税局档案管理制度

PAGE税局档案管理制度一、总则（一）目的为了加强税局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在税收工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理的相关规定，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门在税收征管、行政管理、信息化建设等各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。档案工作实行局领导统一领导，各部门分级负责的管理体制。2.完整准确、系统安全原则。确保档案的内容完整、准确反映税收工作实际，保证档案的系统性和安全性，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.方便利用原则。档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，提高档案工作效率和服务质量。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门本局设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全局档案的集中统一管理。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。5.对各部门档案管理工作进行监督、指导和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。6.开发利用档案信息资源，为税收工作提供决策支持和服务。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。4.负责本部门档案的日常查阅和利用，并做好登记工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.税收征管档案：包括税务登记、纳税申报、税款征收、税务检查、发票管理等方面形成的各类文件、资料、报表等。2.行政管理档案：包括局机关的各类公文、会议记录、工作计划、工作总结、人事档案、财务档案、固定资产档案等。3.信息化建设档案：包括计算机系统建设、网络建设、软件应用、数据备份等方面的文件、资料、记录等。4.其他档案：包括本局开展的各类专项工作、重要活动形成的档案，以及与外部单位往来的文件、协议等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集应遵循文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系，按照年度、类别、保管期限等进行分类收集。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理，编制归档文件目录。2.税收征管档案：根据征管业务流程，按照不同业务类别进行分类整理，建立相应的档案索引。3.电子档案：按照电子文件管理要求，进行分类存储，建立电子档案数据库，并与纸质档案的目录相对应。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.税收征管档案应在业务办结后及时归档。3.其他档案应根据其形成时间和保管期限，适时进行归档。（二）归档要求1.归档的档案应齐全完整、整理规范，符合档案管理的有关标准和要求。2.归档时应编制档案移交清单，交接双方签字确认。（三）保管期限档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。具体划分按照国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。（四）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门人员和相关领导组成。2.鉴定小组应根据档案的保存价值、历史意义、现实利用需求等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对确无保存价值且已过保管期限的档案，经鉴定小组审核、局领导批准后，进行销毁处理。2.档案销毁应填写档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经批准后实施销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在销毁清册上签字确认。六、档案的检索与利用（一）检索工具1.编制档案目录，包括全宗目录式、分类目录式、主题目录式等，方便档案的查询。2.建立电子档案检索系统，通过计算机检索软件，实现档案信息的快速查询。（二）利用方式1.档案查阅：本局工作人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.档案借阅：外单位因工作需要借阅本局档案，应持单位介绍信，经本局主管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅档案时，应严格遵守档案借阅规定，确保档案安全。3.档案复制：因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。复制档案应使用档案管理部门指定的设备和方法，确保复制件与原件一致。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理的效率和服务质量，为税收工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化的质量要求。2.建立数字化档案数据库，对扫描后的档案图像进行分类存储，并与档案目录信息进行关联，实现档案信息的快速检索和利用。（三）信息化系统建设1.建立档案管理信息化系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、检索、利用等业务流程的信息化管理。2.加强信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止档案信息的非法访问和泄露。（四）数据备份与恢复1.定期对数字化档案数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。2.制定数据恢复预案，定期进行数据恢复演练，确保在数据发生丢失或损坏时能够及时恢复。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家有关档案工作法律法规和档案管理业务流程。2.档案管理人员应具有较强的责任心和保密意识，认真履行档案管理职责，确保档案的安全和完整。（二）岗位职责1.负责档案的日常收集、整理、归档、保管等工作，确保档案工作的规范化、标准化。2.建立健全档案管理台账，做好档案的统计工作，及时掌握档案的数量、种类、保管期限等情况。3.负责档案检索工具的编制和维护，为档案利用提供便利条件。4.做好档案库房的管理工作，定期检查档案保管状况，确保档案的安全。5.对档案利用情况进行登记和统计，及时反馈档案利用效果。6.参与档案