单位档案编码管理制度

PAGE单位档案编码管理制度一、总则（一）目的为加强单位档案管理的规范化、科学化，确保档案信息的准确性、完整性和可追溯性，提高档案利用效率，特制定本单位档案编码管理制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.唯一性原则：每个档案编码在单位内部具有唯一标识，避免编码重复。2.系统性原则：编码应体现档案的分类体系和层次结构，便于管理和查询。3.稳定性原则：编码一经确定，应保持相对稳定，不宜频繁变动。4.扩展性原则：编码应预留一定的扩展空间，以适应未来档案数量的增加和管理需求的变化。二、档案编码体系（一）编码结构档案编码采用层次码结构，由档案分类代码、年度代码、流水号三部分组成，各部分之间用“”分隔。具体结构如下：[档案分类代码][年度代码][流水号]（二）档案分类代码1.文书档案：采用《归档文件整理规则》中的分类方法，按照年度机构（问题）保管期限进行分类，分类代码如下：党群工作类：DQ行政管理类：XZ业务管理类：YW生产经营类：SC财务管理类：CW人事管理类：RS其他类：QT2.科技档案：按照项目、专业进行分类，分类代码根据具体情况另行制定。3.人事档案：按照档案内容进行分类，分类代码如下：履历材料：LR自传材料：ZZ鉴定、考核、考察材料：JD学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：XL政审材料：ZS党团材料：DT奖励材料：JL处分材料：CF工资、任免、出国（境）等材料：GZ4.财务档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等进行分类，分类代码如下：会计凭证类：KZ会计账簿类：ZB财务报告类：BG其他类：QT5.业务档案：根据不同业务类型进行分类，分类代码根据具体业务另行制定。（三）年度代码采用公元纪年，取四位数字表示，如“2023”表示2023年形成的档案。（四）流水号流水号为阿拉伯数字，位数根据档案数量确定。同一类档案在同一年度内从“001”开始依次编号。三、档案编码的分配与使用（一）编码分配1.档案形成部门负责本部门档案的收集、整理和初步分类，并按照本制度规定的编码结构编制档案编码。2.档案管理部门对各部门提交的档案编码进行审核，确保编码的准确性和规范性。审核通过后，档案管理部门将编码分配给相应的档案，并建立档案编码与档案实体的对应关系。（二）编码使用1.档案管理人员在档案整理、编目、上架、检索、利用等过程中，应严格按照分配的档案编码进行操作，确保档案信息的一致性和准确性。2.档案编码应标注在档案的封面、目录、盒脊等显著位置，以便于识别和查找。3.在档案的电子管理系统中，应建立档案编码与电子文件的关联，确保电子文件的检索和利用与纸质档案保持一致。四、档案编码的维护与更新（一）维护原则1.档案编码的维护应遵循“谁管理、谁负责”的原则，确保编码的准确性和完整性。2.维护工作应及时、有效进行，避免因编码错误或不完整影响档案管理工作的正常开展。（二）维护内容1.定期对档案编码进行检查，发现编码重复、错误或不规范的情况，应及时进行调整和纠正。2.随着档案数量的增加和管理需求的变化，如档案分类体系调整、年度更新等，应及时对档案编码进行相应的维护和更新。3.对档案实体的变动，如档案的销毁、移交、合并等，应及时调整档案编码，并确保相关记录的准确性。（三）更新流程1.档案管理部门根据档案维护的需要提出编码更新方案，报单位领导审批。2.审批通过后，档案管理部门组织实施编码更新工作，包括对相关档案的重新编号、系统数据的更新以及对档案管理人员的培训等。3.编码更新完成后，档案管理部门应进行全面的检查和验证，确保更新后的编码符合本制度要求，并能正常应用于档案管理工作。五、档案编码的安全与保密（一）安全管理1.档案编码是单位档案信息的重要组成部分，应采取必要的安全措施进行保护，防止编码信息泄露、篡改或丢失。2.档案管理人员应妥善保管档案编码相关的资料和记录，如编码分配表、维护记录等，防止未经授权的访问和使用。3.在档案编码的电子管理系统中，应设置严格的用户权限管理，确保只有授权人员才能进行编码的查询、修改等操作。（二）保密措施1.档案编码涉及单位的敏感信息，档案管理人员应严格遵守保密制度，不得将编码信息泄露给无关人员。2.在对外提供档案服务或与外部单位进行档案交换时，应严格按照规定对档案编码进行处理，确保不泄露单位的核心信息。3.对违反档案编码安全与保密规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。六、档案编码的查询与利用（一）查询方式1.档案管理人员应根据档案利用者的需求，提供多种查询方式，如按档案编码查询、按档案题名查询、按档案形成时间查询等。2.在档案管理系统中，应建立便捷的查询界面，方便利用者输入查询条件进行检索。同时，系统应提供详细的查询结果列表，包括档案编码、题名、形成时间、保管期限等信息。3.对于纸质档案，档案管理人员应根据利用者的查询要求，通过档案目录或索引进行查找，并及时提供相应的档案。（二）利用规定1.单位内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案编码或题名等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据审批后的申请表，为利用者提供相应的档案，并在查阅过程中进行监督，确保档案的安全和完整。3.涉及单位机密或重要信息的档案，查阅时应严格按照保密规定进行操作，限制查阅范围和使用方式。利用者如需复印或摘录档案内容，应另行申请并经相关部门批准。4.外部单位因工作需要查阅单位档案时，应按照国家有关规定和单位的对外档案利