房产中介公司档案制度

PAGE房产中介公司档案制度一、总则（一）目的为加强房产中介公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营管理、业务拓展及历史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性与完整性原则：档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，内容完整无缺漏。3.保密性原则：对涉及公司商业机密、客户隐私等重要档案，严格保密，防止信息泄露。4.便捷利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用，提高工作效率。二、档案管理职责分工（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管公司各类档案，进行分类、编号、编目等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.监督、指导各部门的档案管理工作，开展档案管理培训和宣传。（二）各部门职责1.负责本部门工作中形成档案的收集、整理和初步分类，并定期移交综合管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时归档和妥善保管。3.配合综合管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作。三、档案分类及归档范围（一）行政管理档案1.公司文件：包括公司章程、董事会决议、股东会决议、公司发展规划、年度工作计划与总结等。2.行政公文：上级部门下发的各类文件、公司对外发布的各类通知、通报、报告等。3.会议纪要：公司各类会议形成的纪要，包括周会、月会、季度会、年度总结会等。4.人事档案：员工入职登记表、劳动合同、薪资福利记录、培训记录、绩效考核档案、奖惩记录等。5.印章管理档案：印章使用申请表、印章保管记录、印章变更记录等。6.证照档案：公司营业执照、资质证书、税务登记证、组织机构代码证等各类证照的原件及复印件。（二）业务管理档案1.房源档案：包括房源信息登记表、房屋产权证明、房屋照片、房屋实地勘察记录、房源委托代理合同等。2.客源档案：客户信息登记表、客户需求记录、客户跟进记录、客户成交记录等。3.交易合同档案：房屋买卖合同、租赁合同、居间服务合同等各类交易合同及其相关补充协议。4.业务流程记录：业务接待记录、带看记录、洽谈记录、签约记录、过户手续办理记录等。5.市场调研档案：房地产市场调研报告、区域市场分析报告、竞争对手分析报告等。（三）财务管理档案1.会计凭证：各类原始凭证、记账凭证。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等。3.财务报表：月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。4.税务资料：纳税申报表、税务发票存根联、税务审计报告等。5.财务预算与决算档案：年度财务预算报告、财务决算报告及相关分析资料。（四）客户服务档案1.客户投诉与建议档案：客户投诉记录、处理结果、客户建议及反馈等。2.售后服务档案：房屋交接记录、维修记录、回访记录等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应在工作完成后及时将形成的档案材料收集齐全，不得遗漏。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其存储格式的通用性和可读性，并定期进行备份。（二）整理方法1.分类：按照档案分类方案，将收集到的档案进行分类。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和检索。4.装订：对纸质档案进行整理装订，保持整齐美观，便于保存和查阅。五、档案保管（一）保管场所1.综合管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.纸质档案：按照档案类别和编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，进行分类存储，并建立电子档案索引目录，方便查询。3.对于重要的纸质档案和电子档案，应进行备份，备份存储在不同的物理位置，以防数据丢失。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重大权益、核心业务、历史沿革等具有长远保存价值的档案，如公司章程、董事会决议、重要合同等。2.定期保管：30年保管：如公司年度工作计划与总结、财务报表等重要文件。10年保管：一般性的业务文件、客户资料等。5年保管：时效性较强、使用频率较低的文件，如短期的市场调研资料等。（四）档案清查1.综合管理部门应定期对档案进行清查，每年至少一次，确保档案的完整和安全。2.清查内容包括档案数量、保管状况、存储位置等，发现问题及时记录并采取相应措施进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对清查情况进行总结和分析，提出改进建议。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案，可直接向综合管理部门提出申请，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息。2.涉及公司机密的档案，查阅人应经部门负责人及公司分管领导批准。3.外部单位或个人查阅公司档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司总经理批准。（二）查阅流程1.查阅申请人提交《档案查阅申请表》，按权限审批。2.综合管理部门根据审批结果，安排专人陪同查阅，并提供必要的协助。3.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。4.查阅完毕后，查阅人应及时归还档案，由档案管理人员进行核对和签收。（三）借阅权限1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等信息，按权限审批。2.重要档案的借阅需经公司总经理批准。3.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅申请人提交《档案借阅申请表》，按权限审批。2.综合管理部门根据审批结果，办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记册》，记录借阅人姓名、部门、档案名称及编号、借阅日期、归还日期等信息。3.借阅人凭《档案借阅登记册》领取档案，并在规定期限内归还。4.档案管理人员在借阅人归还档案时，应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题及时向借阅人核实并报告。七、档案保密（一）保密措施1.对涉及公司商业机密、客户隐私等重要档案，应采取加密存储、限制访问权限等措施进行保密。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。3.在档案查阅、借阅过程中，对涉及保密内容的档案，应要求查阅人、借阅人履行保密义务。（二）保密教育1.公司应定期对员工进行档案保密教育，提高员工的保密意识。2.在新员工入职培训中，应将档案保密知识作为重要内容进行培训。（三）违规处理1.对于违反档案保密制度，擅自泄露档案内容的员工，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分。2.如因员工泄密行为给公司造成损失的，公司将依法追究其法律责任。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保档案鉴定的准确性和公正性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。2.档案鉴定小组负责对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经公司分管领导批准后，由档案管理人员和指定的监销人员共同实施销毁。3.销毁档案时，应采