涉密档案如何管理制度

PAGE涉密档案如何管理制度一、总则（一）目的为加强公司涉密档案管理，确保公司机密信息的安全与保密，防止机密信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密等各类涉密档案的管理，包括但不限于文件、资料、图表、数据、电子文档等。（三）基本原则1.严格保密原则：对涉密档案采取严格的保密措施，确保档案信息不被泄露。2.分级管理原则：根据涉密档案的密级程度，实行分级分类管理。3.规范操作原则：明确涉密档案管理的各项流程和操作规范，确保管理工作的标准化和规范化。4.确保安全原则：保障涉密档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和被盗。二、涉密档案的界定与分类（一）涉密档案的界定1.涉及国家秘密的档案，包括国家法律法规规定的绝密、机密、秘密级档案。2.涉及公司商业秘密的档案，如公司的技术研发资料、客户信息、营销计划、财务数据等。3.涉及公司工作秘密的档案，如内部工作流程、人事任免信息、未公开的会议纪要等。（二）涉密档案的分类1.按密级分类绝密级档案：一旦泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的档案。机密级档案：一旦泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害的档案。秘密级档案：一旦泄露会使公司的安全和利益遭受损害的档案。2.按类别分类文件类：包括公司内部的红头文件、请示报告、通知等。技术类：如研发报告、技术方案、图纸等。财务类：财务报表、预算资料、审计报告等。人事类：员工档案、薪资信息、考核记录等。市场类：市场调研报告、客户名单、营销策划等。三、涉密档案管理职责（一）公司保密委员会1.负责领导和监督公司涉密档案管理工作。2.制定和修订公司保密制度和涉密档案管理制度。3.审批重大涉密事项和涉密档案的解密、销毁等。（二）档案管理部门1.负责涉密档案的收集、整理、归档、保管和利用等具体工作。2.建立涉密档案管理台账，记录档案的基本信息、密级、保管期限等。3.对涉密档案的借阅、归还、查阅等进行登记和管理。（三）各部门负责人1.负责本部门涉密档案的产生、收集和整理，并及时移交档案管理部门。2.对本部门员工进行保密教育，确保员工了解并遵守涉密档案管理制度。3.审批本部门员工的涉密档案借阅申请，并对借阅情况进行监督。（四）员工个人1.严格遵守公司涉密档案管理制度，不得私自留存、传播、泄露涉密档案信息。2.在工作中妥善保管涉及的涉密档案，如发现档案丢失或损坏，应及时报告。3.按照规定的程序和要求借阅、归还涉密档案。四、涉密档案的保管（一）保管场所1.设立专门的涉密档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施。2.库房应安装监控设备，确保24小时实时监控。3.涉密档案库房应与其他区域进行物理隔离，限制无关人员进入。（二）保管方式1.对涉密档案进行分类存放，不同密级的档案应分开保管。2.采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管，电子档案应进行加密存储，并定期备份。3.建立涉密档案索引和目录，便于查找和利用。（三）保管期限1.根据国家法律法规和公司实际情况，确定涉密档案的保管期限。2.保管期限届满的涉密档案，应按照规定进行鉴定和销毁。五、涉密档案的借阅（一）借阅申请1.因工作需要借阅涉密档案的，应填写《涉密档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、密级、用途、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人审批后，报档案管理部门审核。（二）借阅审批1.档案管理部门根据借阅申请进行审核，对于符合借阅条件的，报公司保密委员会审批。2.公司保密委员会审批通过后，档案管理部门方可办理借阅手续。（三）借阅登记1.借阅人凭审批通过的《涉密档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅登记手续，领取借阅的档案。2.档案管理部门应详细记录借阅人的姓名、部门、借阅档案名称、密级、借阅期限、归还日期等信息。（四）借阅要求1.借阅人应妥善保管借阅的涉密档案，不得转借他人或带出规定的使用区域。