城建档案审核制度细则

PAGE城建档案审核制度细则一、总则（一）目的为加强城建档案管理，确保城建档案的真实性、完整性、准确性和系统性，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本审核制度细则。（二）适用范围本细则适用于本公司/组织所涉及的各类城建档案的审核工作，包括城市规划、建设工程、市政基础设施等项目形成的档案资料。（三）审核原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关城建档案管理的法律法规和行业标准进行审核。2.客观公正原则：审核过程中应秉持客观、公正的态度，不受任何因素干扰。3.全面细致原则：对城建档案的各个方面进行全面审核，确保无遗漏、无差错。4.及时高效原则：在规定时间内完成审核工作，不影响城建档案的整理、归档和利用。二、审核机构与人员（一）审核机构设立专门的城建档案审核小组，负责对各类城建档案进行审核。审核小组由公司/组织内部相关部门的专业人员组成，包括档案管理部门、工程技术部门、规划设计部门等。（二）审核人员职责1.档案管理部门人员：负责审核城建档案的整理规范、分类编号、装订等是否符合要求，确保档案的完整性和系统性。2.工程技术部门人员：从工程技术角度审核档案资料的真实性、准确性，对工程图纸、技术文件、施工记录等进行把关。3.规划设计部门人员：审核与城市规划相关的档案资料，确保其符合规划要求和设计意图。4.审核小组组长：负责组织审核工作，协调各成员之间的工作，对审核结果进行最终把关。三、审核内容（一）档案资料的完整性1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等是否齐全。2.规划设计文件：规划方案、设计图纸、设计变更等是否完整。3.施工过程文件：施工组织设计、施工日志、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录等是否完备。4.竣工验收文件：竣工验收报告、竣工图、工程决算等是否齐全。5.声像档案：项目建设过程中的照片、录像等是否完整。（二）档案资料的真实性1.对工程文件中的签字、盖章进行核实，确保其真实有效。2.审查施工记录、检验报告等数据的真实性，必要时可进行实地核查。3.核对声像档案的拍摄时间、地点、内容等是否与实际情况相符。（三）档案资料的准确性1.审核工程图纸与实际建设情况是否一致，尺寸标注、技术要求等是否准确无误。2.检查文字材料中的数据、表述是否准确，避免出现错别字、歧义等问题。3.确保竣工图与工程实际相符，标注清晰、准确。（四）档案资料的系统性1.按照城建档案分类标准，对档案进行合理分类，确保各类档案之间逻辑清晰。2.检查档案编号是否连续、规范，目录与档案内容是否对应。3.审核档案的装订、编目等是否符合要求，便于查阅和管理。四、审核流程（一）档案提交项目建设单位或相关部门在项目竣工后，按照规定的时间和要求，将整理好的城建档案提交至公司/组织的档案管理部门。（二）初审档案管理部门收到档案后，首先对档案的完整性、系统性进行初审。检查档案的分类、编号、装订等是否符合要求，对不符合规范的档案提出整改意见，要求提交单位进行补充或完善。（三）专业审核1.初审合格后，档案管理部门将档案分发给工程技术部门、规划设计部门等相关专业人员进行审核。2.各专业人员按照审核内容，对档案资料进行详细审查，提出审核意见。对于存在疑问或需要进一步核实的问题，可要求提交单位提供补充材料或进行现场核实。（四）综合会审审核小组组长组织召开综合会审会议，各专业人员汇报审核情况，对审核意见进行汇总和讨论。针对存在的分歧和问题，共同研究解决方案，形成最终的审核结论。（五）反馈与整改1.将审核结论反馈给档案提交单位，对于审核通过的档案，通知其办理归档手续。2.对于审核不通过的档案，明确指出存在的问题及整改要求，提交单位应在规定时间内完成整改，并重新提交审核。（六）归档经审核通过的城建档案，按照规定的程序进行归档保存，建立健全档案检索系统，便于日后查阅和利用。五、审核标准（一）完整性标准1.项目前期文件应涵盖项目从立项到开工前的所有必要文件，缺一不可。2.规划设计文件应包括各个阶段的方案、图纸及变更记录，确保设计过程的完整性。3.施工过程文件应如实记录工程建设的全过程，各项施工记录、检验报告等应连续、完整。4.竣工验收文件应齐全，能够充分证明工程已按要求完成并通过验收。5.声像档案应能够全面反映项目建设的重要环节和关键节点。（二）真实性标准1.所有文件上的签字、盖章必须真实有效，符合相关规定。2.工程记录和数据应来源于实际施工过程，不得伪造或篡改。3.声像档案应是现场拍摄或录制的原始资料，不得进行后期合成或伪造。（三）准确性标准1.工程图纸的尺寸标注、技术要求等应准确无误，与实际施工相符。2.文字材料中的数据、表述应清晰、准确，避免模糊不清或歧义。3.竣工图应准确反映工程竣工后的实际情况，标注清晰、规范。（四）系统性标准1.档案分类应科学合理，符合城建档案分类标准，便于管理和查阅。2.档案编号应连续、规范，目录应与档案内容一一对应，便于检索。3.档案的装订、编目等应符合要求，保持档案的整齐、美观。六、审核记录与档案管理（一）审核记录1.建立审核记录台账，详细记录每一批次城建档案的审核情况，包括档案提交时间、审核人员、审核意见、整改情况等。2.审核过程中形成的各类文件、资料，如审核意见表、会审记录等，应妥善保存，作为审核工作的重要依据。（二）档案管理1.经审核通过的城建档案，应按照规定的保管期限进行分类存放，确保档案的安全与完整。2.建立档案数字化管理系统，将重要的城建档案进行数字化处理，方便远程查阅和利用。3.定期对城建档案进行清查和盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题。七、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织内部设立监督部门，对城建档案审核工作进行定期监督检查，确保审核工作严格按照制度执行。2.接受上级主管部门、相关行业协会等的监督指导，对提出的意见和建议及时进行整改落实。（二）考核办法1.制定审核人员考核标准，对审核人员的工作质量、效率、责任心等进行量化考核。