档案事中事后监管制度

PAGE档案事中事后监管制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本档案事中事后监管制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在档案形成、整理、保管、利用等过程中的监督管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家档案法律法规和行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.全程监管原则：对档案从形成到销毁的全过程进行监督管理，不留监管空白。3.责任明确原则：明确各部门及人员在档案管理中的职责，做到责任落实到人。4.高效利用原则：在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的利用价值，为公司发展提供支持。二、档案形成与收集监管（一）文件材料形成要求1.各部门应按照公司业务流程和工作实际，及时、准确地形成各类文件材料。文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署手续完备。2.业务部门在办理业务过程中，应同步收集相关文件材料，确保文件材料与业务活动紧密关联，反映业务全貌。（二）收集责任与流程1.各部门负责人为本部门文件材料收集的第一责任人，应指定专人负责文件材料的收集、整理和移交工作。2.业务承办人员在完成业务工作后，应及时将办理过程中形成的文件材料收集齐全，按照分类要求进行初步整理，定期移交本部门档案管理人员。3.档案管理人员应定期对各部门移交的文件材料进行检查，对不符合要求的，及时反馈并要求补充完善。三、档案整理监管（一）整理原则与方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.采用分类、编号、编目等方法对档案进行整理，确保档案整理的规范化和标准化。（二）整理过程监督1.档案管理人员在整理档案过程中，应严格按照整理规范进行操作，确保整理质量。2.公司档案管理部门应定期对档案整理情况进行抽查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。四、档案保管监管（一）保管场所与设施要求1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁卫生，温度、湿度应符合国家规定标准。（二）档案存储与保管措施1.档案应按照分类、编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.对重要档案和电子档案应采取备份存储措施，确保档案的安全性和完整性。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。（三）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的安全管理，确保档案实体安全。2.严格档案借阅、归还登记手续，防止档案丢失、损坏和泄密。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案管理工作安全有序进行。五、档案利用监管（一）利用范围与权限1.公司内部各部门因工作需要，可按照规定程序查阅、借阅档案。2.外部单位因特殊原因需要查阅、借阅公司档案的，应按照国家有关规定和公司相关制度办理审批手续。（二）利用流程与登记管理1.档案利用者应填写档案利用申请表，注明利用目的、内容、期限等，经所在部门负责人审核后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批意见，为利用者提供档案查阅、借阅服务，并做好登记记录。3.档案利用者应在规定期限内归还档案，如需延期使用，应办理续借手续。（三）利用监督与保密管理1.档案管理部门应对档案利用情况进行跟踪监督，确保档案利用符合规定要求。2.利用者在利用档案过程中，应严格遵守保密制度，不得擅自复制、传播、泄露档案内容。3.对涉及公司商业秘密、敏感信息等重要档案的利用，应采取特殊的保密措施，防止信息泄露。六、档案信息化建设监管（一）信息化规划与建设要求1.公司应制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务和步骤。2.档案信息化建设应符合国家有关标准和规范，确保档案信息系统的安全性、稳定性和可靠性。（二）数据录入与维护管理1.档案管理人员应按照档案整理规范，及时将纸质档案信息录入档案信息系统，确保数据准确、完整。2.定期对档案信息系统数据进行备份，做好数据维护和更新工作，保证数据的时效性。（三）信息安全与保密管理1.加强档案信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止未经授权的访问和数据泄露。2.对档案信息系统的操作日志进行记录和审计，及时发现和处理异常情况。3.严格遵守国家有关信息安全和保密规定，确保档案信息化建设中的信息安全。七、档案鉴定与销毁监管（一）鉴定原则与标准1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、保管与利用并重的原则。2.根据档案的保存价值、保管期限等因素，制定科学合理的档案鉴定标准。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、业务部门等相关人员组成。2.档案鉴定工作小组应定期对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。2.档案管理部门根据鉴定意见，编制档案销毁清册，报公司领导审批。（三）销毁监督与记录1.档案销毁应在档案管理部门和相关部门的监督下进行，确保销毁过程的真实性和彻底性。2.对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并存档备查。八、监督检查与责任追究（一）监督检查机制1.公司档案管理部门定期对各部门档案管理情况进行监督检查，检查内容包括档案形成、整理、保管、利用等环节。2.建立档案管理工作考核制度，将档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰奖励，对存在问题的进行督促整改。（二）责任追究措施1.对违反本制度规定，导致档案损毁、丢失、泄密等事故的部门和个人，视情节轻重，给予批评教育、责令整改，并依法依规追究相关责任。2.因工作失误造成档案管理工作重大损失的，依法追究相