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人在使用涉密档案过程中，如发现档案有损坏或丢失，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。六、涉密档案的查阅（一）查阅申请1.因工作需要查阅涉密档案的，应填写《涉密档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、密级、用途等。2.申请表经所在部门负责人审批后，报档案管理部门审核。（二）查阅审批1.档案管理部门根据查阅申请进行审核，对于符合查阅条件的，报公司保密委员会审批。2.公司保密委员会审批通过后，档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。（三）查阅登记1.查阅人凭审批通过的《涉密档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅登记手续。2.档案管理部门应详细记录查阅人的姓名、部门、查阅档案名称、密级、查阅时间等信息。（四）查阅要求1.查阅人只能在档案管理部门指定的场所查阅涉密档案，不得擅自摘抄、复制、拍照等。2.如需摘抄、复制、拍照等，应另行填写申请表，经公司保密委员会审批后，由档案管理部门指定专人负责办理，并对摘抄、复制、拍照的内容进行登记和管理。七、涉密档案的传递（一）传递方式1.涉密档案的传递应采用安全可靠的方式，如专人送达、机要通信、加密电子传输等。2.严禁通过普通邮政、快递、电子邮件等方式传递涉密档案。（二）传递审批1.因工作需要传递涉密档案的，应填写《涉密档案传递申请表》，注明传递档案的名称、密级、传递方式、接收单位等。2.申请表经所在部门负责人审批后，报档案管理部门审核。3.档案管理部门根据传递申请进行审核，对于符合传递条件的，报公司保密委员会审批。（三）传递登记1.传递人凭审批通过的《涉密档案传递申请表》到档案管理部门办理传递登记手续，领取传递的档案。2.档案管理部门应详细记录传递人的姓名、部门、传递档案名称、密级、传递方式、接收单位、接收人等信息。（四）传递要求1.传递人应确保涉密档案在传递过程中的安全，防止档案丢失、损坏或泄露。2.接收人收到涉密档案后，应及时在传递登记表上签字确认，并妥善保管。八、涉密档案的复制（一）复制申请1.因工作需要复制涉密档案的，应填写《涉密档案复制申请表》，注明复制档案的名称、密级、用途、复制份数等。2.申请表经所在部门负责人审批后，报档案管理部门审核。（二）复制审批1.档案管理部门根据复制申请进行审核，对于符合复制条件的，报公司保密委员会审批。2.公司保密委员会审批通过后，档案管理部门方可安排复制。（三）复制登记1.复制人凭审批通过的《涉密档案复制申请表》到档案管理部门办理复制登记手续，领取复制的档案。2.档案管理部门应详细记录复制人的姓名、部门、复制档案名称、密级、用途、复制份数、复制时间等信息。（四）复制要求1.复制涉密档案应使用专用的设备和纸张，确保复制内容与原件一致。2.复制后的涉密档案应按照原件的密级和保管要求进行保管。九、涉密档案的销毁（一）销毁鉴定1.对保管期限届满或已失去保存价值的涉密档案，由档案管理部门提出销毁意见，并填写《涉密档案销毁鉴定表》。2.《涉密档案销毁鉴定表》应包括档案名称、密级、保管期限、销毁原因等内容。（二）销毁审批1.《涉密档案销毁鉴定表》经档案管理部门负责人审核后，报公司保密委员会审批。2.公司保密委员会审批通过后，方可实施销毁。（三）销毁方式1.涉密档案的销毁应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧等。2.严禁将涉密档案出售或随意丢弃。（四）销毁记录1.档案管理部门应安排专人负责监督涉密档案的销毁过程，并填写《涉密档案销毁记录》。2.《涉密档案销毁记录》应包括档案名称、密级、数量、销毁时间、销毁方式、监督人等内容。十、涉密档案管理的监督与检查（一）定期检查1.公司保密委员会定期对涉密档案管理工作进行检查，检查内容包括档案保管情况、借阅查阅登记情况、传递复制情况、销毁情况等。2.档案管理部门应定期对涉密档案库房进行安全检查，确保库房设施设备正常运行。（二）不定期抽查1.公司保密委员会不定期对涉密档案管理工作进行抽查，重点检查各部门对涉密档案管理制度的执行情况。2.对于抽查中发现的问题，应及时