邮政档案业务管理制度

PAGE邮政档案业务管理制度一、总则（一）目的为加强邮政档案业务管理，确保邮政档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在邮政生产经营、管理决策、历史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于[公司/组织名称]及所属各部门、分支机构在邮政档案的形成、收集、整理、保管、利用等业务活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则邮政档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。由专门的档案管理部门负责档案的统筹管理工作，各部门、分支机构应指定专人负责档案的收集、整理和移交，不得擅自分散保存档案。2.真实性原则档案内容应真实反映邮政业务活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。在档案形成过程中，相关人员应如实记录业务活动的各项内容，确保档案原始资料的真实性。3.完整性原则全面收集邮政业务活动中产生的各类档案，保证档案的门类齐全、内容完整。涵盖邮政通信生产、经营管理、基本建设、科研技术、教育培训等各个方面的档案资料，不得遗漏重要信息。4.系统性原则按照档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、编号和整理，使其具有系统性和逻辑性。便于档案的查找、利用和管理，提高档案管理的效率和质量。5.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全。实体安全方面，要做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作；信息安全方面，要加强档案数字化管理过程中的信息保密，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门1.设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导公司/组织的档案管理工作。2.制定和完善邮政档案业务管理制度、工作流程和操作规范，并组织实施。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等具体业务工作。4.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的专业素质和业务能力。5.推进档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和在线利用。（二）档案管理人员1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉邮政业务流程和相关法律法规。2.负责本部门或分支机构档案的日常收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的及时、准确和完整。3.协助档案管理部门做好档案的移交、鉴定、统计等工作，按照档案管理部门的要求提供档案利用服务。4.严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密，防止档案丢失、损坏和泄露。（三）各部门职责1.各部门负责本部门业务活动中形成档案的收集、整理和保管工作，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交档案。2.明确本部门档案管理的责任人，指导和督促本部门员工做好档案的形成和积累工作，确保档案质量。3.在档案管理部门的指导下，参与档案的鉴定、编研和利用等工作，为档案管理工作提供业务支持和信息反馈。三、档案的形成与收集（一）档案形成要求1.邮政业务活动中的各类文件材料应按照规定的格式和要求形成，确保字迹清晰、内容完整、签署齐全。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料。3.电子文件应符合国家相关标准和规范，采用通用格式存储，并确保其真实性、完整性和可读性。同时，应做好电子文件的备份工作，防止数据丢失。（二）收集范围1.邮政通信生产类档案包括邮件收寄、分拣封发、运输、投递等环节产生的各类业务单据、清单、记录、报表等。如邮件详情单、包裹详情单、分拣封发清单、运输交接单、投递记录等。2.经营管理类档案涵盖市场营销、客户服务、财务管理、人力资源管理、行政管理等方面的文件材料。如市场调研报告、客户资料、合同协议、财务报表、员工档案、会议纪要等。3.基本建设类档案有关邮政基础设施建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件材料。如项目可行性研究报告、设计图纸、施工图纸、工程变更记录、竣工验收报告等。4.科研技术类档案邮政科研项目研究、技术创新、设备维护等方面产生的档案资料。如科研项目申请书、研究报告、技术方案、设备技术资料、维修记录等。5.教育培训类档案员工培训计划、培训教材、培训记录、考试成绩等与教育培训相关的文件材料。（三）收集时间1.各部门应在业务活动结束后及时收集本部门形成的档案，并在次年上半年将上一年度的档案整理完毕后移交档案管理部门。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后[X]个工作日内完成收集和初步整理，并及时移交档案管理部门。（四）收集方式1.档案管理人员应定期到各部门进行档案收集，指导和督促各部门做好档案收集工作。2.各部门应指定专人负责将本部门形成的档案及时送交档案管理人员，或按照档案管理部门的要求通过档案管理信息系统进行线上移交。3.对于零散的档案资料，档案管理人员可通过现场查阅、借阅等方式进行收集。四、档案的整理（一）整理原则1.遵循档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保分类科学、合理。3.对档案进行系统化排列和编号，便于查找和统计。（二）分类方法1.年度分类法按照档案形成的年度进行分类，将每年形成的档案分为一个类别。如2020年度档案、2021年度档案等。2.机构分类法根据公司/组织的内部机构设置，将档案分为不同的机构类别。如综合部档案、市场部档案、运营部档案等。3.问题分类法按照档案反映问题的性质进行分类，如邮政业务类、经营管理类、基本建设类等。（三）整理步骤1.装订对纸张破损、大小不一的文件材料进行修补和折叠，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保文件整齐、牢固。2.编页号在每份文件的右上角或右下角编写页号，以便统计和查找。页号应连续编写，不得遗漏或重复。3.编目编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数、备注等项目。案卷题名应准确概括档案的主要内容，简洁明了。4.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写相关信息，如档号、年度、保管期限、机构名称等。五、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合邮政业务特点和实际工作需要，对档案进行科学鉴定。2.全面分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断档案的保存价值。3.鉴定工作应遵循全面审查、重点突出、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）保管期限划分标准1.