灌区工程档案管理制度

PAGE灌区工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强灌区工程档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在灌区工程建设、运行管理、维护改造等方面的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本灌区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本灌区范围内所有与灌区工程相关的档案管理工作，包括工程规划、设计、施工、监理、运行管理、维护改造等各个环节形成的各类文件、资料、图表、数据等。（三）基本原则1.集中统一管理原则灌区工程档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映灌区工程建设和运行管理的实际情况，数据准确可靠。3.分类科学原则按照灌区工程档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查阅。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责灌区工程档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.收集与整理负责收集、整理灌区工程建设和运行管理过程中产生的各类档案资料，确保档案的齐全完整。2.分类与编目按照规定的分类方法对档案进行分类，并编制档案目录，便于查找和利用。3.保管与维护妥善保管档案，做好档案的存储、保护工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。4.提供利用根据工作需要，及时为有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。5.档案鉴定与销毁按照规定的程序对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后进行销毁。（三）各部门职责1.工程建设部门负责收集、整理工程建设过程中形成的各类文件资料，包括项目立项、可行性研究报告、初步设计、施工图设计、招投标文件、施工过程中的各类技术文件、监理文件等，并及时移交档案管理部门。2.运行管理部门负责收集、整理灌区工程运行管理过程中形成的各类文件资料，包括运行记录、水质监测报告、设备维护记录、工程巡查记录等，并定期移交档案管理部门。3.维护改造部门负责收集、整理灌区工程维护改造过程中形成的各类文件资料，包括改造方案设计、施工文件、验收报告等，并及时移交档案管理部门。三、档案分类与编号（一）分类方法1.工程前期文件包括项目立项文件、可行性研究报告、环境影响评价报告、水土保持方案等。2.工程设计文件包括初步设计、施工图设计、设计变更文件等。3.工程施工文件包括施工组织设计、施工技术交底、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。4.工程监理文件包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.工程招投标文件包括招标文件、投标文件、中标通知书等。6.工程运行管理文件包括运行管理制度、操作规程、运行记录、水质监测报告、设备维护记录、工程巡查记录等。7.工程维护改造文件包括维护改造方案设计、施工文件、验收报告等。8.其他文件包括与灌区工程相关的会议纪要、协议、合同等。（二）编号规则档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式，具体如下：1.年度：采用公元纪年，取四位数字，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类方法，为每一类档案赋予一个两位数字代码，如“01”表示工程前期文件，“02”表示工程设计文件等。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，为每一份档案赋予一个四位数字流水号，从“0001”开始编号。例如，一份2023年形成的工程设计文件，其编号为“2023020001”。四、档案收集与整理（一）收集要求1.及时收集各部门应在档案形成后及时收集，确保档案的完整性和时效性。2.全面收集收集范围应涵盖灌区工程建设和运行管理的各个环节，包括纸质文件、电子文件、图表、数据等。3.真实准确收集的档案内容必须真实反映实际情况，数据准确可靠，签字盖章齐全。（二）整理要求1.分类整理按照档案分类方法，对收集到的档案进行分类整理，同类档案应集中存放。2.编目装订对每份档案进行编目，填写档案目录卡片，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。同时，对纸质档案进行装订，确保整齐美观。3.电子档案整理对电子档案进行分类整理，建立电子档案目录，并按照规定的格式进行存储，确保电子档案的可读性和可利用性。五、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全存储。（二）保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映灌区工程建设和运行管理重大历史事件、重要决策、关键技术等具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管凡是对灌区工程建设和运行管理有重要参考价值，在较长时间内仍需查考利用的档案，保管期限为30年。3.短期保管凡是在较短时间内有查考利用价值的档案，保管期限为10年。（三）保管措施1.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案的保管状况，如是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时处理。2.温湿度控制档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.防火防盗档案库房应配备防火、防盗设备，如灭火器、防火门、防盗门窗等，确保档案的安全。4.防虫防霉定期对档案进行防虫防霉处理，如放置防虫药、防霉剂等，防止档案受到虫害和霉菌的侵害。六、档案利用（一）查阅规定1.内部查阅本灌区内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅外单位人员因工作需要查阅档案时，应持有单位介绍信，填写档案查阅申请表，经本灌区档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。（二）借阅规定1.内部借阅本灌区内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。2.外部借阅外单位人员因工作需要借阅档案时，应持有单位介绍信，填写档案借阅申请表，经本灌区档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过一周，如需延期，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏档案内容。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、归还日期等，以便跟踪管理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要性和利用价值等因素，按照国家有关规定和本制度的要求，对档案进行鉴定，确定档案是否失去保存价值。（三）销毁程序1.编制销毁清册对经过鉴定确定失去保存价值的档案，档案管理部门应编制销毁清册，详细列出档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.审批销毁清册经档案鉴定小组审核后，报本灌区主管领导批准。3.销毁实施经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案，销毁过程应进行记录，确保档案销毁彻底。4.监销档案销毁时，应邀请本灌区纪检监察部门人员进行监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立灌区工程档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化扫描对灌区工程档案进行全面数字化扫描，将纸质档案转化为电子档案，存储在档案信息化管理系统中。扫描时应确保图像清晰、完整，符合档案管理的要求。（三）系统功能1.档案录入档案管理人员应将档案的基本信息录入档案信息化管理系统，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.检索查询用户可以通过档案信息化管理系统，按照档案编号、题名、日期、责任者等条件进行检索查询，快速获取所需档案信息。3.借阅管理实现档案借阅的在线申请、审批和管理功能，档案管理人员可以实时跟踪档案的借阅情况。4.统计分析对档案的利用情况、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（四）数据安全1.备份存储定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安