伊利档案管理制度

PAGE伊利档案管理制度一、总则（一）目的为加强伊利公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于伊利公司总部及各分公司、子公司，涵盖公司在生产、经营、管理等各项活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：保证档案的内容完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司各类档案，进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.对档案进行安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。5.负责档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和安全。6.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和业务水平。7.参与公司重大活动和项目，负责相关档案的收集、整理和归档工作。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，定期向档案管理部门移交档案。3.协助档案管理部门开展档案的查询、利用等工作。4.对本部门员工进行档案管理知识的宣传和培训，提高员工的档案意识。（三）档案形成部门职责1.负责本部门在各项活动中形成档案的收集、整理工作，确保档案的齐全、完整。2.对形成的档案进行初步分类、编号，按照规定的时间和要求向本部门兼职档案员移交。3.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、合同协议、证照等。2.生产管理类档案：涵盖生产计划、工艺文件、设备档案、质量检验报告、安全生产记录等。3.市场营销类档案：有市场调研报告、销售合同、广告宣传资料、客户档案等。4.财务管理类档案：包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等。5.技术研发类档案：如研发项目文档、技术方案、专利文件等。6.其他类档案：公司重大活动资料、荣誉证书、外事活动档案等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门形成的档案，并确保档案的真实性和完整性。2.对于重要文件和资料，应实行双套制或多套制保存，以防止档案丢失或损坏。3.档案收集过程中，应注意收集电子文件，并按照规定的格式和命名规则进行存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为一级类目、二级类目等，如行政管理类可分为综合管理、人力资源管理、行政管理等二级类目。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃，湿度控制在45%60%。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。3.对于特殊载体档案，如照片、录像带、光盘等，应根据其特点进行妥善保管。（三）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏或霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并查明原因，追究相关人员的责任。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，可按照规定办理查阅手续。2.外单位因工作需要查阅公司档案的，须经公司相关部门批准，并办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密等重要档案的利用，应严格按照保密规定进行审批。（二）利用手续1.内部员工查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经本部门负责人签字后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位查阅档案，应提交单位介绍信、查阅申请表等材料，经公司相关部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（三）利用监督1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、复印、摘录等情况进行详细记录。2.加强对档案利用过程的监督，防止档案被篡改、丢失或泄露。如发现违规行为，应及时制止并追究相关人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和公司档案管理制度，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面的历史观点，从公司的实际情况出发，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，确定档案的保管期限。3.对保管期满且无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，报档案鉴定工作小组审批。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，应编制销毁清单，注明档案名称、编号、数量等信息。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.销毁清单和监销记录应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，为公司提供更加便捷、高效的档案服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化加工，形成电子档案。2.档案数据库建设：建立档案信息数据库，存储档案的基本信息、全文信息等，实现档案信息的集中管理和共享。3.档案管理系统应用：利用档案管理系统进行档案的收集、整理、保管、利用等业务操作，提高档案管理的规范化和自动化水平。（三）信息化安全保障1.加强档案信息化系统的安全防护，设置防火墙