公司档案文书管理制度

PAGE公司档案文书管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案文书管理，确保档案文书的完整、准确、系统和安全，提高档案文书的利用价值，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案文书由综合管理部门集中统一管理，确保档案文书的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案文书应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案文书的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案文书的安全保密工作，防止档案文书的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：优化档案文书管理流程，提高档案文书的检索和利用效率，方便公司各部门及员工查阅和使用。二、档案文书管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司档案文书管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案文书的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.负责对公司各部门档案文书管理工作进行指导、监督和检查。4.负责档案文书管理信息化建设，提高档案文书管理的效率和水平。5.负责组织档案文书管理人员的业务培训，提高档案文书管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门档案文书的收集、整理、归档和保管工作，并定期向综合管理部门移交。2.负责建立本部门档案文书管理台账，记录档案文书的收集、整理、归档和保管情况。3.负责按照公司档案文书管理制度的要求，规范本部门档案文书的形成、积累和整理工作。4.负责本部门档案文书的安全保密工作，防止档案文书的丢失、损坏和泄密。5.负责配合综合管理部门做好档案文书的查阅、借阅和利用工作。（三）档案文书管理人员职责1.负责档案文书的日常管理工作，包括收集、整理、归档、保管和利用等。2.负责档案文书管理信息化系统的操作和维护，确保档案文书信息的安全和准确。3.负责对档案文书进行分类、编号、编目和装订，建立档案文书检索目录。4.负责档案文书库房的管理，做好档案文书的防潮、防虫、防火、防盗等工作。5.负责按照规定的程序和手续，办理档案文书的查阅、借阅和利用工作。6.负责对档案文书的利用情况进行登记和统计，及时反馈档案文书利用效果。三、档案文书的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、终止过程中形成的各类文件材料，包括公司章程、营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。2.公司各项经营活动中形成的文件材料,包括合同协议、业务往来函件、市场调研报告、财务报表等。3.公司内部管理活动中形成的文件材料，包括管理制度、会议纪要、工作计划、工作总结等。4.公司员工人事档案材料，包括员工入职登记表、劳动合同、工资表、考核记录、培训记录等。5.公司固定资产档案材料，包括固定资产购置合同、发票、验收报告、使用说明书等。6.公司知识产权档案材料，包括专利证书、商标注册证、著作权登记证书等。7.其他与公司相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案文书的收集工作，确保档案文书的及时收集和完整。2.档案文书的收集应遵循真实、准确、完整的原则，不得遗漏重要文件材料。3.对于电子文件材料，应及时进行备份，并按照规定的格式和命名规则进行存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，进行分类整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案文书的来源、时间、内容和形式等特征，将档案文书分为不同的类别，如行政管理类、经营管理类、人事管理类、财务管理类、固定资产管理类、知识产权管理类等，并在每类下再细分若干小类。2.编号：对每一份档案文书进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案文书的查找和管理。3.编目：编制档案文书目录，目录应包括档案文书的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于查阅和检索。4.装订：对档案文书进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅，并保持档案文书的原貌。四、档案文书的归档与保管（一）归档期限1.公司设立、变更、终止过程中形成的文件材料，应在相关事项办理完毕后[X]个工作日内归档。2.公司各项经营活动中形成的文件材料，应在活动结束后[X]个工作日内归档。3.公司内部管理活动中形成的文件材料，应在文件材料形成后的[X]个工作日内归档。4.公司员工人事档案材料，应在员工离职后[X]个工作日内归档。5.