档案室制度牌上墙制度

PAGE档案室制度牌上墙制度一、总则制定目的本制度旨在规范公司档案室的管理，确保档案的安全、完整与有效利用，为公司各项工作提供有力的支持与保障。适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为。基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规，采取有效措施确保档案的安全与保密，防止档案信息的泄露。3.方便利用原则：在确保档案安全保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，提供便捷、高效的服务。二、档案管理职责档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理公司各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。4.建立健全档案检索体系，为公司各部门及员工提供档案查询服务。5.定期对档案管理工作进行检查、评估和总结，不断提高档案管理水平。各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案室。2.配合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作。3.按照规定的程序和要求，查阅、利用本部门及相关档案。档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理规定。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管等。3.对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索体系。4.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。5.积极为公司各部门及员工提供档案查询服务，及时准确地提供所需档案。三、档案收集与整理收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表等。2.上级机关下发的与公司有关的文件、指示、规定等。3.公司对外签订的合同、协议、章程等。4.公司的工作计划、总结、报告、统计报表等。5.公司的科研成果、技术资料、产品样本等。6.公司的人事档案、工资档案、财务档案等。7.其他具有保存价值的档案。收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，符合档案管理的要求。3.对收集到的档案应进行初步整理，剔除重复、无用的文件，按照档案分类标准进行分类。整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于检索和统计。整理方法1.文书档案：按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类整理，建立科技档案案卷目录和底图目录。3.会计档案：按照会计年度、类别进行分类整理，编制会计档案案卷目录。4.人事档案：按照干部档案管理规定进行整理，建立人事档案目录。四、档案归档与保管归档要求1.各部门应在规定的时间内将整理好的档案移交档案室。2.移交的档案应符合档案整理的要求，档案目录应清晰、准确。3.档案室对接收的档案应进行认真核对，确保档案的质量。保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要是反映公司主要职能活动和历史面貌的重要文件；长期保管的档案是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件；短期保管的档案是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的文件。2.科技档案按照其重要程度和保存价值确定保管期限。3.会计档案的保管期限按照国家有关规定执行。4.人事档案的保管期限按照干部档案管理规定执行。保管措施1.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对重要档案应采取备份措施，防止档案丢失或损坏。五、档案鉴定与销毁鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司档案管理制度为依据，对档案进行科学、准确的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从公司的实际需要出发，确定档案的存毁。鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其内容和价值，确定其存毁。2.综合鉴定法：结合档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，综合判断其价值。销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报公司领导批准。2.编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等内容。3.档案销毁清册经公司领导批准后，由档案室组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案查阅与利用查询范围1.公司员工因工作需要，可查阅本部门及相关档案。2.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准，并办理查阅手续。查询要求1.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等。2.查阅申请表经部门负责人或公司领导批准后，交档案室办理查阅手续。3.查阅档案应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。4.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。5.查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。利用方式1.复印：对需要利用的档案资料，可根据需要进行复印。复印的档案资料应加盖档案室印章。2.借阅：对确需借阅的档案，可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。七、档案信息化管理信息化建设目标建立公司档案信息管理系统，实现档案管理的信息化、自动化和网络化，提高档案管理的效率和服务水平。信息化管理措施1.配备必要的计算机设备和软件，满足档案信息化管理的需要。2.建立档案数据库，将各类档案信息录入数据库，实现档案信息的数字化存储。3.开发档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查询、利用等功能的自动化管理。4.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密、防火墙等措施，确保档案信息的安全。八、监督与考核监督检查1.档案室定期对各部门的档案管理工作进行检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管等情况。2.对检查中发现的问题，及时提出整改意见，督促各部门限期整改。考核评价1.建立档案管理工作考核评价制度，对各部门的档案管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案管理工作的组织领导、制