寺庙档案保护管理制度

PAGE寺庙档案保护管理制度一、总则（一）目的为加强寺庙档案的保护与管理，确保寺庙档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于寺庙内各部门及全体工作人员在档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.统一管理原则寺庙档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实完整原则档案应如实反映寺庙各项活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得随意篡改或缺失。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案信息不泄露、不损坏，严格遵守保密规定。4.有效利用原则充分发挥档案的作用，提高档案的利用效率，为寺庙的管理、研究、文化传承等工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善寺庙档案管理制度，并组织实施。2.对寺庙各部门形成的档案进行集中统一管理，包括收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案管理工作流程，确保档案管理工作的有序进行。4.负责档案库房的建设、维护和管理，配备必要的档案保管设备，保障档案的安全保管。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。6.组织开展档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。7.负责档案的查阅、借阅服务，为寺庙内部及外部相关单位提供档案利用支持。8.对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理队伍的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照规定的时间和要求，将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和信息。4.负责本部门档案的安全保密工作，对涉及保密内容的档案严格按照保密规定进行管理。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和寺庙档案管理制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、统计等。3.做好档案的安全防护工作，定期检查档案库房的温湿度、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案安全。4.负责档案的信息化录入和维护工作，保证档案信息的准确、完整和可查询。5.为档案利用者提供优质的服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时归还档案。6.参与档案的鉴定、销毁工作，提出鉴定意见和建议。7.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.寺庙历史沿革、建筑布局、文化传承等方面的资料，包括文字记载、图片、图表、音像资料等。2.寺庙宗教活动相关资料，如法会记录、仪式流程、高僧大德开示等。3.寺庙管理工作资料，如规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要等。4.寺庙财务收支资料，包括账目、报表、审计报告等。5.寺庙与外界交流合作资料，如往来信函、协议、活动照片等。6.寺庙文物保护资料，如文物清单、鉴定报告、保护措施等。7.寺庙人员档案，包括个人简历、工作业绩、奖惩情况等。8.其他与寺庙相关的有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、伪造或损毁。3.对收集到的档案资料应进行分类登记，建立档案收集清单，注明档案名称、来源、日期、数量等信息。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，一般可分为行政管理类、宗教活动类、财务类、文物保护类、人员类等。2.对每一类档案进行进一步细分，如行政管理类可分为规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要等小类。3.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索档案。5.对档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的归档与保管（一）归档时间各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理完毕，并移交至档案管理部门归档。对于重大活动、重要文件等应及时归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的档案按照档案管理部门的要求进行分类、编号、编目，填写档案移交清单。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.审核通过后，档案管理部门在档案移交清单上签字确认，将档案存入档案库房，并按照档案分类上架存放。（三）保管期限根据档案的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。1.永久保管的档案寺庙历史沿革、重要事件记录等具有重大历史价值的档案。寺庙重要规章制度、长期发展规划等对寺庙管理具有重要指导意义的档案。寺庙与上级主管部门、政府部门等重要往来文件。寺庙珍贵文物、重要宗教文献的相关档案。2.长期保管的档案寺庙日常行政管理工作中形成的一般性文件，如年度工作计划、工作总结、会议纪要等。寺庙宗教活动的常规记录，如定期法会记录等。寺庙财务收支的中期统计报表等。3.短期保管的档案临时性工作形成的文件，如短期活动方案、通知等。一般性的业务往来信函等。（四）保管要求1.档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，注明各类档案的存放架位。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。同时，应定期对电子档案进行维护和更新，保证电子档案的可读性和可用性。5.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。五、档案的利用（一）利用范围1.寺庙内部各部门在开展管理工作、研究寺庙历史文化、组织宗教活动等过程中需要查阅档案资料。2.上级主管部门、政府部门及相关单位因工作需要查阅寺庙档案。3.经寺庙批准的学者、专家等因研究需要查阅寺庙档案。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应按照规定提供必要的协助，帮助利用者查找所需档案。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、档案名称、查阅目的等信息。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写档案借阅申请表，注明借阅档案名称、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。档案管理部门根据审批意见办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅档案时，利用者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案，按时归还档案。（三）利用审批1.寺庙内部人员查阅档案，由所在部门负责人审批。2.上级主管部门、政府部门及相关单位查阅档案，需持单位介绍信，经寺庙办公室负责人审核后，报寺庙分管领导审批。3.学者、专家等查阅档案，需经寺庙相关部门推荐，由寺庙分管领导审批。（四）利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅或借阅日期、档案名称、利用目的等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作的改进提供依据。统计内容包括档案查阅人次、借阅人次、各类档案利用频率等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点与现实需要相结合、保守珍贵档案的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对拟销毁档案进行审查鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、形成时间、保管期限等进行综合分析，判断档案是否仍具有保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定和寺庙档案管理的实际情况，确定档案的保管期限是否合理。3.征求相关业务部门的意见，了解档案在实际工作中的利用情况和价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐份审查，提出销毁意见，填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经寺庙分管领导审批后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，销毁人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立寺庙档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。扫描后的图像应进行格式转换，统一存储为[具体格式]。2.图像处理对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。同时，对图像进行命名和分类，确保图像与纸质档案对应一致。3.数据录入将档案的目录信息录入档案管理信息系统，建立档案数据库。录入的数据应准确、完整，与扫描图像一一对应。4.挂接上传将处理好的扫描图像按照档案目录信息挂接上传至档案管理信息系统，实现档案的数字化存储。（三）信息系统管