会计档案保守秘密制度

PAGE会计档案保守秘密制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案的管理，确保会计档案信息的安全与保密，防止会计信息泄露给公司造成损失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工，涉及公司会计档案的收集、整理、保管、查阅、销毁等各个环节。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关会计档案管理的法律法规以及行业标准，确保公司会计档案保守秘密工作合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施，保障会计档案的安全，防止信息被窃取、篡改或非法使用，对涉及公司商业机密和财务信息严格保密。3.分级管理原则：根据会计档案的重要程度和敏感级别，实行分级管理，明确不同级别档案的保密要求和管理措施。4.责任追究原则：对违反会计档案保守秘密制度的行为，依法依规追究相关人员的责任。二、会计档案的范围与分类（一）会计档案的范围1.会计凭证，包括原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿，如总账、明细账、日记账等。3.财务会计报告，包括月度、季度、年度财务报告等。4.其他会计资料，如银行对账单、税务申报表、财务审计报告等。（二）会计档案的分类1.按形成时间分类：可分为年度会计档案、季度会计档案、月度会计档案等。2.按保管期限分类：分为永久保管的会计档案和定期保管的会计档案，定期保管期限一般分为3年、5年、10年、15年、25年。三、会计档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照公司财务制度的规定，及时将本部门产生的会计资料移交至财务部门。2.财务部门在接收会计资料时，应认真核对资料的完整性、准确性和真实性，对不符合要求的资料及时退回相关部门补充或更正。（二）整理规范1.会计凭证应按照编号顺序排列，附件齐全，折叠整齐，装订成册，并在封面上注明年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数等。2.会计账簿应按照科目顺序排列，账页编号连续，账页内容完整，不得缺页、跳行。3.财务会计报告应按照规定的格式和内容编制，加盖单位公章，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。4.其他会计资料应按照类别和时间顺序整理，编制目录，注明资料名称、日期、编号等。四、会计档案的保管（一）保管部门与人员1.公司设立专门的会计档案室，由财务部门指定专人负责会计档案的保管工作。2.会计档案保管人员应具备专业的会计知识和保密意识，熟悉会计档案管理流程，严格遵守保密制度。（二）保管环境与设施1.会计档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、除湿设备等。2.档案室内应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合档案保管要求。（三）保管期限与到期处理1.会计档案的保管期限按照国家有关规定执行，保管期满的会计档案，应按照规定的程序进行销毁。2.对于永久保管的会计档案，应长期妥善保管，不得擅自销毁。3.在会计档案保管期限届满前，保管人员应进行清查核对，确保档案的完整性和准确性。（四）档案的借阅与归还1.公司内部人员因工作需要查阅会计档案时,应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人和财务部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅会计档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自将会计档案带出档案室，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。3.因特殊情况需要复印会计档案的，应经财务部门负责人批准，并在复印件上注明用途、复印日期、复印人员等信息。4.外部单位或个人查阅会计档案时，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司总经理批准后，并由财务部门指定专人陪同查阅。查阅人员不得将会计档案原件借出公司。5.借阅会计档案的人员应在规定时间内归还档案，归还时应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时报告并承担相应责任。五、会计档案保密措施（一）人员管理1.对涉及会计档案管理的人员进行严格的背景审查和保密培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.定期对会计档案保管人员进行考核，对违反保密制度的人员进行严肃处理。（二）物理安全1.会计档案室应安装门禁系统、监控设备等，限制无关人员进入。2.档案柜应配备必要的锁具，对重要的会计档案应采取加密存储等措施。（三）电子档案管理1.对电子会计档案应进行加密存储，设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问。2.定期对电子会计档案进行备份，备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放。3.在传输电子会计档案时，应采用加密传输方式，确保数据传输过程中的安全。（四）保密教育与培训1.定期组织公司员工参加会计档案保密知识培训，提高员工的保密意识和技能。2.在新员工入职培训中，应加入会计档案保密制度的内容，使新员工了解公司的保密要求。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对会计档案的保管、保密等情况进行审计监督，检查制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.财务部门应定期对会计档案进行自查，确保档案管理工作符合制度要求。（二）外部监督1.根据国家有关规定，接受财政、审计、税务等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供会计档案资料。2.对外部监督检查中发现的问题，应及时整改，完善会计档案管理工作。七、责任追究（一）违规行为界定1.未经批准擅自查阅、复印、销毁会计档案的。2.泄露会计档案秘密，给公司造成损失的。3.在会计档案管理工作中，玩忽职守，导致档案丢失、损坏的。4.违反会计档案整理、保管、借阅等规定，影响会计档案管理工作正常进行的。（二）责任追究方式1.对于违反会计档案保守秘密制度的员工，视情节轻重，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分。2.因违反制度给公司造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。3.构成犯罪的，依法移送