街道档案工作制度汇编

PAGE街道档案工作制度汇编一、总则（一）目的为加强街道档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，为街道各项工作提供有力支持，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于街道各部门、社区及所属事业单位在工作中形成的各类档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：街道档案工作实行集中统一领导，由街道综合档案室负责对各类档案进行集中管理。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，全面反映街道工作的历史面貌和发展过程。3.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定街道档案工作规章制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管街道各部门、社区及所属事业单位形成的各类档案，确保档案的齐全、完整和安全。3.开展档案的分类、编号、编目、上架等基础工作，建立健全档案检索体系，方便档案查询利用。4.对档案进行鉴定，定期销毁已到保管期限且无保存价值的档案，严格履行审批手续。5.积极开发档案信息资源，为街道各项工作提供档案资料参考，开展档案编研工作。6.组织开展档案业务培训和指导工作，提高街道档案工作人员的业务水平。7.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体安全。（二）各部门、社区及所属事业单位职责1.指定专人负责本部门、本社区或本单位的档案工作，确保档案工作的顺利开展。2.按照档案管理要求，及时收集、整理本部门、本社区或本单位在工作中形成的各类文件材料，定期移交街道综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案利用服务。4.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，确保档案的真实性和完整性。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与街道工作相关的文件、指示、通知等。2.街道党工委、办事处形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告等。3.各部门在履行职能过程中产生的业务文件、报表统计、调查研究资料等。4.社区党组织、居委会形成的各类文件、会议记录、居民信息、社区建设资料等。5.所属事业单位在业务活动中形成的文件、合同、协议、科研成果等。6.街道举办的各类活动、会议、培训等形成的文件、照片、录像等资料。7.反映街道历史沿革、重大事件、重要人物等方面的资料。（二）收集要求1.各部门、社区及所属事业单位应明确档案收集责任人，按照规定的时间和范围及时收集各类文件材料，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。对于电子文件，应确保其格式规范、元数据完整，并进行有效的备份存储。3.对收集到的文件材料进行初步整理，剔除无关的重复材料，按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、内容、形式等特征，将档案分为党群工作类、行政工作类、社区建设类、经济发展类、社会事务类、文化教育类、卫生健康类、平安建设类等类别。每个类别下再根据具体情况设置二级、三级类目。2.编号：对每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、保管期限等信息，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速查找和了解档案的基本信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持文件原貌，不得损坏文件内容。四、档案保管（一）库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁等功能，配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.库房应划分不同的功能区域，包括档案存放区、整理编目区、查阅利用区、设备存放区等，各区域之间应保持相对独立，避免相互干扰。（二）档案上架1.按照档案的分类编号顺序，将档案整齐上架存放，便于查找和管理。2.档案架应坚固耐用，排列整齐有序，标识清晰。每个档案架应标明架号、层数、格号等信息。3.对于珍贵档案、易损档案等应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员的职责和工作流程。库房管理人员应定期对库房进行巡查，检查档案的保管状况，及时发现并处理问题。2.严格控制库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。根据温湿度变化情况，及时采取通风、除湿、加湿等措施。3.做好库房的清洁卫生工作，定期打扫地面、擦拭档案架，保持库房整洁。4.加强对库房安全的管理，严禁无关人员进入库房。库房管理人员离开库房时，应关好门窗，切断电源，确保库房安全。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合街道工作实际，对档案进行科学合理的鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判断档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由街道分管领导担任组长，综合档案室负责人及各部门、社区档案工作负责人为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的形成背景、作用和历史价值，确定档案的保管期限。