师生员工档案制度

PAGE师生员工档案制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织对师生员工档案的规范化管理，全面、真实、准确地反映师生员工的基本情况和工作学习经历，为公司/组织的人才选拔、任用、培训、考核、奖惩等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内全体师生员工，包括在编教职工、非在编教职工、在校学生等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实、客观地反映师生员工的实际情况，严禁任何虚假信息。2.完整性原则：档案应涵盖师生员工从入职/入学到离职/毕业期间的各类重要信息，确保档案资料的全面性。3.保密性原则：严格保护师生员工档案的隐私，未经授权，任何人不得擅自查阅、泄露档案内容。4.动态管理原则：随着师生员工工作学习经历的变化，及时更新档案信息，保持档案的时效性和准确性。二、档案内容（一）个人基本信息1.教职工：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式、家庭住址等。2.学生：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、入学时间、所在院系、专业、年级等。（二）学历学位信息1.学历证书：包括小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士等各级学历证书的复印件及相关证明材料。2.学位证书：包括学士、硕士、博士学位证书的复印件及相关证明材料。（三）工作学习经历1.工作经历：详细记录教职工的工作单位、职位、工作时间、工作职责、工作业绩等信息。2.学习经历：记录学生的学习阶段、就读学校、所学专业、学习时间等信息。（四）培训与进修情况1.参加的各类培训：包括内部培训、外部培训、学术研讨会、讲座等，记录培训名称、培训时间、培训地点、培训内容、培训证书等信息。2.进修情况：如在职攻读学位、访问学者等，记录进修学校、进修专业、进修时间、进修成果等信息。（五）专业技术职务与职称1.专业技术职务：记录教职工担任的专业技术职务，如教授、副教授、讲师、工程师、会计师等。2.职称评定：包括职称评定时间、评定机构、职称等级等信息，以及相关的评审材料。（六）考核与奖惩情况1.年度考核：记录每年的考核结果，如优秀、合格、不合格等。2.奖惩情况：包括获得的各类奖励（如国家级、省部级、校级奖励等）和受到的各类处罚（如警告、记过、开除等），详细记录奖励或处罚的名称、时间、颁发/执行机构等信息。（七）科研与学术成果1.科研项目：记录主持或参与的科研项目名称、项目来源、项目起止时间、项目经费、项目成果等信息。2.学术论文：包括发表的学术论文题目、发表期刊名称、发表时间、论文收录情况等信息。3.著作与专利：记录出版的著作、获得的专利等信息。（八）教学情况（针对教职工）1.课程教学：记录担任的课程名称、授课对象、授课时间、教学大纲、教学计划、教学质量评价等信息。2.实践教学：如实验教学、实习指导、毕业设计指导等，记录实践教学的内容、时间、学生反馈等信息。（九）学生综合素质评价（针对学生）1.学业成绩：记录每学期的课程成绩、学分绩点等信息。2.品德表现：包括思想政治素质、道德品质、行为规范等方面的评价。3.社会实践与社团活动：记录参加的社会实践活动、社团组织、担任的职务、活动成果等信息。（十）其他重要信息1.荣誉称号：除考核与奖惩情况中的奖励外，其他获得的荣誉称号，如优秀教师、优秀学生干部、优秀共产党员等。2.重要事件：如参与的重大项目、取得重大突破、获得特殊贡献等事件的详细记录。三、档案建立与收集（一）档案建立责任人1.教职工：由本人负责填写个人基本信息表，并提交相关证明材料，所在部门负责审核和整理，统一报送至人力资源部门或档案管理部门。2.学生：由学生本人填写个人基本信息表，并提交相关证明材料，辅导员或班主任负责审核和整理，统一报送至学校学生管理部门或档案管理部门。（二）档案收集流程1.定期收集：每年定期开展档案信息更新工作，要求师生员工提交最新的相关材料，确保档案信息的时效性。2.即时收集：对于师生员工工作学习经历发生变化、获得新的荣誉或成果等情况，应及时通知相关人员提交补充材料，更新档案内容。3.材料审核：档案管理部门收到报送的档案材料后，对材料的真实性、完整性、规范性进行审核，对于不符合要求的材料，及时反馈给报送部门或个人，要求补充或修正。（三）档案材料的要求1.