连队档案管理制度

PAGE连队档案管理制度一、总则（一）目的为加强连队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在连队建设、训练、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于连队全体人员及与连队相关的各类活动所形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：连队档案由连队指定的档案管理人员集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映连队各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.保密性原则：对涉及连队机密、军事秘密等内容的档案，要严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理要便于查询、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理小组成立以连队主官为组长，各排排长为成员的档案管理小组，负责领导和监督连队档案管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作：定期对连队各项工作中形成的文件、资料、图表等进行收集，按照分类标准进行整理、归档，妥善保管，并做好档案数量、种类等的统计工作。2.建立健全档案管理制度：根据国家有关法律法规和军队档案管理规定，结合连队实际，制定和完善档案管理的各项规章制度。3.对档案进行编目和检索：编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的鉴定和销毁：定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.做好档案的安全保护工作：采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。6.开展档案利用工作：积极为连队各项工作提供档案信息服务，根据需要及时提供档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.连队工作计划、总结、报告等文件材料：包括年度、季度、月度工作计划和总结，专项工作报告等。2.军事训练文件材料：训练计划、方案、教案，训练成绩统计，训练考核资料等。3.行政管理文件材料：连队各项规章制度，人员管理资料，安全管理记录等。4.思想政治工作文件材料：政治教育计划、教案，官兵思想动态分析，立功受奖材料等。5.后勤保障文件材料：物资采购计划、清单，经费使用记录，营房维修资料等。6.各类会议文件材料：连队党委会、连务会、军人大会等会议记录、纪要，会议形成的决议、决定等。7.上级来文及连队的发文：包括上级机关下发的各类文件、通知，连队上报、下发的文件、函件等。8.其他具有保存价值的文件材料：如连队参加各类活动的照片、录像、荣誉证书等。（二）收集要求1.及时收集：各部门和人员在工作中形成的文件材料，要及时移交档案管理人员，不得积压。2.完整齐全：收集的文件材料要确保内容完整，手续完备，不得遗漏重要信息。3.真实准确：文件材料的内容要真实反映工作实际情况，数据准确无误。（三）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，分为军事训练、行政管理、思想政治工作、后勤保障、文书档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规律，具有唯一性。3.装订：对纸张较小、零散的文件材料进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于检索。四、档案的归档与保管（一）归档1.定期归档：档案管理人员应定期对收集整理好的文件材料进行归档，一般每季度归档一次。2.归档程序：档案管理人员按照分类编号顺序，将档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息，然后将档案盒存放在档案柜中。（二）保管1.保管场所：设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案柜架：使用符合标准的档案柜架存放档案，档案柜架应排列整齐，便于查找。3.温湿度控制：库房内要安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。4.安全防护：配备必要的消防器材、防盗报警装置等安全设施，确保档案库房的安全。5.定期检查：档案管理人员要定期对档案进行检查，查看档案是否完好无损，有无霉变、虫蛀等情况，发现问题及时处理。五、档案的利用与借阅（一）利用1.提供服务：档案管理人员应积极为连队各项工作提供档案利用服务，根据需要及时提供档案资料。2.查阅登记：利用者查阅档案时，要填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。（二）借阅1.借阅范围：因工作需要，经连队主官批准，相关人员可以借阅档案。2.借阅手续：借阅人填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等，经批准后，档案管理人员方可办理借阅手续。3.借阅期限：借阅期限一般不得超过[X]天，如有特殊情况需要延长，应办理续借手续。4.借阅要求：借阅人要妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、抽取、撤换等，借阅期满后要及时归还。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期鉴定：档案管理人员应定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次。2.鉴定标准：根据档案的保存价值和历史意义，结合连队实际情况，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。3.鉴定组织：成立档案鉴定小组，由连队主官、档案管理人员及相关业务骨干组成，负责对档案进行鉴定。（二）销毁1.销毁程序：对已失去保存价值的档案，经档案鉴定小组鉴定，报连队主官批准后，进行销毁。销毁时要填写销毁清册，注明档案名称、数量、销毁日期等信息，并有监销人签字。2.销毁方式：采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。七、档案信息化管理（一）建立档案信息数据库利用计算机技术，建立连队档案信息数据库，将档案的目录、内容等信息录入数据库，实现档案信息的数字化管理。（二）档案信息系统功能1.检索查询功能：通过输入关键词、档案编号等信息，快速查询所需档案。2.借阅管理功能：记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，并进行统计分析。3.数据备份功能：定期对档案信息数据库进行备份，防止数据丢失。4.安全保密功能：设置用户权限，对不同人员的访问