档案资料内部移交制度

PAGE档案资料内部移交制度一、总则（一）目的为规范公司/组织档案资料内部移交工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，便于档案资料的有效利用和管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间档案资料的移交工作，包括但不限于文件、合同、报表、记录等各类档案资料。（三）基本原则1.依法依规原则：档案资料的移交应符合国家法律法规及行业标准的要求。2.真实完整原则：移交的档案资料应真实、准确、完整，不得擅自篡改、伪造或遗漏。3.及时有效原则：档案资料应在规定的时间内及时移交，确保移交工作的高效进行。4.责任明确原则：明确档案资料移交过程中各部门及人员的责任，避免出现推诿扯皮现象。二、档案资料移交的范围（一）文件类1.上级机关下发的各类文件、通知、指示等。2.公司/组织制定的规章制度、工作计划、工作总结等。3.文件的收发记录、传阅记录等。（二）合同类1.各类业务合同、协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同等。2.合同的签订、履行、变更、终止等相关记录。（三）报表类1.财务报表、统计报表、业务报表等。2.报表的编制、审核、报送等相关记录。（四）记录类1.会议记录、纪要，包括公司/组织内部会议、专题会议等。2.工作记录、活动记录，如项目进展记录、培训记录等。3.客户信息记录、市场调研记录等。三、档案资料移交的流程（一）移交准备1.移交部门应在档案资料形成或办结后，按照档案管理的要求进行整理、分类、编号、装订等工作，确保档案资料的规范性。2.填写《档案资料移交清单》，详细记录档案资料的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。（二）移交申请1.移交部门向接收部门提交《档案资料移交申请》，说明移交档案资料的原因、范围、预计移交时间等。2.接收部门对移交申请进行审核，如无异议，应在规定时间内予以回复。（三）移交实施1.移交部门与接收部门按照约定的时间和地点进行档案资料的移交。2.移交过程中，双方应共同核对《档案资料移交清单》，确保档案资料的数量、内容等与清单一致。3.对于重要或特殊的档案资料，移交部门应向接收部门进行详细的说明和解释。（四）移交确认1.档案资料移交完成后，双方在《档案资料移交清单》上签字确认，注明移交日期。2.《档案资料移交清单》一式两份，移交部门和接收部门各留存一份。四、档案资料移交的时间要求（一）定期移交1.各部门应按照公司/组织规定的时间定期进行档案资料的移交，一般为每季度末或每年末。2.定期移交的档案资料应涵盖本季度或本年度内形成的各类档案资料。（二）即时移交1.对于因工作需要或突发事件等原因，需要即时移交的档案资料，移交部门应在事件发生后及时向接收部门提出移交申请，并在规定时间内完成移交。2.接收部门应及时对即时移交的档案资料进行处理，确保其得到妥善保管和利用。五、档案资料移交的责任划分（一）移交部门责任1.负责档案资料的整理、分类、编号、装订等前期准备工作，确保档案资料的质量。2.按照规定的时间和流程向接收部门提交档案资料移交申请，并配合接收部门完成移交工作。3.对移交的档案资料的真实性、完整性负责，如因移交部门原因导致档案资料出现问题，移交部门应承担相应责任。（二）接收部门责任1.对移交申请进行审核，及时回复移交部门。2.按照约定的时间和地点接收档案资料，并对档案资料进行认真核对和检查。3.负责档案资料的后续保管、利用等工作，确保档案资料的安全和有效利用。4.如发现移交的档案资料存在问题，应及时与移交部门沟通解决，并做好记录。（三）档案管理部门责任1.负责制定档案资料内部移交制度，并监督制度的执行情况。2.对移交过程进行指导和协调，解决移交过程中出现的问题。3.定期对档案资料移交情况进行检查和统计，确保档案资料移交工作的规范有序进行。六、档案资料移交的监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立档案资料移交监督小组，由档案管理部门、审计部门等相关人员组成。2.监督小组定期对档案资料移交工作进行检查，重点检查移交流程的执行情况、档案资料的质量、责任划分的落实情况等。3.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。（二）外部监督1.接受上级主管部门、行业监管部门等外部机构对公司/组织档案资料移交工作的监督检查。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真对待，积极整改，并及时反馈整改情况。七、档案资料移交的信息化管理（一）建立档案资料移交信息系统1.利用信息技术建立档案资料移交信息系统，实现档案资料移交申请、审核、移交、确认等流程的信息化管理。2.通过信息系统，各部门可以实时查询档案资料移交的进度、状态等信息，提高工作效率。（二）电子档案资料的移交1.对于电子档案资料，应按照相关规定进行格式转换、加密存储等处理，确保其安全性和可读性。2.在电子档案资料移交时，应同时移交电子存储介质，并在信息系统中记录电子档案资料的存储位置、访问权限等信息。八、档案资料移交的培训与宣传（一）培训1.定期组织档案资料移交相关人员参加培训，培训内容包括档案管理知识、移交流程、责任划分等。2.通过培训，提高相关人员的档案管理意识和业务水平，确保档案资料移交工作的规范进行。（二）宣传1.利用公司/组织内部刊物、宣传栏等渠道，宣传档案资料内部移交制度的重要性和相关要求。2.鼓励员工积极参与档案资料移交工作，营造良好的档案管理氛围。九、附则（一）解释权本制度由公司/组织档案管理部门负