高校学籍档案借阅制度

PAGE高校学籍档案借阅制度一、总则（一）目的为了规范高校学籍档案的借阅行为，确保学籍档案的安全与完整，保障档案信息的合理利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各学院、部门以及校外具有合法借阅权限的单位或个人借阅高校学籍档案的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及学校的相关规定，确保档案借阅活动合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施保障学籍档案在借阅过程中的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.合理利用原则：在确保档案安全的前提下，充分发挥学籍档案的作用，为学校教学、科研、管理以及社会相关需求提供服务。二、借阅主体及权限（一）本校内部借阅主体及权限1.教学部门教师因教学、科研需要查阅学生学籍档案，可查阅所授课程学生的基本信息、成绩记录、学籍变动等相关资料。教学管理人员可查阅与教学管理相关的学生学籍档案，如招生录取资料、教学计划执行情况、毕业审核等档案内容，以进行教学安排、质量监控和学籍管理工作。2.学生工作部门辅导员可查阅所负责班级学生的学籍档案，用于学生日常管理、思想政治教育、奖助勤贷补等工作。学生工作管理人员可查阅全校学生的学籍档案，以开展学生综合管理、就业指导、心理健康教育等工作。3.其他部门因学校行政管理、财务审计、后勤保障等工作需要，相关部门工作人员可查阅与工作相关的学生学籍档案，但需明确查阅目的和范围，经档案管理部门负责人审批后进行查阅。（二）校外借阅主体及权限1.教育行政部门上级教育行政部门因工作需要，可查阅本校学生学籍档案中的相关统计数据、学籍管理情况等资料，以进行教育宏观管理和政策制定。2.司法机关司法机关在办理涉及本校学生的案件时，按照法定程序，可查阅与案件相关的学生学籍档案，如学生身份信息、在校表现等，以获取案件调查所需的证据材料。3.其他合法单位其他与本校有合作关系或因工作需要确需查阅学籍档案的合法单位，须提交正式的查阅申请函，说明查阅目的、范围和期限，经学校主管领导审批同意后，方可查阅相关学籍档案。三、借阅流程（一）本校内部借阅流程1.申请本校各部门借阅人员需填写《高校学籍档案借阅申请表》，详细注明借阅目的、档案名称、借阅期限等信息。将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际需求对申请进行审核，确保申请内容合理、合规。2.审批经部门负责人审核通过后，申请表交至档案管理部门。档案管理部门负责人对借阅申请进行审批，重点审查借阅目的是否符合规定、借阅范围是否恰当、借阅期限是否合理等。对于涉及重要档案或敏感信息的借阅申请，需报学校分管领导审批。3.借阅审批通过后，借阅人员凭有效证件到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员根据申请表提供的信息，调出相应的学籍档案，交借阅人员当面清点核对。借阅人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后在借阅登记簿上签字确认。档案管理人员将档案交付借阅人员，并告知借阅期间的注意事项，如不得擅自涂改、转借、复印档案等。（二）校外借阅流程1.申请校外单位借阅人员需向学校档案管理部门提交正式的查阅申请函，申请函应加盖单位公章，并详细说明查阅目的、范围、期限以及查阅人员的身份信息等。申请函同时抄送学校主管领导。2.审批档案管理部门收到申请函后，进行初步审核，核实申请单位的合法性和查阅需求的合理性。将申请函及初步审核意见提交学校主管领导审批。学校主管领导根据实际情况进行审批，对于涉及学校重要利益或敏感信息的借阅申请，需谨慎审查，必要时组织相关部门进行会商。3.借阅经学校主管领导审批同意后，校外借阅人员持单位介绍信、有效身份证件到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员按照审批意见，为校外借阅人员提供相应的学籍档案，并要求其在借阅登记簿上详细登记查阅情况，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。档案管理人员应对校外借阅人员进行现场监督，确保其在规定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出指定区域。查阅完毕后，及时收回档案，检查档案的完整性和安全性。四、借阅期限（一）本校内部借阅期限本校内部借阅人员的借阅期限一般不超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限，须提前向档案管理部门提出申请，经档案管理部门负责人批准后方可延长，但延长后的借阅期限最长不得超过[X]个工作日。（二）校外借阅期限校外借阅人员的借阅期限严格按照审批意见执行，一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，必须重新提交申请，经学校主管领导再次审批同意后方可延长。五、借阅要求（一）借阅人员责任1.