档案移交制度四个步骤

PAGE档案移交制度四个步骤一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案移交工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的保管、利用和查阅，根据国家相关法律法规以及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间档案的移交以及向外部机构（如档案管理部门、上级主管单位等）的档案移交工作。（三）基本原则1.依法依规原则：档案移交工作必须严格遵守国家法律法规以及行业主管部门的相关规定。2.真实完整原则：移交的档案应真实反映公司/组织的各项活动和业务情况，确保档案内容完整无缺。3.及时准确原则：档案移交应按照规定的时间节点和要求进行，确保信息传递的及时性和准确性。4.责任明确原则：明确档案移交过程中各环节的责任主体，确保工作有序开展。二、档案移交准备（一）档案整理1.分类标准根据公司/组织的业务特点和档案管理要求，制定科学合理的档案分类方案。一般可按照年度、机构（部门）、问题、保管期限等进行分类。例如，对于业务档案可分为行政管理类、财务类、人力资源类、市场营销类、生产管理类等；对于项目档案可按照项目名称、阶段进行分类。2.编号规则为每类档案编制唯一的编号，以便于识别和管理。编号应简洁明了、易于记忆，且具有系统性和逻辑性。编号可采用数字、字母相结合的方式，如“XZ202301”，其中“XZ”表示行政类档案，“2023”表示年份，“01”表示该年度行政类档案的顺序号。3.装订要求对纸质档案进行整理装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，避免使用钉书钉等易生锈损坏档案的装订材料。对于幅面较大的图纸、图表等，可采用折叠方式进行整理，使其符合A4纸规格，并在折叠处加盖骑缝章。4.数字化处理对重要档案进行数字化扫描，形成电子档案。扫描分辨率应不低于300dpi，以保证图像清晰可读。电子档案应按照与纸质档案一致的分类和编号规则进行命名和存储，存储格式应便于长期保存和查阅，如PDF、TIFF等。（二）编制目录1.纸质档案目录为每卷（册）纸质档案编制详细的目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、页号等内容。题名应准确反映档案的主要内容，日期应填写档案形成的起止时间，保管期限应按照国家规定或公司/组织内部标准确定。2.电子档案目录建立电子档案目录数据库，与电子档案一一对应。目录信息应包括档案编号、题名、日期、保管期限、存储路径等。通过电子档案管理系统，可方便快捷地查询和检索电子档案目录，提高档案利用效率。（三）填写移交清单1.清单内容移交清单应包括档案编号、题名、数量、保管期限、移交部门、接收部门、移交日期等信息。对于电子档案，还应注明存储介质类型（如硬盘、光盘等）、存储路径等相关信息。2.填写要求移交清单应填写清晰、准确、完整，不得有空缺或涂改。清单应由移交部门和接收部门双方签字确认，一式多份，分别留存于移交部门、接收部门和档案管理部门。（四）培训与沟通1.培训内容组织相关人员参加档案移交培训，培训内容包括档案整理规范、目录编制方法、移交清单填写要求等。通过培训，使相关人员熟悉档案移交工作流程和标准，提高工作质量和效率。2.沟通协调在档案移交前，移交部门与接收部门应进行充分的沟通协调，明确移交的范围、时间、方式等具体事项。对于移交过程中可能出现的问题，如档案缺失、信息不一致等，提前制定解决方案，确保移交工作顺利进行。三、档案移交实施（一）内部移交1.移交流程移交部门按照档案整理要求，将整理好的档案及编制的目录、移交清单一并提交给接收部门。接收部门对移交的档案进行核对，检查档案的数量、内容、编号等是否与移交清单一致。如发现问题，应及时与移交部门沟通解决。经双方核对无误后，在移交清单上签字确认，并办理档案交接手续。档案交接手续可采用纸质签字或电子签名等方式进行。2.监督检查档案管理部门负责对内部档案移交工作进行监督检查，确保移交工作符合规定要求。定期对移交的档案进行抽查，检查档案整理质量、目录编制准确性、移交清单填写完整性等情况，发现问题及时督促整改。（二）向外部机构移交1.审批程序向外部机构移交档案，需提前填写档案移交审批表，说明移交的原因、范围、接收机构等信息。审批表经移交部门负责人、档案管理部门负责人、公司/组织分管领导签字批准后，方可进行移交。2.移交方式根据接收机构的要求和档案的性质，选择合适的移交方式。一般可采用邮寄、专人送达、电子传输等方式。对于重要档案或涉及机密信息的档案，应采用专人送达方式，并确保档案在运输过程中的安全保密。3.交接手续与外部机构进行档案交接时，应按照接收机构的要求办理交接手续。交接手续应包括移交清单签字、接收回执等。接收回执应注明档案接收的日期、数量、状态等信息，并由接收机构盖章确认。四、档案移交后的管理（一）接收登记1.登记内容档案管理部门对接收的档案进行详细登记，登记内容包括档案编号、题名、数量、移交部门、接收日期等。对于电子档案，还应记录存储介质信息、存储路径等相关内容。2.存储管理根据档案的保管期限和性质，将接收的档案进行妥善存储。纸质档案应存放在专门的档案库房，按照分类顺序上架排列；电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备中，并定期进行备份。（二）利用与查阅1.利用规定制定档案利用管理制度，明确档案利用的范围、方式、审批程序等。根据档案的保密级别和利用需求，确定不同的利用权限。对于涉及公司/组织机密信息的档案，应严格限制查阅和使用范围。2.查阅流程内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案编号、查阅期限等信息。申请表经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。外部单位查阅档案，需提前提交查阅申请函，说明查阅的原因、范围、用途等，并经公司/组织分管领导签字批准。档案管理部门根据批准意见，安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。（三）定期盘点1.盘点周期定期对档案进行盘点，一般每年至少进行一次全面盘点，每季度进行一次局部盘点。通过盘点，及时发现档案管理中存在的问题，如档案丢失、损坏、信息变更等，并采取相应的措施进行处理。2.盘点内容盘点档案的数量、完整性、存储状况等。核对档案编号、题名、日期与目录是否一致，检查纸质档案是否有破损、霉变等情况，电子档案是否可正常读取。对盘点结果进行详细记录，形成盘点报告。盘点报告应包括盘点时间、范围、结果、存在问题及整改措施等内容。五、附则