首钢档案管理制度

PAGE首钢档案管理制度一、总则（一）目的为加强首钢档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理和发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于首钢总公司及所属各单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立健全档案管理制度，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供便利。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门首钢设立专门的档案管理部门，负责公司档案管理工作的统筹规划、组织协调、监督指导等工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理：负责收集、整理公司各类档案，确保档案的齐全、完整。2.档案保管：妥善保管公司档案，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失。3.档案利用服务：积极为公司各部门提供档案利用服务，及时准确地提供所需档案资料。4.档案信息化建设：推进档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.档案统计与分析：做好档案统计工作，定期对档案管理情况进行分析，为公司决策提供依据。（三）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作：各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的完整、准确。2.及时向档案管理部门移交档案：各部门在完成文件材料整理后，应按照规定的时间和要求，及时将档案移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案管理工作：各部门应积极配合档案管理部门的工作，提供必要的支持和协助，共同做好公司档案管理工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.党群工作类：包括党组织建设、宣传工作、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面的档案。2.行政管理类：包括公司行政事务、人力资源管理、财务管理、审计工作、法务工作等方面的档案。3.经营管理类：包括市场营销、生产管理、质量管理、物资管理、设备管理等方面的档案。4.生产技术类：包括产品研发、工艺技术、生产流程、技术改造等方面的档案。5.基本建设类：包括工程项目建设、土地管理、房屋建设等方面的档案。6.科研项目类：包括科研项目立项、研究过程、成果鉴定等方面的档案。7.设备仪器类：包括设备购置、安装调试、运行维护、报废处置等方面的档案。8.会计档案类：包括会计凭证、会计账簿、财务报告等方面的档案。9.职工档案类：包括职工个人基本信息、工作经历、工资待遇、奖惩情况等方面的档案。（二）档案编号1.编号原则：档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性的原则，确保档案编号的科学性和实用性。2.编号方法：采用分类编号法，按照档案分类体系，为每一类档案编制一个固定的编号。编号由字母和数字组成，字母表示档案类别，数字表示档案顺序号。例如：党群工作类档案编号为DQ，行政管理类档案编号为XZ，经营管理类档案编号为JY，生产技术类档案编号为SC，基本建设类档案编号为JS，科研项目类档案编号为KY，设备仪器类档案编号为SY，会计档案类档案编号为KJ，职工档案类档案编号为ZG。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围：公司各部门在工作活动中形成办理完毕、具有保存价值的各种文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像材料等，均应纳入档案收集范围。2.收集要求：各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门的文件材料，并进行初步整理。文件材料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签署完备。3.收集时间：各部门应在每年年底前，将本年度形成的文件材料整理完毕，并移交档案管理部门。对于重大活动、重要项目等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时移交。（二）档案整理1.整理原则：档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：按照档案分类体系，对收集到的文件材料进行分类、组卷、编目、装订等工作。分类：将文件材料按照档案分类标准进行分类，确定其所属类别。组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法进行组卷，每卷厚度应适中，一般不超过20mm。编目：对每卷档案编制卷内目录，包括序号、文件题名、日期、文号、责任者、页数等内容。同时，编制案卷目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、密级等内容。装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案的整齐、牢固。五、档案的保管（一）保管场所1.档案库房：公司应设立专门的档案库房，用于存放档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案装具：档案库房应配备符合标准的档案装具，如档案架、档案柜等，确保档案存放整齐、有序。（二）保管要求1.档案存放：按照档案分类体系和编号顺序，将档案存放于档案库房的相应位置。不同类别档案应分开存放，便于查找和管理。2.档案保护：定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复，对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。3.库房管理：加强档案库房的管理，保持库房清洁卫生，温度、湿度应符合规定要求。严禁在档案库房内吸烟、用火、存放易燃、易爆物品等。六、档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可以查阅、借阅公司档案。外单位因工作需要查阅公司档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.内部查阅：公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.内部借阅：公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.外部查阅：外单位查阅公司档案，应提前向公司提出书面申请，说明查阅目的、范围等内容，经公司主管领导批准后，到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。如需摘抄、复制、拍照档案内容的，应经档案管理部门负责人同意，并办理相关手续。4.外部借阅：外单位借阅公司档案，应按照国家有关规定办理相关手续，并经公司主管领导批准。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅期间，借阅单位应妥善保管档案，不得擅自转借、转让、涂改、伪造档案内容。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称、查阅（借阅）目的、归还日期等内容。七七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，准确判定档案的价值，确保档案的真实性、完整性和系统性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定内容档案鉴定工作主要对档案的内容、来源、时间、形式等方面进行审查，确定档案的保存价值。具体内容包括：1.档案内容：审查档案内容是否反映公司重要活动、重要决策、重要业务等，是否具有历史价值、现实价值和科学研究价值。2.档案来源：审查档案的形成部门、形成时间、形成背景等，确定档案的可靠性和完整性。3.档案时间：审查档案形成的时间，判断档案是否具有时效性。4.档案形式：审查档案的载体形式、记录方式等，确定档案的保存期限。（四）鉴定标准根据档案的保存价值，将档案划分为永久保存、长期保存和短期保存三个保管期限。1.永久保存：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司发展有长远利用价值的档案，应列为永久保存。2.长期保存：凡是反映公司一般职能活动和重要业务工作的，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为长期保存。长期保存期限一般为[X]年。3.短期保存：凡是反映公司一般性业务工作的，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为短期保存。短期保存期限一般为[X]年。（五）销毁程序1.编制销毁清单：档案鉴定工作小组对经过鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等内容。2.审批：《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核，报公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁实施：档案销毁工作应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销。销毁过程中，应确保档案信息彻底销毁，不得泄露。4.销毁记录：档案管理部门应对档案销毁情况进行记录，包括销毁日期、销毁档案名称、数量、销毁方式等内容，并将销毁记录归档保存。八、档案的统计与移交（一）档案统计1.统计内容：档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行统计。统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况、鉴定销毁情况等。2.统计方法：档案统计工作应定期进行，采用报表、台账等形式进行统计，并及时向上级主管部门报送档案统计报表。（二）档案移交1.移交范围：公司所属单位撤销、合并、分立时，应按照规定将档案移交给公司档案管理部门或其他指定单位。2.移交要求：档案移交应编制档案移交清单，注明档案名称、编号、数量、保管期限等内容，并办理交接手续。交接双方应签字确认，确保档案移交的完整性和准确性。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进档案信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立档案数据库。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能的信息化管理。3.网络安全保障：加强档案信息管理系统的网络安全保障，采取防火墙、入侵检测、数据加密、用户认证等技术措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.数据录入：档案管理人员应按照档案整理要求，将档案信息准确录入档案信息管理系统，确保数据的完整性和准确性。2.数据