档案进馆审核制度范本

PAGE档案进馆审核制度范本一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保进馆档案的质量，维护档案的真实性、完整性和系统性，特制定本档案进馆审核制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门形成的需要进馆保存的各类档案。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案进馆审核工作合法合规。2.质量第一原则：把好档案质量关，保证进馆档案真实、完整、准确、系统，能够全面反映公司/组织的历史面貌和工作成果。3.分级负责原则：按照档案形成部门的职责和档案的重要程度，实行分级审核，各负其责。4.及时高效原则：在规定时间内完成档案进馆审核工作，提高工作效率，确保档案及时进馆保存。二、审核机构及职责（一）审核机构成立档案进馆审核小组，成员包括档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员。（二）职责分工1.档案管理部门负责人全面负责档案进馆审核工作的组织、协调和监督。审核档案进馆计划和审核标准的制定与执行情况。对审核结果进行最终审定。2.相关业务部门专家依据本部门业务知识和工作实际，对涉及本部门业务的档案内容进行专业性审核。协助档案管理人员对档案的准确性、完整性进行把关。提供与档案审核相关的业务咨询和指导。3.档案管理人员负责收集、整理待审核档案，初步检查档案的完整性和规范性。按照审核标准对档案进行详细审核，记录审核情况。对审核中发现的问题及时与档案形成部门沟通，督促整改。三、审核内容（一）档案的完整性1.检查档案是否齐全，涵盖了本公司/组织各项工作活动中形成的各类文件材料，包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。2.核实档案的年度、保管期限划分是否准确，有无遗漏或重复。3.审查档案的卷内文件目录、备考表等是否填写完整，签字盖章是否齐全。（二）档案的准确性1.核对档案内容与实际工作情况是否相符，数据是否准确无误，事实是否清晰明确。2.检查档案中的文件材料是否真实可靠，有无虚假、伪造或篡改的情况。3.审查档案中的字迹是否清晰，图表是否准确，签字盖章是否规范有效。（三）档案的规范性1.检查档案的整理是否符合国家和行业规定的标准，分类是否合理，编号是否规范。2.审查档案的装订是否牢固、整齐，纸张规格是否统一，幅面是否符合要求。3.核实档案的载体是否符合保管要求，有无破损、褪色、变质等现象。（四）档案的系统性1.查看档案是否能够全面、系统地反映本公司/组织的工作发展历程和业务活动情况，各门类档案之间的联系是否紧密。2.审查档案的排列是否有序，是否便于查阅和利用，是否符合档案管理的逻辑顺序。四、审核流程（一）档案形成部门整理与自查1.各部门在档案形成后，应按照档案管理的要求及时进行整理，确保档案资料齐全、完整、准确。2.完成整理后，部门负责人组织对本部门档案进行自查，填写《档案进馆自查表》，对发现的问题及时进行整改。（二）档案移交1.各部门将自查合格的档案按照规定的时间和要求移交至档案管理部门。2.移交时，应填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，并双方签字确认。（三）档案管理部门初审1.档案管理人员接收移交档案后，按照审核内容进行初步审核。2.对初审中发现的问题，及时与档案形成部门沟通，要求其限期补充或更正。3.初审合格的档案，进入详细审核环节。（四）详细审核1.审核小组对初审合格的档案进行详细审核，采取查阅档案、实地核实、询问相关人员等方式进行。2.审核人员按照审核标准，对档案的完整性、准确性、规范性和系统性进行全面审查，并填写《档案进馆审核表》，记录审核情况和发现的问题。（五）审核结果反馈与整改1.审核小组将审核结果反馈给档案形成部门，对于审核中发现的问题，提出整改意见和要求。2.档案形成部门应在规定时间内完成整改，并将整改情况书面反馈给档案管理部门。3.审核小组对整改情况进行复查，确保档案质量符合要求。（六）审核通过与进馆1.经审核小组复查合格的档案，由档案管理部门负责人审定后，办理档案进馆手续。2.将进馆档案按照规定的保管期限和分类方法进行存放，建立档案检索目录，便于查阅和利用。五、审核标准（一）文书档案审核标准1.归档文件应齐全完整，反映本公司/组织主要职能活动和基本历史面貌。2.文件材料应真实准确，与实际工作相符，无虚假、伪造或篡改情况。3.整理应符合《归档文件整理规则》，分类科学，编号规范，装订整齐。4.保管期限划分准确，重要文件应长期保存，一般性文件可根据实际情况确定保管期限。（二）科技档案审核标准1.项目档案应完整记录项目从立项到验收的全过程，包括项目申报、审批、实施、验收等各个环节的文件材料。2.技术文件应准确反映项目的技术内容和技术水平，数据准确，图表清晰。3.档案整理应符合相关行业标准，按照项目阶段或专业分类，编号连续，便于查询。4.项目档案应在项目结束后及时归档，确保档案的时效性。（三）会计档案审核标准1.会计凭证应内容完整，手续齐全，记账凭证与原始凭证相符，会计科目使用正确。2.会计账簿应账账相符、账证相符、账实相符，账目清晰，无涂改、挖补等情况。3.财务报告应数据准确、内容完整，符合财务制度和会计准则的要求。4.会计档案的整理应按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》进行，定期装订成册，妥善保管。（四）人事档案审核标准1.人事档案应全面反映员工的基本情况、工作经历、教育培训、考核奖惩等信息。2.档案材料应真实可靠，由组织或个人如实填写，签字盖章齐全。3.整理应符合《干部人事档案整理工作细则》，分类清晰，编号规范，材料装订整齐。4.人事档案应及时更新，确保员工信息的准确性和时效性。六、审核时间要求（一）档案形成部门自查时间各部门应在档案形成后的[X]个工作日内完成自查工作，并将自查合格的档案移交至档案管理部门。（二）档案管理部门初审时间档案管理部门应在接收移交档案后的[X]个工作日内完成初审工作，并将初审结果反馈给档案形成部门。（三）详细审核及整改时间审核小组应在收到档案管理部门初审结果后的[X]个工作日内完成详细审核工作，并将审核结果反馈给档案形成部门。档案形成部门应在收到反馈意见后的[X]个工作日内完成整改，并将整改情况书面反馈给档案管理部门。（四）审核通过与进馆时间审核小组复查合格后的[X]个工作日内，档案管理部门应办理档案进馆手续，确保档案及时进馆保存。七、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对档案进馆审核工作进行内部检查，查看审核流程是否规范，审核标准是否执行到位，审核记录是否完整。2.对审核工作中发现的问题及时进行整改，不断完善审核制度和工作方法。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门以及相关行业协会的监督检查，积极配合提供有关档案进馆审核工作的资料和情况。2.对外部监督检查提出的意见和建议，认真研究并及时整改，不断提高档案进馆审核工作水平。八、责任追究（一）对档案形成部门的责任追究1.因档案形成部门原因导致档案不完整、不准确、不规范，影响档案进馆审核工作的，责令限期整改，并对部门负责人进行批评教育。2.情节严重的，对相关责任人给予相应的纪律处分；造成重大损失或恶劣影响的，依法追究法律责任。（二）对档案管理部门及审核人员的责任追究1.档案管理部门及审核人员在