档案管理岗位制度职责

PAGE档案管理岗位制度职责一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实、准确地反映公司各项活动的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息的安全。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立档案管理部门，负责公司档案的统一管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.建立健全档案管理制度，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.对档案进行分类、编号、编目，编制检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁。6.积极开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持。7.负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几类：1.行政管理类：包括公司文件、会议记录、工作计划、工作总结、规章制度等。2.人事管理类：包括员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核等。3.财务管理类：包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。4.业务管理类：包括市场调研、销售合同、采购订单、生产记录等。5.技术资料类：包括产品设计图纸、技术方案、工艺流程、专利资料等。6.其他类：包括公司荣誉证书、资质证书、合同协议、对外宣传资料等。（二）档案编号档案编号采用分类编号法，按照档案类别进行编号。编号格式为：类别代码+年度+流水号。例如：行政管理类档案编号为XZGL+20XX+001。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成部门应在文件办理完毕后，及时将文件整理归档，并移交档案管理部门。3.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查，督促各部门及时归档。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录。3.对档案进行装订、装盒，确保档案的整齐、美观。4.对破损、褪色的档案进行修复或复制，保证档案的可读性。五、档案的归档与保管（一）档案归档1.档案整理完毕后，应及时归档到相应的档案柜或档案库房。2.归档时应按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。3.档案管理人员应建立档案归档登记台账，记录档案的归档时间、档案名称、档案编号等信息。（二）档案保管1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。5.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，严禁无关人员进入档案库房。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人应填写《机密档案查阅申请表》，经公司分管领导批准后，方可查阅。3.外单位人员查阅档案，应持有单位介绍信，经公司总经理批准后，由档案管理人员陪同查阅。（二）查阅登记1.档案管理人员应对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅人姓名、查阅档案名称、查阅目的等信息。2.查阅人员应在档案查阅登记簿上签字确认。（三）档案利用1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。4.档案管理人员应及时收回查阅的档案，并进行核对，确保档案的完整和安全。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.档案鉴定工作应由档案管理人员、业务部门负责人和公司分管领导组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、形成时间、历史价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案的保存期限。（二）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，经公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理，形成电子档案。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案管理信息系统。3.档案检索利用：通过档案管理信息系统，实现档案的快速检索和利用。4.系统维护管理：定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。（三）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案管理信息系统的安全防护。2.对