单位文书档案保管制度

PAGE单位文书档案保管制度一、总则（一）目的为加强本单位文书档案的科学管理，确保文书档案的完整、安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门形成的各类文书档案的保管工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则文书档案由单位综合档案室集中统一保管，各部门不得自行分散保存。2.真实性原则确保档案内容真实、准确，如实反映单位各项工作活动。3.完整性原则全面收集、整理各类文书档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善文书档案保管制度，并组织实施。2.集中统一管理本单位各类文书档案，包括收文、发文、内部文件、会议文件、合同协议等。3.对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。4.建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。6.按照规定向有关部门移交到期档案。7.对各部门档案管理工作进行指导和监督。（二）各部门1.明确一名档案管理人员，负责本部门文书档案的收集、整理和初步分类工作，并定期向综合档案室移交。2.严格按照档案管理制度的要求，做好本部门档案的日常管理工作，确保档案的安全和完整。3.积极配合综合档案室开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关发来的与本单位有关的文件、指示、通知等。2.本单位制发的各类文件，包括请示、报告、决定、通知、通报、会议纪要等。3.本单位内部形成的工作计划、总结、统计报表、规章制度、会议记录、简报等。4.本单位与外单位签订的合同、协议、意向书等。5.本单位重要活动形成的文件、资料、照片、录像等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.对收集到的文件材料，应进行认真核对，确保文件的完整性和准确性。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类。年度：将档案按形成年度进行划分。机构（问题）：将档案按单位内部机构或问题进行分类。保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，将档案划分为永久、长期、短期三种保管期限。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目编制档案目录，包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目，以便于查找和利用。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放。2.档案装具应排列整齐，便于通风和查找。（三）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放在相应的档案装具中。2.不同保管期限的档案应分开存放，以便于管理和查阅。3.对重要的、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（四）档案保管期限划分1.永久保管的档案本单位制定的法规性文件。本单位召开的重要会议、举办的重大活动形成的主要文件材料。本单位的历史沿革、大事记、组织简则、人员名册、荣誉证书等。本单位与外单位签订的重要合同、协议等。本单位重要的请示、报告、批复等文件。其他具有长远利用价值的文件材料。2.长期保管的档案本单位一般性的文件材料，如年度工作计划、总结、统计报表等。本单位召开的一般性会议形成的文件材料。本单位与外单位签订的一般性合同、协议等。本单位内部的规章制度、工作流程等文件。其他在较长时间内具有查考利用价值的文件材料。保管期限为10年50年。3.短期保管的档案本单位临时性的文件材料。本单位一般性的事务性文件，如便函。其他在较短时间内具有查考利用价值的文件材料。保管期限为1年5年。（五）档案的定期检查1.综合档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，如发现问题应及时采取措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，并存档备查。（六）档案的修复与抢救1.对破损、褪色、霉变等有损坏的档案，应及时进行修复和抢救。2.修复档案应采用科学的方法和技术，确保档案原貌不受损害。3.对重要的、珍贵的档案，应制定专门的抢救方案，进行重点保护。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案利用的法律法规和本单位的档案管理制度。2.服务为本原则以服务单位各项工作为宗旨，积极为利用者提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，确保档案的安全和保密，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本单位内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案，须经本单位领导批准，并办理相关手续。3.司法机关因办案需要查阅本单位档案，须按照法定程序办理相关手续。（三）利用方式1.查阅利用者可到综合档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。2.借阅因工作需要借阅档案的，须经综合档案室负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制利用者如需复制档案，须经综合档案室负责人批准，并按照规定收取复制费用。复制档案应保证内容完整、清晰，与原件一致。（四）利用登记1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、查阅或借阅时间、查阅或借阅内容、利用方式等。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、保管状况等因素。2.价值评估原则根据档案的保存价值和现实利用价值，对档案进行科学评估。3.慎重决定原则对拟销毁的档案，应经过严格的审批程序，慎重做出决定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，确定其保存价值。2.分析比较法将档案与同类档案进行分析比较，判断其价值大小。3.效益评估法从档案利用的社会效益和经济效益等方面进行评估，确定其是否具有保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的档号、文号、责任者、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容。3.将档案销毁清册报本单位领导审批。4.经领导批准后，由综合档案室会同有关部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。5.销毁档案时，应在档案销毁清册上注明销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。6.档案销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为单位各项工作提供及时、准确的档案信息支持。3.加强档案信息的安全保密管理，确保档案信息的安全。（二）信息化管理措施1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。2.档案信息录入将档案的基本信息、内容摘要等录入档案信息管理系统，建立档案目录数据库。3.档案信息检索利用档案信息管