特种设备监管档案制度

PAGE特种设备监管档案制度一、总则（一）目的为加强特种设备安全监管，规范特种设备监管档案管理，确保特种设备档案的完整性、准确性和可追溯性，依据《中华人民共和国特种设备安全法》等相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内特种设备的设计、制造、安装、改造、修理、使用、检验检测等环节的档案管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关特种设备安全的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：档案内容应真实反映特种设备的实际情况，涵盖各个环节的关键信息，保证档案的完整性。3.分类管理原则：按照特种设备的种类、使用部门、管理阶段等进行分类，便于档案的整理、查询和利用。4.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善特种设备监管档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好特种设备档案的收集、整理、归档和保管工作。3.集中统一管理特种设备档案，建立档案数据库，实现档案信息的电子化存储和共享。4.定期对档案进行整理、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。（二）使用部门职责1.负责本部门特种设备档案的收集、整理和初步审核，确保档案资料的真实、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交归档，并配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作。3.对本部门使用的特种设备档案进行日常维护和管理，防止档案丢失或损坏。（三）相关人员职责1.特种设备操作人员：负责记录设备的日常运行情况、维护保养记录等，并及时将相关资料提交给使用部门。2.安全管理人员：负责监督特种设备档案的管理工作，确保档案资料符合安全管理要求，并参与档案的审核和整理工作。3.技术人员：负责提供特种设备技术资料的审核和技术支持，确保档案中的技术信息准确无误。三、档案分类与编号（一）档案分类1.设备基础档案：包括特种设备的设计文件、制造许可证、产品质量合格证明、安装及使用维护保养说明、监督检验证明等原始资料。2.安装改造档案：记录特种设备安装、改造、修理过程中的施工方案、施工记录、验收报告等资料。3.使用管理档案：涵盖特种设备的使用登记证、定期检验报告、日常维护保养记录、运行记录、故障处理记录、安全管理制度、应急预案等。4.人员档案：包括特种设备操作人员的资格证书、培训记录、考核记录等。5.其他档案：与特种设备监管相关的其他重要文件、资料，如事故报告、处理记录等。（二）档案编号档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号规则如下：1.采用字母和数字相结合的方式，如“TS[设备类别代码][年份][流水号]”。2.“TS”为特种设备档案的标识；设备类别代码根据特种设备的种类进行设定，如锅炉为“GL”，压力容器为“YR”等；年份为档案形成的年份；流水号为该年份内同类档案的顺序号。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门特种设备相关的各类文件资料，并确保资料的真实性和完整性。2.对于从外部获取的档案资料，如设计文件、制造许可证等，应进行原件审核，并留存复印件归档。复印件应注明原件存放处，并加盖提供单位公章。3.特种设备在各个环节产生的文件资料，如安装记录、检验报告等，应在工作完成后及时收集，不得拖延或遗漏。（二）整理要求1.档案管理人员应指导各部门对收集到的档案资料进行分类整理，确保同一类档案资料齐全、完整。2.每份档案资料应进行编号、编目，编制目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息，便于查询和检索。3.对档案资料中的纸张进行检查，确保字迹清晰、页面整洁，对于破损、褪色等不符合要求的文件，应进行修复或复制。4.电子档案应按照统一的格式和命名规则进行存储，确保电子档案与纸质档案内容一致，并建立相应的索引关系。五、档案归档与保管（一）归档程序1.各部门整理好的档案资料，经本部门负责人审核签字后，定期移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行再次审核，确认无误后，按照档案分类和编号规则进行归档，并填写档案归档登记表。3.归档后的档案应及时上架存放，确保档案存放有序，便于查找。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对纸质档案应定期进行检查，发现问题及时处理，如对受潮的档案进行干燥处理，对破损的档案进行修复等。4.电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。同时，应定期对电子档案进行维护和检查，确保数据的完整性和可用性。六、档案查询与借阅（一）查询规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查询特种设备监管档案的，应填写档案查询申请表，注明查询目的、查询内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据查询申请表进行审核，对符合查询条件的，提供相应的档案资料，并做好查询记录。查询记录应包括查询时间、查询人、查询内容等信息。3.档案查询一般应在档案管理部门指定的场所进行，如需带出查阅，应经档案管理部门负责人批准，并限期归还。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅特种设备监管档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、损坏、丢失。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。4.借阅人归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案是否完整、有无损坏等情况。如发现问题，应及时查明原因，并要求借阅人作出说明或进行处理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、慎重决定的原则，根据档案的保存价值和现实利用需求，对档案进行科学合理的鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、技术专家等组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审核和鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括对特种设备安全监管、事故调查、技术研究等方面的参考作用。3.档案的时效性，对于已失去现实利用价值的档案进行重点审查。（四）销毁程序1.档案管理部门定期对超过保管期限的档案进行清理，提出拟销毁档案清单，提交档案鉴定小组进行鉴定。2.鉴定小组对拟销毁档案进行审核，出具鉴定意见，对确无保存价值的档案批准销毁。3.档案管理部门根据鉴定小组的意见，填写档案销毁登记表，注明档案名称、编号、销毁原因、销毁时间等信息。4.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，并确保销毁过程的安全和环保。销毁