档案管理制度如何培训

PAGE档案管理制度如何培训一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持，特制定本档案管理制度培训方案。（二）适用范围本方案适用于公司全体员工，包括各部门、分支机构及子公司的在职人员。（三）培训目标通过培训，使员工了解档案管理的重要性，熟悉档案管理制度的各项规定，掌握档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的操作方法，提高员工的档案管理意识和业务水平，确保公司档案管理工作规范、有序开展。二、档案管理相关法律法规及行业标准概述（一）法律法规1.《中华人民共和国档案法》该法是我国档案领域的基本大法，对档案的定义、管理原则、机构职责、监督检查等方面做出了全面规定。公司档案管理工作必须严格遵守《档案法》的各项要求，确保档案管理活动合法合规。2.《机关档案工作条例》针对机关单位档案管理工作制定的详细条例，明确了机关档案工作的基本任务、管理体制、机构设置、人员配备等内容，为公司档案管理提供了重要的参考依据。3.其他相关法律法规如《中华人民共和国保守国家秘密法》等，在档案管理中涉及到保密档案的管理时，需遵循这些法律法规的规定，确保档案信息安全。（二）行业标准1.《归档文件整理规则》规定了归档文件整理的原则、方法和质量要求，是公司进行档案整理工作的重要标准。通过遵循该规则，能够保证档案整理的规范性和一致性，便于档案的查找和利用。2.《纸质档案数字化技术规范》随着信息技术的发展，纸质档案数字化成为档案管理的重要趋势。该规范对纸质档案数字化的流程、技术要求、质量控制等方面做出了明确规定，确保数字化档案的质量和安全性。3.行业特定标准根据公司所处行业的特点，可能还存在一些特定的档案管理行业标准。例如，在某些涉及知识产权保护的行业，对于技术研发档案、合同档案等的管理有特殊要求，公司需结合实际情况，遵循相关行业标准。三、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织实施公司的档案管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善公司档案管理制度，并监督执行情况。根据国家法律法规和行业标准，结合公司实际情况，定期修订档案管理制度，确保制度的科学性和有效性。对各部门执行档案管理制度的情况进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。指导各部门做好档案的收集工作，明确档案收集的范围、时间要求和质量标准。按照档案整理的规范要求，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和完整性。妥善保管档案，建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全。根据公司工作需要，及时为各部门和人员提供档案查阅、借阅等利用服务。3.开展档案信息化建设工作。制定档案信息化建设规划，推进档案管理系统的建设和应用。负责档案数据的录入、存储、维护和安全管理，实现档案信息的数字化和共享。4.组织档案管理培训和宣传工作。定期组织公司员工参加档案管理培训，提高员工的档案管理意识和业务能力。通过多种渠道宣传档案管理知识，增强员工对档案管理工作的重视程度。（二）各部门档案管理人员各部门设立兼职档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向公司档案管理部门移交档案。其主要职责包括：1.负责本部门日常工作中形成的各类文件材料的收集和积累，确保档案的齐全完整。明确档案收集工作的责任人，将档案收集工作纳入日常工作流程，及时收集各类文件、资料、图表等。对收集到的文件材料进行初步分类和整理，确保文件材料的准确性和规范性。2.按照公司档案管理制度的要求，对本部门档案进行整理和归档。学习和掌握档案整理的方法和技巧，对本部门档案进行分类编号、编制目录等整理工作。定期将整理好的档案移交公司档案管理部门，办理交接手续。3.协助公司档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作。根据公司内部查阅、借阅档案的规定，为相关人员提供必要的协助和服务。对本部门档案的利用情况进行登记和统计，及时反馈利用过程中出现的问题。（三）档案管理工作领导小组公司成立档案管理工作领导小组，由公司领导担任组长，各部门负责人为成员。其主要职责包括：1.审议公司档案管理工作的重大事项，如档案管理制度的修订、档案信息化建设规划等。定期召开档案管理工作领导小组会议，听取档案管理部门的工作汇报，研究解决档案管理工作中存在的问题。对档案管理工作中的重大决策进行审议，确保档案管理工作符合公司发展战略和实际需求。2.协调各部门之间在档案管理工作中的关系，保障档案管理工作顺利开展。当各部门在档案管理工作中出现意见分歧或协调困难时，由领导小组进行统筹协调，明确各方职责，促进工作协同推进。3.监督检查档案管理工作的执行情况，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。定期对公司档案管理工作进行全面检查，重点检查档案管理制度的执行情况、档案管理工作流程的规范性、档案保管的安全性等。对发现的违反档案管理制度的行为，及时责令相关部门和人员进行整改，并根据情节轻重给予相应的处理。四、档案的收集与整理（一）档案收集范围公司档案收集范围涵盖以下各类文件材料：1.行政管理类包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会决议、董事会决议、总经理办公会纪要等会议文件，公司规章制度、工作计划、工作总结、统计报表等行政文件。2.业务经营类各类合同协议、招投标文件、市场调研报告、客户资料、销售记录、采购文件等与公司业务经营活动相关的文件材料。3.财务管理类会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等财务管理文件。4.人力资源类员工档案、招聘录用文件、培训记录、绩效考核文件、薪酬福利文件等人力资源管理文件。5.技术研发类科研项目立项文件、技术方案、实验数据、研究报告、专利申请文件等技术研发过程中形成的文件材料。6.其他类公司获得的荣誉证书、资质证书、对外宣传资料、照片、音像资料等其他具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.及时性各部门应及时将本部门工作中形成的文件材料收集齐全，按照规定的时间要求移交公司档案管理部门。对于重要文件和紧急文件，应在形成后立即收集并移交。2.完整性收集的文件材料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，确保能够全面反映公司各项工作的开展情况。3.准确性文件材料的内容应真实准确，字迹清晰，签字盖章齐全，避免出现错误、涂改等情况。4.规范性收集的文件材料应符合国家法律法规和公司档案管理制度的要求，格式规范，纸张质量良好，便于长期保存和管理。