安全监理管理档案制度

PAGE安全监理管理档案制度一、总则（一）目的为加强公司安全监理管理档案工作，确保安全监理活动的全过程记录真实、完整、有效，便于查询、追溯和管理，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有安全监理项目的档案管理工作，包括但不限于建设工程、市政工程、水利工程等各类涉及安全监理的项目。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容应如实反映安全监理工作的实际情况，确保记录真实可靠。2.完整性原则：涵盖安全监理工作的各个环节，包括监理规划、实施细则、检查记录、整改通知等，保证档案资料完整无缺。3.规范性原则：档案的形成、整理、归档应遵循统一的格式、标准和流程，确保档案管理规范有序。4.保密性原则：对涉及商业秘密、技术秘密和敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）公司档案管理部门职责1.负责制定和完善安全监理管理档案制度，并监督执行。2.指导和监督各项目监理部的档案整理、归档工作。3.集中保管公司重要安全监理档案，建立档案目录和索引，便于查询和利用。4.定期对档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。（二）项目监理部职责1.负责本项目安全监理档案的收集、整理、立卷和归档工作。2.按照档案管理要求，及时将各类安全监理文件资料分类整理，确保档案资料的准确性和完整性。3.明确专人负责档案管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。4.配合公司档案管理部门做好档案的移交、查询等工作。（三）监理人员职责1.严格按照安全监理工作要求，及时形成各类文件资料，并确保其真实、准确、完整。2.在工作过程中，妥善保管好自己所产生的文件资料，及时移交项目监理部档案管理人员。3.协助项目监理部档案管理人员做好档案的整理、归档工作。三、档案分类与编号（一）档案分类1.监理规划类：包括安全监理规划、安全监理实施细则等。2.安全检查类：如日常安全检查记录、专项安全检查记录、季节性安全检查记录等。3.隐患整改类：隐患整改通知单、整改复查记录、隐患排查治理台账等。4.安全会议类：安全监理例会纪要、专题安全会议纪要等。5.安全培训教育类：监理人员安全培训记录、对施工单位人员的安全培训记录等。6.安全事故处理类：事故报告、事故调查处理资料等。7.其他类：与安全监理工作相关的其他文件资料，如安全技术措施审查记录、安全费用使用记录等。（二）编号规则档案编号采用“项目名称分类代码年份顺序号”的格式。例如：[XX工程项目][JL][20XX][001]，其中“JL”为监理类档案分类代码，可根据实际分类进一步细化。通过编号，能够清晰地反映档案的所属项目、类别、时间等信息，便于管理和查找。四、档案收集与整理（一）收集要求1.项目监理部应及时收集安全监理工作中产生的各类文件资料，确保资料的时效性。2.监理人员在工作完成后，应在规定时间内将相关文件资料移交项目监理部档案管理人员。3.对于外来文件，如建设单位、施工单位等提供的与安全监理相关的文件，应及时进行签收、登记，并纳入档案管理范畴。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的文件资料进行分类整理。2.每份文件资料应保持完整，如有破损、缺失应及时修复和补充。3.对文件资料进行编号、编目，编制目录清单，注明文件名称、编号、日期、来源等信息，便于查阅。4.对于图纸类资料，应折叠成A4规格，并在右下角加盖档案章，注明档号、图号、张数等信息。五、档案归档与保管（一）归档要求1.项目监理部应定期（每月或每季度）将整理好的档案移交公司档案管理部门归档。2.归档时，应填写档案移交清单，双方签字确认，确保档案移交的准确性和完整性。3.公司档案管理部门对归档的档案进行审核，如发现问题应及时通知项目监理部进行整改。（二）保管要求1.公司档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应按照类别、年度、项目顺序排列存放，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。六、档案查阅与借阅（一）查阅要求1.公司内部人员因工作需要查阅安全监理档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、损坏档案。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记表上签字确认。（二）借阅要求1.因特殊原因需要借阅安全监理档案的，应填写档案借阅申请表，经公司分管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上批注、涂改、污损，确保档案的安全和完整。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时报告并追究责任。七、档案保密与销毁（一）保密要求1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密和敏感信息的档案，不得泄露给无关人员。2.在档案查阅、借阅过程中，如涉及保密内容，应采取相应的保密措施，确保信息安全。3.对档案库房应加强管理，限制无关人员进入，防止档案信息泄露。（二）销毁要求1.对已失去保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写档案销毁申请表，报公司分管领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，在监督人员的监督下进行，确保销毁彻底。3.销毁档案时，应编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量等信息，监销人员和销毁人员应在清单上签字确认。4.档案销毁清单应长期保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立安全监理管理档案信息化系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平，方便档案的查询、利用和统计分析。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备和档案管理软件，对档案进行数字化录入和存储。2.建立档案数据库，对档案信息进行分类、索引，实现快速检索和查询。3.定期对电子档案进行备份，确保数据安全。4.利用信息化手段对档案的借阅、