公司科技档案管理制度

PAGE公司科技档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司科技档案管理，确保科技档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科技档案在公司科技创新、生产经营和管理决策中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在科技活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司科技档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则。科技档案应如实反映公司科技活动的全过程，保证档案内容的真实性。3.完整性原则。全面收集和整理科技活动中形成的各种文件材料，确保档案的完整性。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，对涉及公司商业秘密和技术秘密的科技档案进行保密管理。5.服务利用原则。充分发挥科技档案的作用，为公司的科技创新、生产经营和管理决策提供有效服务。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司科技档案管理制度并组织实施。2.负责公司科技档案的集中统一管理，接收、整理、保管和统计公司各类科技档案。3.对公司各部门科技档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训。4.负责科技档案的鉴定、销毁工作，按照规定向有关部门移交档案。5.组织开发利用科技档案信息资源，为公司提供档案查阅、借阅等服务。（二）科技业务部门职责1.负责本部门科技档案的形成、积累和整理工作，指定专人负责档案管理。2.按照公司科技档案管理制度的要求，及时将本部门形成的科技档案移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好科技档案的鉴定、销毁等工作。4.积极配合档案管理部门开展科技档案的开发利用工作，提供相关信息和资料。（三）项目负责人职责1.负责项目科技档案的全过程管理，确保项目文件材料的完整、准确和系统。2.组织项目组成员按照档案管理要求及时整理、归档项目文件材料。3.在项目结束后，督促项目组将项目档案移交档案管理部门。三、科技档案的形成与收集（一）形成范围公司科技档案主要包括以下几类：1.科研项目档案：包括项目立项、研究、试验、验收等过程中形成的文件材料。2.产品研发档案：涵盖产品设计、开发、试制、改进等阶段的相关资料。3.技术合同档案：包括技术开发、技术转让、技术咨询、技术服务等合同及相关协议。4.知识产权档案：如专利申请文件、商标注册文件、著作权登记文件等。5.科技成果档案：包括成果申报、鉴定、奖励等方面的材料。6.设备仪器档案：设备购置、安装、调试、使用、维护、报废等过程的文件。7.基建工程档案：工程规划、设计、施工、竣工验收等环节的资料。（二）收集要求1.各部门和项目负责人应明确专人负责科技文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.在科技活动过程中，形成的各类文件材料应按照规定的格式和要求进行整理，字迹清晰、图表准确、签字齐全。3.对于重要的科技文件材料，应进行备份，确保档案的安全性。四、科技档案的整理与归档（一）整理原则科技档案整理应遵循科技活动的规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照科技档案的形成领域和内容性质，进行科学分类。如科研项目档案可按项目类别、年度等进行分类；产品研发档案可按产品型号、阶段等分类。2.编号：对每一类科技档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制科技档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的内容和存放位置。（三）归档要求1.各部门应在科技项目结束或文件材料形成后的规定时间内，将整理好的科技档案移交档案管理部门。2.移交的科技档案应符合归档要求，档案管理部门对接收的档案进行认真核对，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。五、科技档案的保管（一）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等，确保档案的安全保管。（二）保管期限科技档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是对公司具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管期限一般为16年至50年；短期保管期限为15年以下。具体保管期限根据档案的重要性和利用价值确定。（三）档案清点与统计1.档案管理部门应定期对科技档案进行清点，确保档案的数量准确、存放位置清晰。2.建立科技档案统计台账，对档案的收进、移出、保管数量等进行统计，及时掌握档案的动态情况。六、科技档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立科技档案鉴定小组，由档案管理部门、科技业务部门和相关专家组成，负责对科技档案的鉴定工作。（二）鉴定标准根据科技档案的保管期限、重要性和利用价值，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清册，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.经公司主管领导批准后，由档案管理部门会同相关部门进行销毁，并在销毁清册上签字确认。3.销毁档案应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。七、科技档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅科技档案。涉及公司商业秘密和技术秘密的档案，应严格按照保密规定进行利用。（二）利用手续1.查阅、借阅科技档案应填写申请表，注明查阅、借阅的目的、内容和期限等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅、借阅人员提供档案，并做好登记手续。（三）利用要求1.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记和收费。3.查阅、借阅人员应在规定期限内归还档案，如需延期，应办理续借手续。八、保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密和技术秘密的科技档案，应严格保密，限制知悉范围。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任。3.在档案利用过程中，采取必要的保密措施，如对查阅场所进行限制、对复制件进行管控等。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，安装监控设备，确保库房安全。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。3.制定档案安全应急预案，对可能发生的火灾、水灾、盗窃等突发事件进行预防和处置。九、信息化管理（一）档案信息化建设目标建立公司科技档案信息化管理系统，实现科技档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化处理1.对纸质科技档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.建立数字化档案数据库，对档案信息进行分类、标引和存储，便于检索和查询。（三）系统功能1.档案录入功能：实现科技档案信息的快速录入和编辑。2.检索查询功能：提供多种检索方式，方便用户查找所需档案。3.借阅管理功能：对档案借阅申请、审批、归还等流程进行管理。4.统计分析功能：对档案的数量、利用情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。（四）数据备份与安全1.定期对数字化档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.加强档案信息化系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。十、监督与考核（一）监督检查档案管理部门定期对公司各部门科技档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）考核评价建立科技档案管理工作考核评价机制