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。根据文件材料的来源、时间、内容等因素，对档案进行合理分类，确保同一类档案之间具有内在的逻辑关系。对于具有连续性的文件材料，应按照其形成顺序进行排列，便于反映工作的发展脉络。2.区分不同价值，便于保管和利用。根据档案的重要性、时效性、机密性等因素，对档案进行价值评估，将具有较高价值的档案进行重点保管和优先利用。对于价值较低但仍有一定保存意义的档案，可进行适当简化整理，降低保管成本。3.便于计算机管理和检索。在档案整理过程中，应充分考虑计算机管理的要求，采用统一的分类标准和编号方法，为档案信息化管理奠定基础。编制规范的档案目录，包括纸质目录和电子目录，方便档案的查找和利用。（四）档案整理方法1.分类按照档案的内容和性质，将公司档案分为行政管理类、业务经营类、财务管理类、人力资源类、技术研发类等一级类目。在一级类目下，再根据具体情况设置二级类目、三级类目等，形成完整的分类体系。例如，行政管理类可进一步细分为公司文件、会议文件、规章制度等二级类目；业务经营类可细分为合同协议、招投标文件、市场调研等二级类目。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。编号方法可采用“年度类目流水号”的形式，如“202XXM001”，其中“202X”表示档案形成年度，“XM”表示类目代码，“001”表示该类目下的流水号。3.编目编制档案目录是档案整理的重要环节。档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。通过编目，能够清晰地反映每一份档案的基本信息，便于档案的查阅和统计。4.装订对于纸质档案，应进行装订。装订时应注意保持文件的整齐、牢固，避免损坏文件。装订顺序一般为封面、目录、文件材料、封底，装订材料应选用质量较好的纸张或装订设备，确保装订后的档案美观、耐用。五、档案的归档与保管（一）档案归档程序1.各部门兼职档案管理人员在完成本部门档案的整理工作后，并定期向公司档案管理部门移交档案。移交时，应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、起止日期等信息。2.公司档案管理部门对接收的档案进行核对和验收，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。3.经核对无误后，档案管理部门将接收的档案按照既定的分类方案进行归档，存入相应的档案库房或档案管理系统。（二）档案保管期限划分根据档案的重要性和保存价值，将公司档案的保管期限划分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司具有长远利用价值的档案，如公司设立、变更、注销等重要文件，股东会决议、董事会决议等重大决策文件以及涉及公司核心机密和知识产权的档案等，应永久保管。2.长期保管的档案在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年。例如，公司的年度工作计划、工作总结、财务报表等档案，可根据实际情况确定为长期保管。3.短期保管的档案在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，保管期限一般为5年以下。如一般性的业务文件、临时性的工作记录等档案，可确定为短期保管。（三）档案保管要求1.档案库房建设档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房应安装防火门、防盗窗、消防设施等安全设备，配备温湿度调节设备，确保库房内温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案装具选择档案装具应选用符合国家标准的档案柜、档案架等，确保档案存放安全、整齐、有序。档案柜应具有良好的密封性和稳定性，档案架应便于档案的存取和通风。3.档案存放方式档案应按照分类编号顺序存放，不同保管期限、不同类别的档案应分开存放。对于纸质档案，应采用竖放的方式，便于查找和利用；对于电子档案，应进行备份存储，并按照一定的存储规则进行分类管理。4.档案定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，一般每年至少进行一次全面检查。检查内容包括档案的保管状况、数量变化、利用情况等。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。六、档案的利用（一）档案利用原则1.依法依规原则档案利用必须严格遵守国家法律法规和公司档案管理制度的规定，确保档案利用活动合法合规。2.服务公司原则档案利用工作应以服务公司各项工作为宗旨，根据公司业务需求和员工工作需要，及时、准确地提供档案信息。3.安全保密原则在档案利用过程中，要严格遵守档案保密制度，确保档案信息不泄露。对于涉及公司机密的档案，应按照规定的审批程序进行查阅和借阅，并采取必要的保密措施。（二）档案查阅与借阅流程1.查阅流程公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、目的、时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。档案管理部门收到查阅申请表后，根据申请内容查找档案，并在档案查阅登记本上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定场所。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记本上签字确认。2.借阅流程公司内部人员因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅档案的名称、数量、期限、用途等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。档案管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，向借阅人发放档案，并在档案借阅登记本上记录借阅时间、借阅人、档案名称、数量、预计归还日期等信息。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、涂改、销毁档案。如需延期归还，应提前向档案管理部门办理续借手续。借阅期满后，借阅人应按时将档案归还档案管理部门，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。（三）档案利用的限制与监督1.限制规定对于涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格限制查阅和借阅范围，并按照相关保密规定进行管理。未经公司授权，不得将档案提供给外部单位或个人查阅、借阅。2.监督措施档案管理部门应建立档案利用监督机制，定期对档案利用情况进行统计和分析，检查档案利用流程的执行情况。如发现违规利用档案行为，应及时制止