档案安全制度执行情况

PAGE档案安全制度执行情况一、总则（一）目的为了确保公司/组织档案的安全与完整，维护档案的真实性、准确性和系统性，保障公司/组织各项工作的正常开展，特制定本档案安全制度执行情况文档。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全置于首位，采取有效措施防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。2.依法依规原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.预防为主原则：加强档案安全风险的预防和管控，建立健全预警机制，及时发现和消除安全隐患。4.责任明确原则：明确各部门、岗位及人员在档案安全管理中的职责，做到责任到人。二、档案安全管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案安全管理制度，并组织实施。2.对公司/组织各类档案进行集中统一管理，确保档案的分类、编号、装订等符合规范。3.配备必要的档案安全保管设施设备，如档案库房、防火防盗设备、温湿度控制设备等，并定期进行维护和检查。4.组织开展档案安全培训和教育活动，提高员工的档案安全意识。5.负责档案的日常安全检查和巡查工作，及时发现并处理安全问题。6.对档案的借阅、归还、利用等环节进行严格管理，确保档案的安全流转。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档工作，并按照规定时间移交至档案管理部门。2.明确本部门档案安全管理责任人，负责本部门档案的日常保管和安全防范工作。3.配合档案管理部门开展档案安全检查和相关工作，对发现的问题及时进行整改。4.在档案利用过程中，严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、销毁档案。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理各项职责，严格遵守档案安全制度。2.负责档案的具体管理工作，包括档案的整理、编目、上架、保管等，确保档案存放有序、查找方便。3.对档案安全状况进行实时监控，发现异常情况及时报告并采取措施。4.做好档案利用登记和统计工作，对档案的借阅、归还等情况进行详细记录。5.协助开展档案安全培训和教育活动，提供档案管理相关咨询服务。三、档案安全保管措施（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能，配备相应的设施设备，如消防器材、防盗门窗、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.库房内应设置专门的档案架（柜），按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，确保档案排列整齐、有序。4.建立档案库房管理制度，明确库房管理人员职责，严格控制库房出入人员，非库房管理人员未经许可不得进入。5.定期对档案库房进行清洁和消毒，保持库房环境整洁卫生。（二）档案存储介质管理1.对电子档案存储介质进行分类管理，定期进行检查和维护，确保存储介质的安全性和可靠性。2.采用多种存储方式备份电子档案，如磁带、光盘、硬盘等，并分别存储于不同地点，防止因存储介质损坏导致档案丢失。3.对存储有重要档案的存储介质进行加密处理，设置访问权限，防止档案信息泄露。4.定期对电子档案进行数据迁移和更新，确保档案数据的完整性和可读性。（三）档案整理与装订1.按照档案管理规定和分类标准，对档案进行科学合理的整理，确保档案材料齐全、完整、准确。2.对纸质档案进行规范装订，去除金属物，采用线装或胶装等方式，保证档案装订牢固、整齐美观。3.在档案整理和装订过程中，注意保护档案的原始风貌，不得擅自裁剪、涂改档案内容。四、档案安全利用与借阅（一）档案利用原则1.严格遵循档案利用的合法、合规、合理原则，确保档案利用过程符合公司/组织利益和相关规定。2.在保证档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为公司/组织的各项工作提供有力支持。（二）档案利用流程1.用户提出档案利用申请，填写申请表，注明利用目的、档案名称、数量等信息。2.档案管理部门对申请进行审核，根据档案的密级、保管期限等情况决定是否批准利用。3.经批准后，档案管理人员按照规定为用户提供档案，并办理借阅登记手续，明确借阅期限、归还时间等要求。4.用户在利用档案过程中，应严格遵守档案利用规定，不得擅自将档案带出指定场所，不得转借他人，不得涂改、损坏档案。5.档案利用完毕后，用户应按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现问题及时与用户沟通处理。（三）档案借阅审批1.一般档案借阅由档案管理部门负责人审批。2.涉及重要、机密档案的借阅，需经公司/组织分管领导审批。3.对涉及商业秘密、个人隐私等敏感档案的借阅，要严格控制，确保档案信息不被泄露。五、档案安全保密措施（一）保密制度1.建立健全档案安全保密制度，明确保密责任和保密范围。2.对档案管理人员进行保密培训，签订保密协议，提高保密意识和防范能力。3.在档案管理工作中，严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容。（二）密级划分与管理1.根据档案的重要性和敏感性，对档案进行密级划分，分为绝密、机密、秘密三个等级。2.对不同密级的档案采取不同的管理措施，如设置专门的保管场所、限制查阅人员范围、加强安全防护等。3.严格控制密级档案的借阅和使用，确保档案信息安全。（三）网络安全与信息保密1.加强档案管理信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和信息泄露。2.对档案管理系统的用户账号和密码进行严格管理，定期更换密码，防止账号被盗用。3.在传输和存储档案电子信息时，采用加密技术，确保信息在网络传输过程中的安全性。六、档案安全检查与监督（一）定期检查1.档案管理部门每月组织一次档案安全自查，对档案库房、档案存储介质、档案整理装订等情况进行全面检查。2.公司/组织每季度开展一次档案安全专项检查，由档案管理部门牵头，联合相关部门对档案安全制度执行情况进行检查。（二）不定期抽查1.档案管理部门不定期对各部门档案安全管理情况进行抽查，重点检查档案的收集、整理、保管、利用等环节是否符合规定。2.对发现的问题及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（三）监督考核1.将档案安全制度执行情况纳入公司/组织绩效考核体系，对档案安全管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励。2.对违反档案安全制度的行为进行严肃处理，视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处罚，并追究相关人员的责任。七、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.应急预案应定期进行修订和完善，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急演练1.每年组织不少于一次档案安全应急演练，检验应急预案的有效性，提高应急处置能力。2.演练内容包括火灾、水灾、盗窃等突发事件的模拟处置，演练结束后对应急演练效果进行评估和总结。（三）应急处置措施1.发生档案安全事故时，立即启动应急预案，组织相关人员进行抢险救援，保护档案安全。2.及时向上级主管部门