学校人事档案工作制度

PAGE学校人事档案工作制度一、总则（一）目的为了加强学校人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作的效率和质量，根据国家有关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校全体教职工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案应如实反映教职工的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集教职工的各类人事信息，保证档案材料的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保人事档案信息不被泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行档案管理工作，保证档案管理的规范化和科学化。二、档案管理机构及职责（一）人事档案管理部门学校设立专门的人事档案管理部门，负责全校人事档案的集中统一管理。（二）部门职责1.负责制定和完善人事档案管理制度，并组织实施。2.负责教职工人事档案的收集、整理、鉴别、归档、保管、查阅、转递等工作。3.负责档案信息化建设，推进人事档案数字化管理。4.定期对人事档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.协助有关部门做好档案材料的收集和补充工作。6.对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。三、档案内容及分类（一）履历材料包括个人基本情况登记表、履历表、学历学位证书、工作经历证明等。（二）自传材料个人撰写的自传。（三）鉴定、考核、考察材料年度考核表、任职期满考核材料、考察报告等。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等。（五）政审材料政治历史情况审查表、入党入团志愿书等。（六）党团材料入党申请书、思想汇报、团组织关系材料等。（七）奖励材料各类奖励证书、表彰决定等。（八）处分材料处分决定、解除处分决定等。（九）工资、任免、出国（境）等材料工资变动审批表、任免文件、出国（境）审批表等。（十）其他可供组织参考的材料如健康体检表、荣誉证书、科研成果证明等。四、档案收集与整理（一）收集1.学校各部门应及时将涉及教职工的各类人事材料收集齐全，并定期移交人事档案管理部门。2.教职工个人应主动向人事档案管理部门提交相关材料，确保档案内容的及时更新。（二）整理1.人事档案管理部门对收集到的材料进行分类、排序、编目。2.对破损、褪色的材料进行修复或复制，对不符合要求的材料进行补充或完善。3.按照规定的格式和要求填写档案目录，建立档案索引。五、档案鉴别与归档（一）鉴别1.人事档案管理部门对收集到的材料进行认真鉴别，确保材料的真实性、完整性和有效性。2.对不符合要求的材料，应及时退回原部门或个人，并要求补充或重新提供。（二）归档1.将经过鉴别合格的材料按照档案分类顺序进行归档，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、姓名、档案编号等信息。2.建立档案台账，详细记录档案的接收、整理、查阅、转递等情况。六、档案保管（一）保管条件1.设立专门的档案库房，配备必要的安全防护设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备。2.保持档案库房的清洁卫生，温度、湿度适宜，确保档案的安全保存。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。七、档案查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅人事档案的，须填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人事档案管理部门审批。2.查阅档案时，应在指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅完毕后，应及时将档案归还，并在《人事档案查阅登记表》上签字。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅人事档案的，须填写《人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人和人事档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。借阅期满后，应及时归还档案，并在《人事档案借阅登记表》上签字。八、档案转递（一）转递条件1.教职工因工作调动、辞职、退休等原因需要转递人事档案的，应按照规定办理档案转递手续。2.档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。（二）转递程序1.人事档案管理部门根据有关部门的通知或教职工本人的申请，填写《人事档案转递通知单》。2.将档案材料进行密封，并在封口处加盖骑缝章。3.按照规定的转递方式将档案转递给接收单位，并要求接收单位在《人事档案转递回执》上签字盖章后及时返回。九、档案信息化管理（一）建设目标建立完善的人事档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、查询、统计和分析，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数据录入与维护1.人事档案管理部门应及时将档案材料的内容录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对系统中的数据进行维护和更新，保证数据与档案原件一致。（三）安全管理1.加强对人事档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。十、档案管理人员职责（一）遵守档案管理制度，严格执行档案管理工作流程。（二）认真做好档案的收集、整理、鉴别、归档、保管、查阅、转递等工作，确保档案的安全和完整。（三）积极参加档案业务培训，不断提高业务水平和工作能力。（四）保守档案机密，不得泄露档案内容。（五）对违反档案管理制度的行为及时进行制止和纠正，并向上级报告。十一、监督与检查（一）学校定期对人事