2.根据档案的保管期限，将档案分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三类。3.对于保管期限已满且无保存价值的档案，填写档案销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。（四）销毁程序1.档案销毁清册经档案鉴定工作小组审核后，报街道分管领导审批。2.审批通过后，由综合档案室会同相关部门按照规定的程序进行档案销毁。档案销毁应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，并由监销人员在销毁清册上签字确认。3.销毁后的档案销毁清册应妥善保管，保存期限不少于5年。六、档案利用（一）利用范围1.为街道党工委、办事处及各部门的决策、管理、业务工作提供档案资料参考。2.为社区居民提供与社区事务相关的档案查阅服务，如居民信息、社区建设项目资料等。3.为历史研究、编史修志等工作提供档案资料支持。4.依法为社会各界提供档案查阅利用服务，如司法机关、纪检监察部门等因工作需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到街道综合档案室查阅档案，查阅时应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅：对于确需借出档案的利用者，应办理借阅手续，明确借阅期限、借阅数量等要求，并要求借阅者妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案。借阅期限届满后，借阅者应及时归还档案。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案的复制服务。复制档案应经综合档案室负责人批准，并注明复制用途、复制数量等信息。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案利用专用章。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、查阅或借阅时间、查阅或借阅内容、利用方式、归还时间等信息。档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计分析。七、电子档案管理（一）电子档案收集1.各部门、社区及所属事业单位在工作中形成的电子文件，应按照档案管理要求及时收集，并进行有效的整理和分类。2.电子文件的收集应确保其来源可靠、内容完整、格式规范，同时应收集相关的元数据信息，如文件的题名、日期、责任者、密级等。（二）电子档案整理1.对收集到的电子文件进行整理，按照档案分类编号规则进行分类编号，建立电子档案目录数据库。2.对电子文件进行格式转换和存储，确保其能够长期保存和有效利用。对于重要的电子文件，应进行备份存储，备份存储介质应定期进行检查和维护。（三）电子档案保管1.建立电子档案存储系统，采用安全可靠的存储设备和存储方式，确保电子档案的安全存储。2.定期对电子档案进行检查和维护，检查电子档案的存储状态、可读性等情况，及时发现并处理问题。3.加强对电子档案的安全管理，设置访问权限，防止电子档案信息泄露。对电子档案的操作应进行记录，以便进行审计和追溯。（四）电子档案利用1.提供电子档案在线查阅和下载服务，方便档案利用者获取档案信息。2.在利用电子档案时，应确保其真实性、完整性和可读性，不得对电子档案进行非法修改和删除。3.对电子档案利用情况进行记录，包括利用者姓名、单位、查阅或下载时间、查阅或下载内容等信息，以便进行统计分析和管理。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务水平，为街道各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）建设内容1.档案管理软件系统建设：选择适合街道档案管理需求的档案管理软件，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等业务流程的信息化管理。2.档案数据库建设：建立涵盖各类档案信息的数据库，包括档案目录数据库、全文数据库等，实现档案信息的集中存储和共享。3.档案数字化加工：对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案库，实现档案信息的数字化存储和利用。4.网络基础设施建设：完善街道内部网络，确保档案信息化管理系统的稳定运行，实现档案信息的快速传输和共享。（三）安全保障1.建立档案信息化安全管理制度，明确安全责任和安全措施。2.加强对档案信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。3.定期进行档案信息化系统的安全检查和评估，及时发现并处理安全隐患。4.对档案信息化工作人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。九、档案业务培训与考核（一）培训计划1.综合档案室应制定年度档案业务培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式。2.培训内容应包括档案法律法规、档案业务知识、档案信息化技术等方面，以提高档案工作人员的业务水平和综合素质。（二）培训方式1.集中培训：定期组织档案工作人员参加集中培训，邀请专家学者或业务骨干进行授课，系统学习档案业务知识和技能。2.专题讲座：针对档案工作中的热点难点问题，举办专题讲座，邀请相关领域的专家进行讲解和指导。3.在线学习：利用网络平台，提供档案业务在线学习资源，方便档案工作人员随时随地进行学习。4.实地考察：组织档案工作人员到档案工作先进单位进行实地考察学习，借鉴先进经验和做法。（三）考核机制1.建立档案工作人员考