会计凭证档案保管制度

PAGE会计凭证档案保管制度一、总则（一）目的为了加强公司会计凭证档案的管理，确保会计凭证档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的会计凭证档案管理工作。（三）定义1.会计凭证：是指记录经济业务发生或者完成情况的书面证明，包括原始凭证和记账凭证。2.会计凭证档案：是指公司在进行会计核算过程中形成的，记录和反映公司经济业务活动的，具有保存价值的会计凭证及其相关资料。二、会计凭证的归档（一）凭证的整理1.会计人员应在每月结账后，及时对当月的会计凭证进行整理。按照记账凭证的编号顺序，将记账凭证连同所附的原始凭证一起进行整理。2.对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。3.对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定顺序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时以胶水为宜。小票应分张排列，同类同金额的单据尽量粘在一起，同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证（如火车票），可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。4.对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可以用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订凭证时，抽去回形针或大头针。（二）凭证的编号1.记账凭证应按照经济业务发生的先后顺序连续编号，不得跳号、重号。2.记账凭证的编号方式可以采用分数编号法、连续编号法等，但应保持编号的一致性和连续性。（三）凭证的装订1.装订前的准备工作对整理好的会计凭证进行检查，确保凭证的完整性和准确性。准备好装订所需的材料，如凭证封面、封底、包角纸、装订线、胶水等。2.装订方法将整理好的会计凭证按编号顺序排列，然后加上封面和封底。在凭证的左上角打三个孔，孔的位置应距凭证边缘约1.5厘米，孔与孔之间的距离约为2厘米。用装订线穿过三个孔，然后将线拉紧，在凭证的背面打结。将包角纸粘贴在凭证的左上角，将装订线包起来，然后用胶水粘贴牢固。3.装订要求装订应牢固、整齐，不得有压字、掉页、漏页等现象。凭证的封面应填写完整，包括单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数等内容。（四）凭证的装盒1.将装订好的会计凭证装入凭证盒中，凭证盒应标明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数等内容。2.凭证盒应按照年度、月份、凭证种类进行分类存放，便于查找和管理。三、会计凭证档案的保管（一）保管期限1.会计凭证档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。2.具体保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。（二）保管地点1.公司应设立专门的会计凭证档案保管库，保管库应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施。2.会计凭证档案保管库应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定。（三）保管要求1.会计凭证档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。2.会计凭证档案应定期进行检查和核对，确保档案的安全、完整和有效。3.对于损坏、变质的会计凭证档案，应及时进行修复或复制，确保档案的可用性。4.会计凭证档案的借阅和查阅应严格按照规定的程序进行，不得擅自借出或销毁。四、会计凭证档案的借阅与查阅（一）借阅程序1.因工作需要借阅会计凭证档案的，应填写《会计凭证档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限、借阅人姓名等内容。2.《会计凭证档案借阅申请表》经部门负责人审核后，报财务负责人审批。3.财务负责人审批通过后，由档案管理人员按照申请表的要求提供会计凭证档案，并办理借阅登记手续。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还会计凭证档案，如需延期借阅，应重新办理借阅申请手续。（二）查阅程序1.因工作需要查阅会计凭证档案的，应填写《会计凭证档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅人姓名等内容。2.《会计凭证档案查阅申请表》经部门负责人审核后，报财务负责人审批。3.财务负责人审批通过后，由档案管理人员按照申请表的要求提供会计凭证档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人不得在会计凭证档案上涂画、拆封和抽换，如需复印或复制会计凭证档案，应经档案管理人员同意，并办理相关手续。（三）借阅与查阅要求1.借阅和查阅会计凭证档案的人员应爱护档案，不得损坏、丢失档案。2.借阅和查阅会计凭证档案的人员不得擅自将档案带出保管库，如需带出，应经财务负责人批准，并办理相关手续。3.借阅和查阅会计凭证档案的人员应在规定的时间内归还或归还档案，不得逾期不还。五、会计凭证档案的销毁（一）销毁条件1.会计凭证档案保管期满，且符合销毁条件的，可以按照规定进行销毁。2.会计凭证档案保管期满，但其中未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计凭证档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（二）销毁程序1.公司应定期对保管期满的会计凭证档案进行清理，编制《会计凭证档案销毁清册》，注明档案名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数等内容。2.《会计凭证档案销毁清册》经财务负责人审核后，报公司总经理审批。3.公司总经理审批通过后，由档案管理人员会同财务人员共同对保管期满的会计凭证档案进行销毁。4.销毁会计凭证档案时，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清册上签名盖章，并注明销毁日期。（三）销毁要求1.销毁会计凭证档案应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案无法恢复。2.销毁会计凭证档案后，应将销毁清册永久保存，以备查阅。六、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对会计凭证档案的管理工作进行检查，确保档案管理工作符合本制度的要求。2.公司审计部门应定期对会计凭证档案的管理工作进行审计，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.公司应接受财政、审计、税务等有关部门的监督检查，如实