施工单位档案移交制度

PAGE施工单位档案移交制度一、总则（一）目的为加强施工单位档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统，便于工程竣工验收、交付使用后的维护、管理以及日后查阅利用，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本档案移交制度。（二）适用范围本制度适用于本施工单位承担的各类工程项目档案的移交管理工作，包括新建、改建、扩建等建设工程。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容应如实反映工程建设全过程，确保档案信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖工程建设各个环节形成的各类文件资料，保证档案的全面性。3.准确性原则：文件资料的记录应准确无误，数据真实，表述清晰。4.规范性原则：档案整理、编制应符合国家及行业规定的标准和规范。5.及时性原则：各部门应及时整理、移交档案，避免积压延误。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，指导、监督各部门档案管理工作。2.集中统一管理本单位工程项目档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订等工作。3.组织档案的移交审核，确保移交档案符合要求。4.建立档案检索系统，便于档案的查询利用。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。（二）项目负责人职责1.负责本项目档案管理工作的组织协调，确保档案工作与工程建设同步进行。2.督促项目各部门及时形成、收集、整理各自工作范围内的档案资料，并定期检查档案整理情况。3.对项目档案的完整性、准确性负责，审核档案移交清单，向档案管理部门移交档案。（三）各部门职责1.负责本部门在工程建设过程中形成的各类文件资料的收集、整理、归档工作，并按照规定时间向档案管理部门移交。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时收集和妥善保管。3.配合档案管理部门做好档案的审核、移交等工作，提供必要的协助和支持。三、档案收集与整理（一）收集范围1.工程前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.工程勘察、设计文件，如地质勘察报告、初步设计、施工图设计等。3.工程施工过程中形成的文件，包括施工组织设计、施工方案、技术交底、图纸会审记录、工程变更通知、施工日志、材料设备质量证明文件、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。4.工程监理文件，如监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.工程竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。6.其他与工程建设有关的文件资料，如往来信函、会议纪要、合同协议等。（二）整理要求1.分类标准：按照工程建设程序和档案内容的性质，分为工程前期文件、工程勘察设计文件、工程施工文件、工程监理文件、工程竣工验收文件等类别。2.组卷方法：同一类别的文件资料按照时间顺序、重要程度等进行组卷，每卷厚度不宜过厚，一般以不超过20mm为宜。3.编号规则：对每卷档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号格式可采用“项目名称类别卷号”，例如“XX大厦工程工程施工文件001”。4.编目要求：编制档案目录，目录应包括案卷号、题名、日期、页号、备注等内容，确保目录清晰准确，便于查阅。5.装订要求：档案应采用A4纸张打印或复印，左侧装订，装订应牢固整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。四、档案移交流程（一）移交准备1.项目竣工后，项目负责人组织各部门对项目档案进行全面自查，确保档案资料齐全、完整、准确、规范。2.档案管理部门对自查情况进行指导和检查，对不符合要求的档案提出整改意见，督促相关部门进行整改。3.各部门按照整改意见对档案进行补充完善，整理成册，并编制档案移交清单，清单应包括档案名称、卷号、份数、日期等详细信息。（二）移交申请项目负责人在档案自查合格后，向档案管理部门提交档案移交申请，申请内容包括项目名称、建设内容、档案整理情况、移交时间等。（三）移交审核1.档案管理部门收到移交申请后，组织专人对移交档案进行审核。审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性、系统性等。2.审核人员对照档案移交清单，逐一核对档案资料，对不符合要求的档案，通知相关部门限期整改，直至审核通过。3.审核通过后，档案管理部门在档案移交清单上签字确认，并注明审核意见。（四）档案移交1.经审核合格的档案，由项目负责人组织相关部门向档案管理部门进行移交。移交时，双方应办理交接手续，在档案移交清单上签字盖章，注明移交日期。2.档案管理部门接收档案后，应及时将档案入库保管，并更新档案检索系统，确保档案能够快速准确查询。五、档案保管与利用（一）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对纸质档案应定期进行检查，发现问题及时处理，如发霉、受潮、破损等情况，应采取相应的修复措施。4.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全和完整。（二）利用规定1.本单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并对查阅过程进行监督，确保档案资料的安全。3.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房，严禁在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。4.外单位人员因特殊原因需要查阅档案的，应持单位介绍信，经本单位主管领导批准后，方可查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同，并按照规定办理查阅手续。5.档案一般不得外借，如有特殊情况需要外借的，应经本单位主管领导批准，并办理外借手续，限期归还。外借期间，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、慎重处理的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保存价值。（三）鉴定标准根据国家有关规定和本单位实际情况，制定档案鉴定标准。鉴定标准应考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清查，确定需要鉴定的档案范围。2.鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的保存价值，分为永久保存、长期保存、短期保存和销毁四类。3.对确定为销毁的档案，编制档案销毁清单，清单应包括档案名称、卷号、份数、日期等详细信息。4.档案销毁清单经本单位主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。（五）销毁记录档案销毁后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁情况记录在案，归档保存。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、移交、保管、利用等情况。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。3.对违反档案管理制度的行为，视情节轻重，给予批评教育、责令改正等处理措施。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，将档案管理工作纳入各部门绩效考核体系。2.考