材料原件：尽量提供材料原件，确需提供复印件的，应在复印件上注明“与原件相符”字样，并由提供人签字确认。2.材料格式：各类证明材料应使用规范的格式，内容清晰、准确，签字盖章齐全。3.材料分类：按照档案内容的分类，对收集到的材料进行分类整理，便于归档和查阅。四、档案整理与归档（一）整理原则1.分类清晰：按照档案内容的分类，将各类材料分别整理，确保档案层次分明。2.顺序规范：同一类材料按照时间顺序或重要程度进行排序，便于查找和使用。3.装订整齐：对纸张较多的材料进行装订，确保装订牢固、整齐美观。（二）整理方法1.编号标识：对每份档案材料进行编号，建立材料目录，注明材料名称、编号、日期、来源等信息，方便查阅和管理。2.编目成册：将整理好的档案材料编目成册，形成完整的档案卷宗，并在卷宗封面注明档案名称、档案编号、所属部门/班级、起止时间等信息。（三）归档流程1.初审归档：档案管理部门对整理好的档案卷宗进行初审，确认无误后，按照档案编号顺序进行归档存放。2.上架存储：将归档后的档案卷宗上架存储，按照一定的分类方式进行排列，便于快速查找和调阅。3.建立索引：建立档案索引目录，包括档案编号、姓名、所属部门/班级、档案类别等信息，方便查询和统计。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.内部查阅：公司/组织内部因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.外部查阅：因司法机关、政府部门等外部单位需要查阅档案的，必须持有相关单位出具的正式查阅函，并经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制档案内容。（二）借阅权限1.内部借阅：公司/组织内部因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.外部借阅：原则上不对外借阅档案，如因特殊情况确需借阅的，必须经公司/组织主管领导批准，并按照公司/组织与外部单位签订的保密协议进行管理，借阅期限和归还时间按照协议执行。（三）查阅借阅记录档案管理部门对每次查阅和借阅档案的情况进行详细记录，包括查阅/借阅人姓名、部门、查阅/借阅时间、查阅/借阅内容、审批意见等信息，以备查询和统计。六、档案保管与保密（一）保管要求1.环境要求：档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全和完整。2.设备配备：配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、空调、灭火器等，定期对设备进行维护和检查，确保设备正常运行。（二）保密措施1.人员管理：档案管理人员应经过严格的审查和培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.制度建设：建立健全档案保密制度，对档案的查阅、借阅、传递、销毁等环节进行严格管理，防止档案信息泄露。3.技术防范：采用必要的技术手段，如加密存储、网络安全防护等，确保档案信息的安全。（三）档案定期检查档案管理部门定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等，发现问题及时采取措施进行处理，并做好检查记录。七、档案更新与变更（一）更新内容1.基本信息变更：师生员工个人基本信息发生变化的，应及时填写《档案信息变更申请表》，提交相关证明材料，经审核后更新档案内容。2.工作学习经历变更：教职工工作单位、职位、工作时间等发生变化，学生就读学校、专业、年级等发生变化的，应及时更新档案中的相关信息。3.其他信息变更：如学历学位、专业技术职务、职称、考核奖惩、科研学术成果等信息发生变化的，应按照规定及时更新档案内容。（二）更新流程1.申请提交：师生员工向所在部门或相关管理部门提交《档案信息变更申请表》及相关证明材料。2.审核审批：所在部门或相关管理部门对变更申请进行审核，审核通过后报档案管理部门审批。3.信息更新：档案管理部门根据审批意见，及时更新档案信息，并在档案目录和索引中进行标注。八、档案销毁（一）销毁条件1.超过保管期限：档案保管期限届满，且已无保存价值的，可以进行销毁。2.档案内容无效：因各种原因导致档案内容失去真实性、完整性或有效性的，可以进行销毁。3.其他特殊情况：根据公司/组织的规定或实际情况，确需销毁的档案。（二）销毁流程1.鉴定审批：档案管理部门对拟销毁的档案进行鉴定，填写《档案销毁鉴定表》，注明档案名称、编号、所属部门/班级、保管期限、销毁原因等信息，经公司/组织主管领导