交档案室。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理工作的日常事务，确保档案资料的完整和安全。3.配合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关的档案利用需求信息。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、出借档案资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能，熟悉邮政业务流程。2.认真履行档案管理职责，严格按照档案管理工作流程和标准，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.负责档案库房的日常管理，定期检查档案的保管状况，及时发现并处理档案安全隐患。4.保守档案机密，不得泄露档案内容，确保档案信息安全。5.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。三档案收集与整理（一）收集范围1.邮政业务经营活动中形成的各类文件、合同、协议、报表、记录等。2.财务工作中产生的会计凭证、账簿、报表、审计报告等。3.人事管理方面的员工档案、招聘资料、培训记录、考核结果等。4.工程建设项目的立项文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。5.客户资料档案，包括客户基本信息、业务往来记录、投诉处理资料等。6.其他与邮政企业经营管理相关的具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门产生的各类档案资料，确保档案的完整性和准确性。2.对于重要的文件资料，应实行双套制或多套制保存，以防止档案损坏或丢失。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合档案管理要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为不同的类别，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意不要损坏文件内容。四档案鉴定与保管期限（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合邮政企业的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的形成背景、内容价值、利用需求等方面进行综合分析。3.确保鉴定结果的客观性和准确性，避免主观随意性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映邮政企业主要职能活动和历史面貌的，对本企业、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：保管期限为30年至50年的档案，主要是反映企业重要业务活动和历史发展过程，对企业当前和今后工作有一定参考价值的档案。3.短期保管：保管期限为10年以下的档案，主要是在一定时期内对企业工作有查考利用价值的档案。（四）鉴定程序1.档案管理人员对到期档案进行初步整理，提出存毁意见。2.鉴定小组对档案管理人员提出的存毁意见进行审核，必要时可查阅相关档案资料，进行实地调查。3.根据鉴定小组的审核意见，确定档案的存毁，并编制档案鉴定报告。4.对确定销毁的档案，应进行登记造册，经主管领导批准后，按照规定的程序进行销毁。五档案保管（一）库房建设与设施配备1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，并具备必要的安全防护设施，如防火门、防盗窗、灭火器、除湿机、防虫药、防鼠板等。2.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。3.档案存放应采用密集架、档案柜等设备，按照档案类别和编号顺序进行排列，便于查找和管理。（二）档案保管要求1.档案应分类存放，不同保管期限、不同类别的档案应分开存放，避免混淆。2.对纸质档案应定期进行检查，发现霉变、虫蛀、破损等情况应及时采取措施进行处理。3.对电子档案应定期进行备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。4.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、细菌等对档案造成损害。（三）档案进出库管理1.档案管理人员应建立档案进出库登记制度，详细记录档案的名称、数量、进出库时间、借阅人等信息。2.档案出库时，借阅人应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案室办理借阅手续。档案管理人员应按照申请表的内容提供档案，并在借阅期限届满时及时收回。3.档案入库时，档案管理人员应认真核对档案的数量和质量，确保档案完整无损后，方可办理入库手续。六档案利用（一）利用范围1.企业内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作联系、合作等原因，经企业主管领导批准后查阅档案。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅：借阅人可在档案室查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。查阅时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、污损。2.复制：根据利用需求，借阅人可申请复制档案资料。复制时应使用符合档案管理要求的设备和材料，确保复制件的质量。复制件应加盖档案室印章，并注明与原件核对无误。3.摘录：借阅人可摘录档案中的相关内容，但不得擅自改变档案原意。摘录内容应经档案管理人员审核后，加盖档案室印章。（三）利用审批1.企业内部各部门查阅档案，由部门负责人批准。2.外单位查阅档案，需填写查阅申请表，经企业主管领导批准后，方可到档案室查阅。3.司法机关、行政机关查阅档案，应出具相关的证明文件，经企业主管领导批准后，按照规定的程序进行查阅。（四）利用期限1.企业内部各部门查阅档案，一般不得超过[X]个工作日。如需延期，应办理续借手续。2.外单位查阅档案，根据实际需要确定利用期限，但最长不得超过[X]个工作日。（五）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用方式、利用内容等。定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。七档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立邮政档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为企业提供便捷、高效的档案服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子档案进行图像处理，包括去污、裁剪封面、去黑边等，提高图像质量。3.按照档案分类和编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案数据库。（三）档案信息系统功能1.档案录入：实现档案信息的批量录入和单个录入，确保档案信息的准确无误。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息。5.统计分析：对档案的利用情况、保管期限等进行统计分析，生成各类报表，为档案管理决策提供支持。（四）信息安全保障1.建立档案信息安全管理制度，明确信息安全责任，加强对档案信息系统的安全防护。2.采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，防止网络攻击和数据泄露。3.定期对档案信息系统进行安全检查和维护，及时发现并处理安全隐患。4.对档案信息系统的操作人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。八档案保密与安全（一）保密制度1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.限制档案的查阅范围，未经批准，不得擅自扩大档案的知悉范围。4.对档案的查阅、复制、摘录等操作应进行严格登记，确保档案信息的流向可追溯。（二）安全制度1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮防霉、防虫、防鼠等设施。2.建立档案安全检查制度，定期对档案库房进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。3.对档案的销毁应进行严格审批和监督，确保档案销毁过程的安全可靠。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。（三）应急处置1.制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责