档案部门管理制度

PAGE档案部门管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由档案部门负责统筹协调档案工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况。3.完整性原则：保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，严格保密，防止泄露。5.高效利用原则：充分发挥档案的作用，提高档案利用效率，为公司发展提供支持。二、档案管理职责（一）档案部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全公司档案管理体系，指导和监督各部门的档案工作。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。6.开发利用档案信息资源，为公司决策、生产经营、科研等提供档案信息支持。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交档案部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和协调，确保档案的及时归档和妥善保管。3.配合档案部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作，提供必要的档案利用服务。4.严格遵守公司档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司各类会议文件，如会议通知、议程、纪要、决议等。3.公司生产经营活动中产生的文件，如合同协议、订单、销售记录、采购文件等。4.公司科研项目文件，包括项目立项报告、研究方案、实验数据、成果鉴定等。5.公司行政管理文件，如人事档案、财务报表、审计报告、行政公文等。6.公司设备仪器档案，包括设备采购合同、说明书、维修记录、操作规程等。7.公司基本建设项目档案，如项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收文件等。8.公司对外宣传资料、荣誉证书、资质证书等文件。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案收集齐全，确保档案的完整性。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对重要档案应进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，如分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、科研项目类、基本建设类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的题名、日期、责任者、文号等信息。4.装订：对破损、褪色的文件进行修复和裱糊，对纸张规格不一致的文件进行折叠，使其整齐划一，然后进行装订。装订应牢固、整齐，不影响文件的阅读和利用。四、档案归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年[具体时间]前将上一年度形成的档案整理完毕并移交档案部门。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后[规定时间]内及时归档。（二）归档流程1.各部门兼职档案员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.填写档案移交清单，注明档案的类别、数量、题名等信息，一式两份，双方签字确认。3.档案部门对接收的档案进行再次审核，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或修正。4.审核通过后，档案部门将档案进行分类存放，并建立相应的档案台账。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[X]年。短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为[X]年。2.档案保管期限的划定应严格按照国家有关规定和公司实际情况进行，确保档案的价值得到充分体现，并便于管理和利用。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。4.建立档案电子数据库，对重要档案进行数字化存储，实现档案信息的快速检索和共享。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。五、档案利用与借阅（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人学习、工作等原因查阅与本人相关的档案。3.外单位因工作需要，经公司批准后查阅公司档案。（二）利用流程1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后提交档案部门。2.档案部门对查阅申请表进行审核，根据查阅内容和档案保管规定确定是否同意查阅。对于涉及公司机密的档案，需经公司保密管理部门批准。3.审核通过后，档案部门安排专人负责提供档案查阅服务，并在档案查阅登记簿上记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案部门，由档案管理人员进行核对和签收，并在档案查阅登记簿上注明归还时间。（三）借阅流程1.借阅人填写档案借阅申请表，详细说明借阅目的、借阅期限、借阅档案清单等信息，经所在部门负责人和档案部门负责人签字同意后，报公司分管领导批准。2.档案部门根据批准的借阅申请表，办理档案借阅手续，填写档案借阅登记簿，注明借阅人姓名、借阅时间、借阅期限、借阅档案清单等信息，并向借阅人发放档案。3.借阅人应严格遵守借阅期限，按时归还档案。如需延长借阅期限，应提前向档案部门提出申请，经批准后方可延期。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、传播档案内容。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案部门报告，并承担相应的责任。5.借阅期满后，借阅人应将档案归还档案部门，档案管理人员进行核对和签收，确认无误后在档案借阅登记簿上注明归还时间。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务专家。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面鉴定。2.对于已超过保管期限，且确无保存价值的档案，可考虑予以销毁。3.对于虽未超过保管期限，但已失去利用价值或已被其他档案替代的档案，经鉴定工作小组研究决定后，也可进行销毁。（三）鉴定程序1.档案部门定期对库存档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案编制档案销毁清册，注明档案的题名、日期、责任者、文号、保管期限等信息，一式两份。4.将档案销毁清册报公司分管领导审批，经批准后方可实施销毁。（四）销毁方式1.采用焚烧、粉碎等方式对档案进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁人员等信息，并由监销人员签字确认。3.销毁完毕后，将档案销毁清册存档，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的电子化管理和在线查询、利用。2.提高档案管理的效率和准确性，降低档案管理成本。3.促进档案信息资源的共享和利用，为公司发展提供更加便捷的档案服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.数据安全管理：加强档案信息系统的数据安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对档案信息系统进行维护和升级，保证系统的稳定性和安全性。3.加强对电子档案的管理，建立电子档案的备份制度，定期对电子档案进行备份，并妥善保管备份数据。4.严格遵守国家有关电子档案管理的法律法规和行业标准，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。八、档案统计与考核（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的总数、新增档案数量、销毁档案数量等。2.档案利用情况统计：如查阅档案人次、查阅档案卷数、借阅档案人次、借阅档案卷数等。3.档案保管情况统计：如档案库房面积、档案设备数量、档案完好率等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用档案信息管理系统，自动生成档案统计报表，提高统计工作的效率和准确性。（三）考核指标1.档案归档及时率：考核各部门档案按时归档的情况，计算公式为：档案归档及时率=按时归档的档案数量/应归档的档案数量×100%。2.档案完整率：考核档案的完整程度，计算公式为：档案完整率=完整档案数量/应归档档案数量×100%。3.档案利用率：考核档案的利用情况，计算公式为：档案利用率=利用档案的人次（卷数）/档案总人次（卷数）×100%。4.档案保管合格率：考核档案保管的质量，计算公式为：档案保管合格率=保管合格的档案数量/档案总数量×100%。（四）考核方式1.档