公司固定资产档案材料，应在固定资产购置、验收、使用等环节结束后[X]个工作日内归档。6.公司知识产权档案材料，应在知识产权取得、变更、终止等环节结束后[X]个工作日内归档。（二）归档要求1.各部门应按照规定的归档期限，将整理好的档案文书移交综合管理部门归档。2.移交的档案文书应齐全、完整、准确，符合整理要求。3.综合管理部门应认真核对移交的档案文书，对不符合要求的档案文书，应及时退回原部门补充或修正。（三）保管期限1.公司档案文书的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案文书主要包括公司章程、营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司设立、变更、终止过程中形成的重要文件材料、公司年度财务报表、审计报告等。3.长期保管的档案文书主要包括公司各项经营活动中形成的重要合同协议、业务往来函件、市场调研报告、公司内部管理制度、会议纪要、工作计划、工作总结等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案文书主要包括公司日常工作中形成的一般性文件材料，保管期限为[X]年。（四）保管方式1.纸质档案文书应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防潮、防虫、防火、防盗等条件。2.电子档案文书应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放。3.档案文书应按照类别、保管期限等进行分类存放，并建立档案文书存放索引，便于查找和管理。（五）保管期限的变更与销毁1.档案文书保管期限届满后，综合管理部门应会同相关部门对档案文书进行鉴定，根据鉴定结果确定档案文书的存毁。2.对需要销毁的档案文书，应编制销毁清单，经公司领导批准后，由综合管理部门负责组织销毁。3.销毁档案文书时，应指定专人负责监销，确保档案文书的彻底销毁。4.档案文书保管期限需要变更的，应由综合管理部门提出申请，经公司领导批准后进行变更。五、档案文书的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案文书，应填写《档案文书查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.公司外部人员查阅档案文书，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案文书查阅申请表》，经公司领导批准后，到综合管理部门查阅。（二）查阅要求1.查阅档案文书时，查阅人员应在档案文书查阅登记簿上登记查阅时间、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅人员应爱护档案文书，不得在档案文书上涂改、标记、抽换、损坏等。3.查阅人员如需复印或摘录档案文书内容，应经综合管理部门负责人批准，并按照规定的程序办理。（三）借阅权限1.公司内部人员借阅档案文书，应填写《档案文书借阅申请表》，经所在部门负责人和综合管理部门负责人批准后，到综合管理部门借阅。2.公司外部人员借阅档案文书，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案文书借阅申请表》，经公司领导批准后，到综合管理部门借阅。（四）借阅要求1.借阅档案文书时，借阅人员应在档案文书借阅登记簿上登记借阅时间、借阅内容、借阅目的、归还时间等信息。2.借阅人员应妥善保管档案文书，不得转借他人或带出公司。3.借阅人员如需延长借阅期限，应提前向综合管理部门提出申请，经批准后方可延长。4.借阅人员归还档案文书时，应确保档案文书的完整、无损，综合管理部门应认真核对档案文书的归还情况。六、档案文书的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案文书管理信息化系统，实现档案文书的电子化管理，提高档案文书管理的效率和水平。（二）信息化系统功能1.档案文书录入：实现档案文书的电子化录入，包括档案文书的基本信息、内容摘要、附件等。2.档案文书检索：提供多种检索方式，如按编号、名称、日期、来源、保管期限等进行检索，方便用户快速查找档案文书。3.档案文书借阅管理：实现档案文书借阅申请、审批、登记、归还等流程的电子化管理。4.档案文书统计分析：对档案文书的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为公司档案文书管理提供决策支持。5.安全保密管理：设置用户权限，对档案文书进行加密存储，确保档案文书信息的安全保密。（三）信息化系统维护1.综合管理部门应指定专人负责档案文书管理信息化系统的维护和管理，确保系统的正常运行。2.定期对档案文书管理信息化系统进行备份，防止数据丢失。3.及时更新档案文书管理信息化系统的软件和硬件，提高系统的性能和安全性。七、档案文书管理的监督与检查（一）监督检查内容1.档案文书管理制度的执行情况。2.档案文书的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作情况。3.档案文书管理信息化建设情况。4.档案文书管理人员的业务素质和工作责任心。（二）监督检查方式1.定期检查：综合管理部门每年定期对公司各部门档案文书管理工作进行检查。2.不定期抽查：综合管理部门不定期