公司档案合同保密制度

PAGE公司档案合同保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案合同管理，保护公司及相关方的商业秘密和敏感信息，维护公司合法权益，特制定本保密制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、合作伙伴、供应商以及所有接触公司档案合同的人员。（三）定义1.公司档案：指公司在经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等，包括但不限于合同协议、财务报表、业务数据、技术文档、人事档案等。2.合同：指公司与外部单位或个人签订的各类协议、契约等法律文件。3.保密信息：指涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息、财务信息等不为公众所知悉、能为公司带来经济利益、具有实用性且公司采取保密措施的信息。二、保密责任（一）公司责任1.建立健全档案合同保密管理制度，明确保密工作流程和要求。2.为员工提供必要的保密培训和教育，提高员工保密意识。3.对涉及保密信息的场所、设备等采取安全保密措施。4.对违反保密制度的行为进行调查处理，并追究相关人员责任。（二）员工责任1.严格遵守本保密制度，妥善保管和使用公司档案合同及保密信息。2.未经公司书面授权，不得向任何第三方披露公司档案合同及保密信息。3.在工作中如需使用公司档案合同及保密信息，应按照规定的程序和方式进行，确保信息安全。4.离职时，应将所保管的公司档案合同及保密信息全部归还公司，并办理相关交接手续。（三）合作伙伴及供应商责任1.与公司签订保密协议，承诺遵守公司的保密制度。2.对在合作过程中知悉的公司档案合同及保密信息予以保密，不得擅自使用或披露。3.如发现保密信息被泄露或可能被泄露，应及时通知公司，并采取措施防止损失扩大。三、档案合同管理（一）档案管理1.档案收集各部门应指定专人负责收集本部门在工作中形成的各类文件、资料，确保档案的完整性和准确性。对于重要的合同协议、会议纪要等文件，应及时送交档案管理部门归档。2.档案整理档案管理部门对收集到的档案进行分类、编号、装订等整理工作，建立档案目录和索引，便于查询和利用。对电子档案应进行备份，并按照规定的格式和存储位置进行保存。3.档案保管公司应设立专门的档案库房，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案的安全保管。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对涉及保密信息的档案，应采取加密存储、限制访问等措施，防止信息泄露。4.档案查阅公司内部人员如需查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照审批意见提供档案，并对查阅情况进行登记。查阅人员不得擅自复印、拍照、摘录档案内容。涉及保密信息的档案查阅，应严格控制查阅范围和审批程序，确保信息安全。5.档案借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。归还时，档案管理人员应认真核对档案内容和完整性。6.档案销毁对已超过保管期限或失去保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写档案销毁申请表，经公司领导审批后进行销毁。档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。（二）合同管理1.合同签订合同签订前，业务部门应进行充分的市场调研和风险评估，并对合同对方的主体资格、信用状况等进行审查。合同文本应明确双方的权利义务、保密条款、违约责任等内容，确保合同的合法性和有效性。合同签订过程中，应严格按照公司规定的审批流程进行，由相关部门负责人、法务人员、财务人员等进行审核，确保合同符合公司利益和法律法规要求。2.合同履行合同履行部门应按照合同约定及时履行义务，并对合同履行情况进行跟踪和记录。如发现合同履行过程中出现问题或纠纷，应及时与对方沟通协商，并向公司领导和相关部门报告，采取有效措施解决问题，维护公司合法权益。3.合同变更与解除合同变更或解除应经双方协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的申请应按照公司规定的审批流程进行，确保变更或解除行为的合法性和合理性。合同变更或解除后，应及时对相关档案进行更新和处理，确保档案信息的准确性。4.合同归档合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料送交档案管理部门归档。档案管理部门应按照档案管理要求进行整理、保管和利用。四、保密措施（一）物理安全措施1.对存放公司档案合同及保密信息的场所进行安全防护，安装门禁系统、监控设备等，限制无关人员进入。2.对存储保密信息的计算机、服务器、存储设备等进行加密处理，并设置访问权限，防止信息被非法获取。3.定期对办公场所、设备等进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。（二）网络安全措施1.建立公司内部网络安全防护体系，安装防火墙、入侵检测系统等，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。2.对公司内部网络进行分段管理，严格控制不同区域之间的网络访问权限，防止内部网络信息泄露。3.加强无线网络安全管理，设置高强度密码，并采用WPA2或更高级别的加密协议。4.定期对网络系统进行漏洞扫描和修复，确保网络安全稳定运行。（三）人员管理措施1.对涉及公司档案合同及保密信息的人员进行背景审查，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.加强员工保密培训和教育，定期组织保密知识培训、案例分析等活动，提高员工保密意识和技能。3.对员工的工作行为进行监督和管理，发现违规行为及时纠正和处理。4.在员工离职时，进行离职审计和保密提醒，确保员工妥善交接工作和保密信息。（四）文件管理措施1.对公司档案合同及保密信息进行分类分级管理，根据信息的敏感程度和重要性采取不同的保密措施。2.在文件的起草、打印、复印、传递、存储等过程中，严格按照保密规定进行操作，确保文件安全。3.对重要文件进行加密存储，并设置访问密码，只有经过授权的人员才能访问。4.定期对文件进行备份，防止文件丢失或损坏。五、保密信息的范围（一）商业秘密1.公司的经营策略、市场计划、销售渠道、客户名单、价格体系等。2.公司的产品研发、技术创新、工艺流程、技术诀窍等。3.公司的财务状况、财务报表、资金运作、成本核算等。（二）技术秘密1.公司拥有的专利技术、商标、著作权等知识产权。2.公司正在研发或尚未公开的技术方案、技术成果等。3.公司的技术标准、技术规范、技术文档等。（三）客户信息1.客户的基本资料、联系方式、交易记录等。2.客户的需求偏好、购买意向、合作意向等。3.与客户签订的保密协议、合作协议等相关文件。（四）其他保密信息1.公司内部的管理流程、规章制度、会议纪要等。2.公司尚未公开的重大决策、投资项目、业务活动等。3.其他涉及公司利益且公司认为需要保密的信息。六、保密协议（一）协议签订1.公司与员工、合作伙伴、供应商等签订保密协议，明确双方的保密权利和义务。2.保密协议应包括保密信息的范围、保密期限、违约责任等内容，确保协议的有效性和可操作性。（二）协议履行1.协议双方应严格按照保密协议的约定履行各自的义务，确保保密信息的安全。2.如一方违反保密协议，应承担违约责任，赔偿对方因此遭受的损失。（三）协议变更与解除1.保密协议的变更或解除应经双方协商一致，并签订书面协议。2.在保密协议变更或解除后，双方应按照新的协议内容履行义务。七、监督与检查（一）监督机制1.公司设立保密管理工作小组，负责对公司档案合同保密制度的执行情况进行监督检查。2.定期对公司各部门的保密工作进行检查，发现问题及时督促整改。（二）违规处理1.对于违反本保密制度的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处理。2.如因员工违反保密制度给公司造成损失的，公司将依法追究其赔偿责任。3.对于合作伙伴、供应商等违反保密协议的行为，公司将按照协议约定追究其违约责任，并采取相应的法律措施维护公司权益。八、培训与教育（一）培训计划1.制定年度保密培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间等。2.培训内容应包括保密法律法规、