档案管理借阅制度作用

PAGE档案管理借阅制度作用一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理借阅活动中的行为。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理借阅工作合法合规。2.安全保密原则：保护档案的安全，防止档案信息泄露、丢失、损坏等情况发生，维护公司的商业秘密和合法权益。3.服务利用原则：在确保档案安全的前提下，积极为公司各项工作提供档案信息支持，提高档案的利用效率。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理借阅制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，建立健全档案管理体系，确保档案的完整、准确、系统。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计等工作，定期对档案进行清查和盘点。4.按照规定的范围和程序，办理档案借阅手续，对借阅情况进行登记和跟踪管理。5.指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案管理培训和宣传，提高员工的档案意识。（二）借阅部门及人员职责1.借阅部门应指定专人负责档案借阅工作，严格按照本制度的规定办理借阅手续。2.借阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录、拍照、传播档案内容，确保档案的安全和完整。3.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期使用，应提前办理续借手续。4.借阅人员在使用档案过程中发现问题，应及时向档案管理部门报告。三、档案借阅范围（一）公司内部人员借阅范围1.因工作需要，涉及项目研究、业务开展、决策制定等方面，需查阅相关档案资料的公司员工。2.公司内部培训、学习、会议等活动，需要参考档案资料的人员。（二）外部单位借阅范围1.因合作项目、业务往来等原因，经公司领导批准，需要查阅公司相关档案资料的外部单位人员。2.政府部门、司法机关等依法依规要求查阅公司档案资料的，按照相关程序办理借阅手续。四、档案借阅流程（一）内部借阅流程1.申请：借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还时间等信息，并提交所在部门负责人审批。2.审批：部门负责人根据工作需要，对借阅申请进行审核，签署意见后报档案管理部门。3.办理借阅手续：档案管理部门收到借阅申请后，对申请进行审核，如符合借阅条件，办理档案借阅登记手续，向借阅人员发放档案，并告知借阅注意事项。4.归还：借阅人员应在规定的时间内归还档案，归还时档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（二）外部借阅流程1.申请：外部单位因工作需要借阅公司档案资料的，应提前向公司提交《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还时间等信息，并加盖单位公章。2.审批：公司相关业务部门对外部单位的借阅申请进行审核，签署意见后报公司领导审批。3.办理借阅手续：档案管理部门收到公司领导批准的借阅申请后，与外部单位签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，办理档案借阅登记手续，向外部单位发放档案，并告知借阅注意事项。4.归还：外部单位应在规定的时间内归还档案，归还时档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应按照《档案借阅协议》的约定追究外部单位的责任。五、档案借阅期限（一）一般档案借阅期限一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期使用，应提前办理续借手续，续借期限不得超过[X]个工作日。（二）特殊档案借阅期限对于涉及公司核心机密、重要商业信息等特殊档案，借阅期限根据具体情况由档案管理部门与借阅人员协商确定，但最长不得超过[X]个工作日。六、档案借阅注意事项（一）借阅人员要求1.借阅人员必须是公司正式员工或经公司授权的外部人员，严禁非授权人员借阅公司档案。2.借阅人员应具备相应的业务知识和技能，能够正确使用和保管档案，确保档案的安全和完整。（二）档案保管要求1.借阅人员应妥善保管档案，不得将档案带出公司指定的借阅场所，如需在借阅场所外使用档案，应经档案管理部门同意，并采取必要的安全措施。2.借阅人员不得擅自涂改、转借、复印、摘录、拍照、传播档案内容，如需对档案进行上述操作，应经档案管理部门批准，并按照规定的程序办理手续。3.借阅人员在使用档案过程中发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并采取措施进行补救。（三）归还要求1.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况，并办理续借手续。2.归还档案时，借阅人员应确保档案的完整性和准确性，如发现档案有缺页、损坏等情况，应及时向档案管理部门说明原因，并承担相应的责任。七、档案借阅监督与检查（一）监督检查部门公司档案管理部门负责对档案借阅情况进行监督检查，定期对档案借阅记录进行审查，确保档案借阅工作符合本制度的规定。（二）监督检查内容1.档案借阅手续是否齐全，借阅人员是否符合规定。2.档案借阅期限是否符合规定，是否按时归还档案。3.档案保管是否安全，是否存在损坏、丢失等情况。4.档案使用是否规范，是否存在擅自涂改、转借、复印、摘录、拍照、传播档案内容等行为。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的借阅人员，档案管理部门应视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理，并责令其限期改正。2.对于因违规行为导致档案损坏、丢失、泄露等情况的，公司将依法追究相关人员的责任，情节严重的将移交司法机关处理。八、附