妥善保管档案：借阅人员应妥善保管所借阅的学籍档案，不得遗失、损坏、涂改或擅自销毁档案材料。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。2.遵守保密规定：借阅人员必须严格遵守国家有关保密法律法规和学校的保密制度，对所借阅档案中的内容予以保密，不得向无关人员泄露档案信息。未经档案管理部门同意，不得擅自复制、拍照、录像档案内容。3.按时归还档案：借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，不得逾期不还。如因特殊原因不能按时归还，应提前办理续借手续。逾期未还且未办理续借手续的，档案管理部门将采取相应措施进行催还，并视情节轻重给予批评教育或限制其今后的借阅权限。（二）档案管理部门责任1.提供准确档案：档案管理部门应确保提供给借阅人员的学籍档案准确、完整，符合借阅要求。在借阅前，应对档案进行认真核对和整理，如有缺失或损坏情况，应及时进行补充或修复。2.监督借阅过程：档案管理部门应对借阅人员的借阅过程进行监督，检查借阅人员是否遵守借阅制度和相关规定。如发现借阅人员有违规行为，应及时制止并采取相应措施进行处理。3.做好档案归还检查：借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和安全性，核对档案内容是否与借阅时一致，确认无误后办理归还手续。如发现档案有问题，应及时与借阅人员沟通核实，并记录相关情况。六、档案归还与验收（一）归还手续1.按时归还：借阅人员应在借阅期限届满前，将所借阅的学籍档案按时归还至档案管理部门。2.当面清点：归还档案时，借阅人员应与档案管理人员当面清点档案数量，核对档案内容是否完整、准确，有无涂改、损坏等情况。3.签字确认：经双方核对无误后，借阅人员在档案归还登记簿上签字确认，档案管理人员在登记簿上注明档案归还情况。（二）验收标准1.完整性：验收档案时，应检查档案的卷内文件是否齐全，有无缺页、漏页等情况。2.准确性：核对档案内容与借阅时一致，包括学生基本信息、成绩记录、学籍变动等数据的准确性，有无错误或涂改痕迹。3.安全性：检查档案是否有损坏、丢失、折叠、污损等情况，确保档案的物理安全和信息安全。如发现归还的档案不符合验收标准，档案管理部门应要求借阅人员限期整改或说明情况。对于因借阅人员原因造成档案损坏或丢失的，借阅人员应按照学校相关规定承担相应的赔偿责任。七、档案保密与安全（一）保密措施1.人员培训：加强对档案管理人员和借阅人员的保密教育和培训，提高其保密意识和责任意识，使其熟悉保密法律法规和学校的保密制度。2.物理隔离：档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案存放环境安全。档案库房应与其他区域进行物理隔离，限制无关人员进入。3.信息加密：对于电子学籍档案，应采取必要的信息加密措施，防止档案信息在传输和存储过程中被泄露或篡改。同时，定期对电子档案进行备份，确保数据安全。（二）安全管理1.日常巡查：档案管理部门应定期对档案库房进行巡查，检查档案的存放情况、安全设施运行情况等，及时发现并排除安全隐患。2.应急处置：制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置措施。定期组织档案管理人员进行应急演练，提高其应急处置能力。3.责任追究：对于因违反档案保密与安全规定，导致档案信息泄露、丢失或损坏的单位和个人，将依法依规追究其责任。情节严重的，将移交司法机关处理。八、监督与检查（一）内部监督1.定期检查：学校档案管理部门应定期对学籍档案借阅情况进行检查，包括借阅申请审批记录、借阅登记簿、档案归还情况等，确保借阅制度的执行情况良好。2.专项检查：针对重要档案的借阅或在特定时期，开展专项检查工作，重点检查档案借阅过程中的合规性、安全性和保密性等方面的情况。（二）外部监督1.接受上级部门监督：接受上级教育行政部门对本校学籍档案借阅制度执行情况的监督检查，积极配合上级部门的工作，及时整改存在的问题。2.社会监督：主动接受社会公众的监督，对于涉及学籍档案借阅的投诉和举报，应认真调查核实，依法依规处理，并及时反馈处理结果。九、违规处理与责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自借阅：未按照规定填写借阅申请表，未经部门负责人审核和档案管理部门审批，擅自借阅学籍档案。2.超范围查阅：借阅人员超出审批同意的查阅范围，查阅与工作无关的学籍档案内容。3.泄露档案信息：借阅人员将所借阅档案中的信息泄露给无关人员，造成档案信息安全事故。4.损坏或丢失档案：借阅人员在借阅期间因保管不善，导致学籍档案损坏、丢失或擅自销毁档案材料。5.逾期不还档案：借阅人员未在规定的借阅期限内归还档案，且未办理续借手续，经多次催还仍拒不归还。（二）处理措施1.批评教育：对于初次违反借阅制度，情节较轻的违规行为，给予批评教育，责令其立即改正。2.限制借阅权限：对于多次违反借阅制度或情节较为严重的违规行为，限制其今后的学籍档案借阅权限，在一定期限内禁止其借阅档案。3.赔偿损失：对于因违规行为造成档案损坏或丢失的，借阅人员应按照档案修复或重新制作的费用进行赔偿。如因档案信息泄露给学校造成损失或不良影响的，应依法承担相应的赔偿责任。4.纪律处分：对于违反