施工监测档案归档制度

PAGE施工监测档案归档制度一、总则（一）目的为加强施工监测档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、运营维护及相关决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织所承担的各类施工监测项目档案的归档管理工作，包括但不限于建筑工程、市政工程、交通工程等领域的施工监测活动形成的文件材料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映施工监测工作的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集施工监测过程中产生的各类文件材料，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据记录、分析结论等应符合相关标准和规范。4.系统性原则：对档案进行科学分类、整理，使其具有系统性，便于查找和利用。5.及时性原则：及时对施工监测档案进行归档，确保档案的时效性。二、归档范围（一）监测方案及相关文件1.施工监测总体方案，包括监测目的、监测内容、监测方法、监测频率、监测点布置等。2.针对特定监测项目或部位的专项监测方案。3.监测方案的评审意见、修改记录等。（二）监测原始记录1.各类监测仪器的观测记录，如全站仪测量记录、水准仪测量记录、位移传感器监测数据记录等。2.监测点的现场巡查记录，包括外观检查、周边环境变化等情况。3.监测数据采集过程中的异常情况记录及处理措施。（三）监测数据分析与报告1.定期的监测数据分析报告，包括数据处理、变化趋势分析、安全状态评估等。2.阶段性监测总结报告，如月度总结、季度总结、年度总结等。3.异常情况分析报告及应急处置建议。4.监测成果报告，向建设单位、相关部门提交的正式监测报告。（四）监测仪器设备资料1.监测仪器设备的采购合同、技术说明书、操作手册等。2.仪器设备的校准证书、检定报告、维修记录等。3.仪器设备的使用记录，包括开机时间、关机时间、使用人员等。（五）监测人员资质与培训资料1.监测人员的资格证书、岗位证书等。2.监测人员的培训计划、培训记录、考核成绩等。（六）与施工监测相关的其他资料1.施工图纸、设计变更文件等与监测相关的工程资料。2.建设单位、监理单位等对监测工作的要求、指令等文件。3.监测过程中涉及的会议纪要、来往函件等。三、归档要求（一）文件材料的质量要求1.归档的文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全。2.纸质文件应采用耐久性好的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等。3.电子文件应格式规范、内容完整，存储载体应符合长期保存要求。（二）文件材料的整理要求1.按照归档范围对文件材料进行分类整理，同一类别的文件应集中存放。2.每份文件材料应编写页码，页号编写位置应统一、规范。3.对文件材料中的附件、附图应进行编号，并与正文对应。（三）文件材料的装订要求1.纸质文件应左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。2.装订厚度应适中，一般不超过20mm，超过时应分册装订。（四）电子文件的归档要求1.电子文件应按照规定的分类目录进行存储，文件名应规范、准确。2.电子文件应进行备份，备份存储载体应异地存放，确保数据安全。3.定期对电子文件进行检查、维护，确保其可读性和完整性。四、归档流程（一）文件材料的收集1.监测项目实施过程中，各监测小组应及时将各自产生的文件材料收集整理，交至项目负责人。2.项目负责人负责对各小组提交的文件材料进行初步审核，检查文件的完整性、准确性等。（二）文件材料的整理与编目1.项目负责人组织专人对收集到的文件材料进行进一步整理，按照归档要求进行分类、编号、编目等工作。2.编目内容应包括文件材料的题名、日期、编号、责任者等，确保编目信息准确、完整。（三）文件材料的装订与装盒1.对整理好的纸质文件进行装订，装订完成后进行装盒。2.装盒时应在盒脊上填写档案类别、年度、起止卷号等信息，便于查找和管理。（四）电子文件的归档1.由专人负责将整理好的电子文件按照规定的存储路径进行归档存储。2.在电子文件归档过程中，应同时生成相应的元数据，确保电子文件的可追溯性和可读性。（五）档案的移交与接收1.文件材料整理归档完成后，项目负责人应及时将档案移交至公司/组织的档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核、验收，对不符合要求的档案应退回项目负责人，要求其重新整理。五、档案保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.纸质档案应分类上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。3.对重要的档案应进行异地备份，确保档案的安全性。（三）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、存储状况等。2.对检查中发现的问题应及时进行处理，如对损坏的档案进行修复、对电子档案进行维护等。（四）档案的保密管理1.严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对涉及国家机密、商业秘密等重要档案进行严格保密。2.档案管理人员应具备保密意识，不得擅自泄露档案内容。3.查阅、借阅档案应履行严格的审批手续，确保档案的安全。六、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部的工程技术人员、管理人员等因工作需要可查阅、借阅施工监测档案。2.建设单位、监理单位、相关政府部门等因工作需要可按照规定查阅施工监测档案。（二）利用手续1.内部人员查阅、借阅档案应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位查阅、借阅档案应出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经公司/组织相关部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。3.查阅、借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期应办理续借手续。（三）利用方式1.查阅档案可在档案管理部门指定的场所进行，档案管理人员应提供必要的协助。2.借阅档案一般应限在本单位使用，如需带出单位应经档案管理部门负责人批准，并办理相关登记手续。（四）利用记录1.档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅、借阅时间、查阅人、借阅人、查阅内容等。2.利用记录应妥善保存，以便日后查询和统计。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案鉴定的规定，结合公司/组织的实际情况，对施工监测档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应坚持全面审查、科学分析、准确判定的原则，确保鉴定结果的客观性和准确性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。2.档案鉴定小组负责制定鉴定方案、组织鉴定工作、出具鉴定意见等。（三）鉴定内容1.对档案的内容、价值、保存期限等进行全面审查，确定档案是否仍具有保存价值。2.对已超过保存期限且无保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确需销毁的档案应填写《档案销毁申请表》，报公司/组织主管领