档案管理问责机制制度

PAGE档案管理问责机制制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本档案管理问责机制制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范与责任追究。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.责任明确原则：明确各部门及人员在档案管理工作中的职责，做到责任清晰，便于问责。3.客观公正原则：以事实为依据，对档案管理工作中的违规行为进行客观公正的认定和处理。4.预防为主原则：通过建立健全问责机制，加强教育和监督，预防档案管理违规行为的发生。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家档案管理法律法规和公司档案管理制度，制定和完善档案管理工作流程与规范。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案业务培训与交流。4.开发利用档案信息资源，为公司各项工作提供档案查询、借阅等服务。5.定期对公司档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.按照公司档案管理规定，定期向档案管理部门移交应归档的档案。3.建立本部门档案管理台账，记录档案的形成、保管、利用等情况。4.配合档案管理部门开展档案管理工作，接受档案管理部门的指导和监督。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理工作纪律，保守档案机密。2.认真履行档案管理各项职责，做好档案的日常管理工作，确保档案安全。3.积极参与档案业务培训，不断提高档案管理业务水平。4.及时完成领导交办的其他档案管理相关工作任务。三、档案收集与归档（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料，均应纳入档案收集范围。2.具体包括但不限于行政管理文件、业务合同协议、财务报表、技术资料、人事档案、项目文档等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和归档要求，及时收集本部门的档案资料。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失。3.对于重要档案资料，应同时收集电子版本，并确保电子文件与纸质文件内容一致。（三）归档期限1.一般文件材料应在次年上半年归档完毕。2.重大活动、重要项目、专项工作等形成的档案，应在活动结束或项目完成后[X]个月内归档。3.人事档案应按照人事管理规定及时归档。（四）归档程序1.各部门档案收集人员对收集的档案进行初步整理，按照分类方案进行分类、编号、编目等工作。2.将整理好的档案移交本部门档案管理人员进行审核，审核无误后填写档案移交清单。3.各部门档案管理人员定期将应归档的档案移交至公司档案管理部门，办理正式移交手续。四、档案整理与保管（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理工作效率。（二）整理方法1.按照档案分类方案，对档案进行分类，确定一级类目、二级类目等。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应清晰准确。4.对破损、褪色的档案进行修复，对字迹模糊或易退变的档案进行复制。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持适宜的温度、湿度，定期进行检查和维护。3.对档案进行科学存放，按照类别、保管期限等进行排列，便于查找和管理。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管状况等信息。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应符合国家法律法规和公司相关规定。2.服务公司原则：充分发挥档案的服务作用，为公司各项工作提供支持。3.安全保密原则：确保档案在利用过程中的安全与保密，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.档案查询：公司内部人员因工作需要可到档案管理部门查询档案，档案管理部门应提供必要的查询服务。2.档案借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应按照规定办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期应办理续借手续。3.档案复制：根据利用需求，可对档案进行复制。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）借阅手续1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息。2.所在部门负责人签字审批。3.档案管理部门对借阅申请进行审核，审核通过后办理借阅登记手续，向借阅人发放档案。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录、传播档案内容。5.借阅人归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案是否完整无损，如有问题应及时查明原因并追究责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，综合判断档案的价值。2.准确认定原则：依据档案鉴定标准，准确认定档案的保管期限和存毁价值。3.集体鉴定原则：成立档案鉴定小组，对档案鉴定工作进行集体研究和决策。（二）鉴定标准1.对已过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。2.对虽未过保管期限，但因内容重复、资料老化等原因失去利用价值的档案，可进行精简或销毁。3.对涉及公司商业秘密、知识产权等重要信息的档案，应延长保管期限，严格控制利用范围。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清查，提出需要鉴定的档案清单。2.成立档案鉴定小组，成员包括档案管理部门负责人、相关业务部门代表等。3.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的存毁价值。4.对拟销毁的档案编制销毁清单，经公司领导审批后进行销毁。（四）销毁要求1.销毁档案应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称和数量等，记录由档案管理部门保存。3.销毁清单应永久保存，以备查考。七、档案管理问责情形（一）档案收集环节1.未按照规定及时收集档案资料，导致档案缺失或不完整。2.收集的档案资料不符合要求，存在涂改、伪造、损毁等情况。3.对重要档案资料未同时收集电子版本，或电子文件与纸质文件内容不一致。（二）档案整理环节1.未按照档案整理原则和方法进行整理，导致档案分类混乱、编号错误、目录不清等。2.对档案整理工作敷衍了事，未认真审核，造成整理质量低下。（三）档案保管环节1.未按照保管要求设置档案库房或配备保管设备，导致档案受损。2.未定期对档案库房进行检查和维护，未及时发现并处理档案保管中的问题。3.档案存放混乱，查找困难，影响档案利用效率。4.未建立档案保管台账或台账记录不完整、不准确。（四）档案利用与借阅环节1.未按照规定办理档案查询、借阅手续，擅自提供档案服务。2.将档案转借他人或擅自扩大档案利用范围，造成档案信息泄露。3.借阅人未妥善保管借阅的档案，导致档案丢失或损坏。（五）档案鉴定与销毁环节1.未按照鉴定原则和标准进行档案鉴定，误判档案存毁价值。2.未履行档案销毁审批手续，擅自销毁档案。3.销毁档案过程不符合要求，未进行有效记录。八、问责方式与程序（一）问责方式1.批评教育：对情节较轻的档案管理违规行为，给予批评教育，责令限期改正。2.警告：对违规行为予以警告，提醒其注意遵守档案管理规定。3.罚款：根据违规情节和造成的损失，处以一定金额的罚款。4.降职或免职：对严重违规且影响较大的人员，给予降职或免职处理。5.法律责任追究：对违反法律法规的档案管理行为，依法追究其法律责任。（二）问责程序1.发现档案管理违规行为后，由档案管理部门进行调查核实，收集相关证据。2.档案管理部门提出问责建议，填写问