完善档案利用相关制度

PAGE完善档案利用相关制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案利用行为，充分发挥档案的作用，保障公司和相关方的合法权益，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案利用过程中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则档案利用活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案信息的合法使用和安全保密。2.规范有序原则建立健全档案利用流程和规范，明确各环节的职责和要求，保证档案利用工作有序进行。3.安全保密原则加强档案利用过程中的安全保密措施，防止档案信息泄露、篡改或丢失，确保档案的真实性和完整性。4.服务高效原则以满足公司业务需求为出发点，提高档案利用效率，为公司各项工作提供及时、准确的档案支持服务。二、档案利用的范围与条件（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案，用于日常办公、项目开展、决策参考等。2.外部单位因业务合作、审计、调查等合法事由，经公司批准后可查阅相关档案。3.法律法规规定的其他档案利用情形。（二）利用条件1.公司内部员工利用档案，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称及编号等信息，并经所在部门负责人审批。2.外部单位利用档案，需提交正式的申请函，说明利用目的、范围及期限等，经公司相关部门审核，报公司分管领导批准。3.涉及重要机密档案的利用，应按照公司保密制度的规定，履行更为严格的审批手续。三、档案查阅（一）查阅流程1.申请人填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审核通过后，申请表交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表内容，查找相关档案，并安排专人在指定地点提供查阅服务。4.查阅人员应在档案管理部门指定的场所进行查阅，不得擅自将档案带出指定区域。如需复印或摘录档案内容，应按照档案管理部门的规定办理相关手续。（二）查阅要求1.查阅人员必须遵守档案查阅场所的各项规定，保持安静，爱护档案资料。2.查阅人员应按照档案管理部门指定的范围和方式进行查阅，不得擅自扩大查阅范围或采用其他不当方式获取档案信息。3.查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保查阅行为规范、有序。四、档案借阅（一）借阅流程1.申请人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还日期等信息，并经所在部门负责人审批。2.部门负责人审批同意后，申请表提交至档案管理部门。3.档案管理部门对借阅申请进行审核，重点审查借阅目的、期限、保密措施等是否符合规定。审核通过后，报公司分管领导批准。4.经批准后，档案管理部门办理档案借阅手续，向借阅人员发放档案，并要求借阅人员签字确认。5.借阅人员应在规定的期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。（二）借阅要求1.借阅人员应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改或损坏档案内容。2.借阅人员应将档案存放在安全可靠的地方，防止档案丢失、被盗或遭受其他损坏。3.借阅期限届满，借阅人员应及时归还档案。如因特殊原因需要延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。4.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。五、档案复制与摘录（一）复制与摘录流程1.申请人填写《档案复制与摘录申请表》，注明复制或摘录的档案名称、内容范围、用途等信息，并经所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，申请表交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表内容，对复制或摘录的必要性和可行性进行审核。审核通过后，报公司分管领导批准。4.经批准后，档案管理部门安排专人按照规定的方式和数量进行复制或摘录，并对复制件或摘录件进行编号、登记。5.复制件或摘录件应加盖档案管理部门的印章，并注明出处和日期。（二）复制与摘录要求1.复制或摘录档案应严格按照审批的范围进行，不得擅自扩大复制或摘录内容。2.复制件或摘录件应与原件内容一致，不得篡改或伪造。3.复制或摘录的档案资料应妥善保存，不得随意丢弃或泄露。如需对外提供，应按照公司相关规定办理审批手续。六、档案利用的安全与保密（一）安全管理1.档案管理部门应加强档案利用场所的安全防范措施，配备必要的安全设备，如防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全。2.档案管理人员应定期对档案利用场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。对存在安全问题的档案，应采取相应的措施进行处理，如修复、备份等。3.在档案利用过程中，如发生安全事故，档案管理人员应立即采取应急措施，保护档案安全，并及时向上级报告。（二）保密管理1.档案管理人员和利用人员应严格遵守公司保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等机密档案，应采取严格的保密措施。2.在档案查阅、借阅、复制等过程中，不得向无关人员透露档案内容。如需在特定范围内使用档案信息，应按照规定办理审批手续，并与使用人员签订保密协议。3.对因工作需要接触机密档案的人员，应进行定期的保密教育和培训，提高其保密意识和防范能力。4.如发现档案信息泄露事件，应立即采取措施进行调查处理，及时挽回损失，并追究相关人员的责任。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对档案利用情况进行审计监督，检查档案利用制度的执行情况，包括申请审批、查阅借阅、安全保密等环节。2.档案管理部门应建立健全档案利用台账，详细记录档案利用的时间、人员、内容、用途等信息，以便于内部监督和查询。3.各部门负责人应对本部门员工的档案利用行为进行监督，发现问题及时纠正，并向档案管理部门报告。（二）外部检查1.接受国家有关部门、行业协会等组织的档案工作检查，积极配合检查工作，如实提供档案利用相关资料。2.根据检查意见和建议，及时整改档案利用工作中存在的问题，不断完善档案利用制度和流程。八、责任追究（一）违规行为界定1.未经批准擅自查阅、借阅、复制档案。2.擅自扩大档案利用范围或改变档案用途。3.未按照规定的期限归还档案或办理续借手续。4.损坏、丢失、涂改档案或擅自销毁档案。5.泄露档案机密信息。6.其他违反档案利用制度的行为。（二）责任追究方式1.对于轻微违规行为，给予批评教育，责令改正。2.对于一般违规行为，视情节轻重，给予警告、罚款、扣发绩效奖金等处罚。3.对于严重违规行为，造成公司重大损失