永久保管反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对邮政业务发展、经营决策、历史研究等具有长远利用价值的档案。如公司章程、重大改革方案、重要会议纪要、历史统计资料等。2.定期保管分为[X]年和[X]年两种期限。保管[X]年的档案：在一定时期内具有查考利用价值的档案。如一般性的业务文件、短期的经营报表、阶段性的培训资料等。保管[X]年的档案：相对重要且需要保存较长时间的档案。如重要合同协议、中期的财务资料、重要项目的过程记录等。（三）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。2.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行清理，提出鉴定意见，并填写档案鉴定表。3.鉴定小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，必要时可组织实地查看或召开鉴定会议，对档案的保存价值进行集体讨论和评估。4.根据鉴定小组的审核意见，确定档案的存毁，并编制档案销毁清册。六、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案保管环境的安全和稳定。3.档案库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，便于档案的管理和利用。（二）档案上架1.按照档案的类别、年度、保管期限等顺序进行上架排列，确保档案存放有序，便于查找。2.在档案架上设置明显的标识牌，注明档案的类别、年度、保管期限等信息。3.对电子档案应进行分类存储，建立电子档案数据库，并定期进行备份，确保电子档案的安全和完整。（三）库房管理1.档案管理人员应定期对档案库房进行检查，查看档案的保管状况，如有无破损、霉变、虫蛀等情况，及时发现并处理问题。2.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁，防止灰尘、杂物等对档案造成损害。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在[X]℃[X]℃之间，湿度应保持在[X]%[X]%之间。七、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密、安全、合法的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为公司/组织的各项工作提供有效服务。2.按照规定的程序和手续办理档案利用手续，不得擅自扩大利用范围或泄露档案机密。3.对档案利用情况进行登记和统计，及时掌握档案利用动态，提高档案利用效率。（二）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅档案，用于业务参考、决策支持、项目研究等。2.外部单位因法律法规规定、合作需要等，经公司/组织批准后查阅、借阅相关档案。3.个人因历史研究、权益维护等正当理由，经公司/组织审核同意后查阅、借阅本人相关档案。（三）利用程序1.内部利用利用部门填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、档号、利用时间等信息，并经部门负责人签字批准。将申请表提交档案管理部门，档案管理人员根据申请内容查找档案，并进行登记。档案管理人员按照规定的时间和地点提供档案供利用人员查阅或借阅，利用人员应在规定的范围内使用档案，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。利用完毕后，利用人员应及时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，确认无误后办理归还手续。2.外部利用外部单位提出档案利用申请，应提交单位介绍信、利用目的说明等相关材料，并经公司/组织相关部门审核批准。档案管理部门根据审核意见，按照内部利用程序办理档案查阅、借阅手续，并对利用过程进行全程监督。利用完毕后，档案管理部门应及时收回档案，并对利用情况进行记录和总结。3.个人利用个人提出档案利用申请，应提交有效身份证件和相关证明材料，说明利用目的和档案内容范围。档案管理部门对申请进行审核，符合条件的，按照内部利用程序办理查阅、借阅手续。个人利用档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得将档案带出指定场所。（四）档案复制1.因工作需要确需复制档案的，利用人员应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途、份数等信息，并经部门负责人签字批准。2.档案管理人员根据申请内容进行审核，经档案管理部门负责人同意后，按照档案保密规定进行复制操作。3.复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明复制日期、份数等信息。复制的档案应与原件具有同等效力，利用人员应妥善保管复制件，不得擅自传播或用于其他非规定用途。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，如档案数量统计表、档案利用情况统计表等，向上级主管部门和公司/组织领导汇报档案管理工作情况。3.对档案统计数据进行分析研究，及时发现档案管理工作中存在的问题，为改进档案管理工作提供依据。（二）移交工作1.各部门应按照规定的时间和要求，将本部门形成的档案及时移交档案管理部门。移交时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，并双方签字确认。2.档案管理部门接收档案后，应对移交的档案进行认真核对和检查，确保档案的完整性和准确性。如发现问题，应及时与移交部门沟通解决。3.对于撤销、合并的部门，其档案应按照规定及时移交档案管理部门进行集中管理。九、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、管理和利用，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，实现档案资源的共享和优化配置，为公司/组织的各项工作提供更加便捷、高效的档案服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息在传输、存储和利用过程中的安全可靠。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理，如去污、裁剪、纠偏等，提高图像质量。3.按照档案分类和编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的快速检索和利用。（三）信息系统功能1.档案录入与管理实现档案基本信息的录入、修改、删除等功能，对档案的形成、收集、整理、保管、利用等全过程进行记录和管理。2.检索查询提供多种检索方式，如按档号、题名、年度、保管期限、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.利用管理记录档案利用申请、审批、查阅、借阅、归还等流程，对利用情况进行统计和分析，实现档案利用的规范化管理。4.安全管理设置用户权限管理功能，对不同用户的操作权限进行严格控制，确保档案信息安全。同时，具备数据备份、恢复、加密等安全防护措施，防止数据丢失和泄露。（四）数据备份与维护1.定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，备份数据应存储