档案管理制度小学

PAGE档案管理制度小学小学档案管理制度一、总则（一）目的为了加强小学档案管理，有效地保护和利用档案，提高学校管理水平和教育教学质量，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各班级及全体教职工在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则学校档案由学校综合档案室集中统一管理，各部门、各年级组、各班级应指定专人负责档案的收集、整理、移交工作，确保档案的完整、准确、系统。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则全面收集学校在教学、科研、管理、后勤等工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案，要妥善保管，严格保密。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组学校成立档案管理领导小组，由校长担任组长，副校长担任副组长，各部门负责人为成员。档案管理领导小组负责统筹协调学校档案管理工作，制定档案管理工作方针、政策和规划，审批档案工作计划和总结，解决档案管理工作中的重大问题。（二）综合档案室综合档案室是学校档案管理的职能部门，负责学校档案的集中统一管理。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度和实施细则，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管学校各部门、各年级组、各班级及全体教职工在工作中形成的各类档案，确保档案的完整、准确、系统。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如案卷目录、全宗指南、分类目录、专题目录等，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁，并做好登记备案。5.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地统计档案的收进、移出、保管、利用等情况。6.负责档案的信息化建设，利用现代信息技术手段，对档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息资源的共享。7.负责对学校各部门、各年级组、各班级及全体教职工的档案工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。8.积极开发档案信息资源，为学校的教学、科研、管理等工作提供档案信息服务，充分发挥档案的作用。（三）兼职档案员学校各部门、各年级组、各班级应指定一名兼职档案员，负责本部门、本年级组、本班级档案的收集、整理、移交工作，并协助综合档案室做好档案管理的其他相关工作。兼职档案员应接受综合档案室的业务指导和培训，熟悉档案管理工作的基本知识和技能。三、档案的分类与编号（一）档案分类学校档案分为党群工作类、行政管理类、教学工作类、学生工作类、教师业务类、后勤管理类、声像实物类等七大类。1.党群工作类主要包括学校党组织建设、党员管理、纪检监察、宣传教育、统战工作、群团工作等方面形成的档案。2.行政管理类主要包括学校行政事务管理、人事管理、财务管理、资产管理、安全保卫、对外联络等方面形成的档案。3.教学工作类主要包括学校教学计划、教学大纲、教学方案、教学总结、教学研究、教学改革、教学评估、考试考核、教材建设、实验室建设、实习实训等方面形成的档案。4.学生工作类主要包括学生招生、学籍管理、德育工作、心理健康教育、社会实践、奖惩资助、就业指导等方面形成的档案。5.教师业务类主要包括教师个人业务档案、教师培训、教师考核、教师职称评定、教师科研成果等方面形成的档案。6.后勤管理类主要包括学校后勤保障、校园建设、物资采购、房产管理、食堂管理、物业管理等方面形成的档案。7.声像实物类主要包括学校在教学、科研、管理、文化活动等方面形成的照片、录音、录像、实物等档案。（二）档案编号学校档案采用“年度类别保管期限流水号”的编号方法。1.年度采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。2.类别按照档案分类的顺序，用大写字母表示，如“A”表示党群工作类，“B”表示行政管理类，“C”表示教学工作类，“D”表示学生工作类，“E”表示教师业务类，“F”表示后勤管理类，“G”表示声像实物类。3.保管期限分为永久、长期、短期三种，分别用“Y”“C”“D”表示。4.流水号按照档案形成的先后顺序，用阿拉伯数字表示，如“001”“002”“003”等。例如，2023年党群工作类永久保存的第1份档案编号为“2023AY001”。四、档案的收集与整理（一）档案收集档案收集工作是档案管理的基础，各部门、各年级组、各班级及全体教职工应按照档案管理的要求，及时将工作中形成的各类档案收集齐全，并移交至综合档案室。1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案进行整理、分类，编制档案目录，一式两份，一份留存本部门，一份移交综合档案室。2.各年级组、各班级应在学期结束后，将本学期形成的学生档案、教学档案等进行整理、分类，移交至综合档案室。3.全体教职工应在工作结束后，及时将个人在工作中形成的业务档案、科研成果等整理好，移交至综合档案室。4.对于学校举办的重大活动、重要会议、重点项目等形成的档案，相关部门应在活动结束后或项目完成后，及时收集整理，移交至综合档案室。5.对于上级部门下发的文件、资料等，各部门应及时签收、登记，并按照档案管理的要求进行整理、归档，移交至综合档案室。（二）档案整理档案整理工作是将收集到的档案进行系统分类、排列、编目、装订等，使其达到规范化、标准化的要求。1.分类按照档案分类的标准，将收集到的档案进行分类，确定档案的类别归属。2.排列按照档案形成的时间顺序或重要程度，对同一类别的档案进行排列，确保档案的系统性和逻辑性。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内目录等。案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等内容；卷内目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，采用三孔一线的方法进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.装盒将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上填写档案盒编号、题名、年度、保管期限、起止卷号等内容。五、档案的保管与保护（一）档案保管1.综合档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备设施，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找和利用。4.建立档案保管台账，详细记录档案的收进、移出、保管情况，定期对档案进行清点核对，确保档案的账物相符。（二）档案保护1.采取有效的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等措施，确保档案的安全。2.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制；对电子档案，应定期进行备份，防止数据丢失。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏、泄密等情况的发生。4.对已超过保管期限的档案，应按照规定程序进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.本校教职工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.综合档案室应根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员遵守档案查阅规定。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等，如需复印、摘录档案内容，应经综合档案室同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还综合档案室，综合档案室工作人员应认真核对档案，确保档案的完整无损。（二）借阅1.本校教职工因特殊原因需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，报综合档案室负责人审批。审批通过后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过两周，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自带出学校，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等，如需复印、摘录档案内容，应经综合档案室同意，并按照规定办理相关手续。4.借阅结束后，借阅人员应及时将档案归还综合档案室，综合档案室工作人员应认真核对档案，确保档案的完整无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.综合档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应在档案管理领导小组的领导下，由综合档案室牵头，组织相关部门的人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案的价值进行全面评估，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三种，具体划分标准如下：永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映学校一般性工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。3.鉴定小组应填写《档案鉴定意见书》，注明档案的题名、年度、保管期限、鉴定意见等内容，并由鉴定小组成员签字确认。（二）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，经档案管理领导小组批准后，由综合档案室负责组织销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的安全、彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。3.销毁清册应包括档案的题名、年度、保管期限、卷号、数量等内容，并由监销人员和档案管理人员签字确认。销毁清册应永久保存。八、档案的统计与移交（一）档案统计综合档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，及时准确地反映档案管理工作的基本情况。档案统计报表应报送学校档案管理领导小组和上级档案管理部