设备设施档案管理制度

PAGE设备设施档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司设备设施档案管理，确保设备设施档案的完整性、准确性和系统性，为公司设备设施的规划、采购、安装、调试、运行、维护、改造、报废等全过程管理提供依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有设备设施档案的管理，包括生产设备、动力设备、电气设备、仪器仪表、运输设备、办公设备等各类设备设施。（三）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善设备设施档案管理制度；指导、监督和检查各部门设备设施档案管理工作；集中统一管理公司设备设施档案，建立档案数据库，确保档案的安全和有效利用。2.设备设施使用部门负责本部门设备设施档案的收集、整理、立卷、归档和保管工作；指定专人负责设备设施档案管理，确保档案资料的及时、准确和完整；配合档案管理部门做好设备设施档案的查阅、借阅等工作。3.设备设施管理部门负责提供设备设施管理过程中形成的各类技术资料和文件，协助档案管理部门做好设备设施档案的整理和归档工作；参与设备设施档案的鉴定和销毁工作。二、设备设施档案的内容（一）设备设施前期文件1.项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等项目前期文件。2.设备设施采购合同、技术协议、招投标文件等采购相关文件。3.设备设施安装调试方案、验收报告等安装调试文件。（二）设备设施技术资料1.设备设施的产品说明书、操作手册、维护手册、图纸、电路图、装配图等技术文件。2.设备设施的技术改造方案、技术变更记录、技术总结等技术资料。（三）设备设施运行维护文件1.设备设施运行记录，包括运行时间、运行参数、故障记录等。2.设备设施维护保养计划、维护保养记录、维修记录、更换零部件记录等。3.设备设施的润滑记录、点检记录、巡检记录等。（四）设备设施安全管理文件1.设备设施安全操作规程、安全管理制度、应急预案等安全文件。2.设备设施安全检查记录、隐患排查记录、整改记录等。3.设备设施安全事故报告、处理记录等。（五）设备设施计量管理文件1.设备设施的计量器具台账、校准计划、校准记录、检定证书等。2.设备设施的计量确认记录、计量变更记录等。（六）设备设施资产文件1.设备设施的固定资产卡片、台账、清单等资产文件。2.设备设施的购置发票、入账凭证、折旧记录等财务文件。（七）设备设施报废文件1.设备设施报废申请报告、报废鉴定报告、报废审批文件等。2.设备设施报废处置记录，包括报废设备设施的回收、拆解、变卖等记录。三、设备设施档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门设备设施在各个阶段形成的文件资料，确保档案资料的齐全、完整。2.设备设施采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本及相关技术文件移交档案管理部门。3.设备设施到货后，使用部门应在验收合格后，将验收报告及相关技术资料移交档案管理部门。4.设备设施运行维护过程中，使用部门应指定专人负责记录运行维护情况，定期将运行记录、维护保养记录等资料移交档案管理部门。5.设备设施发生技术改造、安全事故、计量变更等情况时，相关部门应及时将相关文件资料移交档案管理部门。（二）整理要求1.档案管理部门应按照设备设施档案的内容分类，对收集到的文件资料进行整理。2.每份文件资料应进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.对文件资料进行分类装订，同一类别的文件资料应集中装订在一起，并在封面注明类别、年份、月份等信息。4.对设备设施的图纸、电路图等技术文件，应进行折叠、装订，使其规格统一，便于查阅。5.整理后的设备设施档案应建立目录，目录应包括档案编号、文件名、日期、保管期限等信息，便于快速查找和检索。四、设备设施档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应定期对整理好的设备设施档案进行归档，归档时间为每年的[具体月份]。2.归档后的设备设施档案应按照类别、年份、月份等顺序排列，存放在专用的档案柜中。3.对重要的设备设施档案应进行备份，备份方式可采用电子文档备份或纸质档案复印备份，备份资料应与原件一同保管。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。3.档案管理部门应建立档案借阅登记制度，对档案的借阅情况进行详细记录，包括借阅时间、借阅人、借阅内容、归还时间等。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对超过保管期限的设备设施档案，档案管理部门应按照相关规定进行鉴定和销毁，销毁时应填写销毁清单，经批准后进行销毁，并做好记录。五、设备设施档案的查阅与借阅（一）查阅要求1.公司内部人员因工作需要查阅设备设施档案时，应填写《设备设施档案查阅申请表》，注明查阅内容、查阅目的、查阅时间等信息，经本部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照查阅申请表的要求，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案资料的安全和完整。3.查阅人员不得在档案资料上涂改、标记、污损、抽取、撤换等，如需复印或摘录相关内容，应经档案管理部门同意。（二）借阅要求1.公司内部人员因工作需要借阅设备设施档案时，应填写《设备设施档案借阅申请表》，注明借阅内容、借阅目的、借阅时间、归还时间等信息，经本部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应按照借阅申请表的要求，提供相应的档案资料，并与借阅人员签订《设备设施档案借阅承诺书》，明确借阅人员的责任和义务。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容，如需延长借阅时间，应提前办理续借手续。4.借阅人员归还档案资料时，档案管理部门应进行认真检查，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、设备设施档案的信息化管理（一）建立档案数据库档案管理部门应建立设备设施档案数据库，将设备设施档案的电子文档录入数据库，实现档案的信息化管理。（二）数据维护与更新档案管理部门应定期对档案数据库进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。对新形成的设备设施档案，应及时录入数据库；对档案资料的变更情况，应及时更新数据库中的相关信息。（三）信息查询与利用公司内部人