档案管理责任追究制度

PAGE档案管理责任追究制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，明确档案管理工作中各部门及人员的职责，规范档案管理责任追究行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的责任界定与追究。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保责任追究工作合法合规。2.实事求是原则以事实为依据，准确认定责任主体和责任程度，客观公正地进行责任追究。3.教育与惩戒相结合原则通过责任追究，促使相关人员增强档案管理责任意识，同时注重教育引导，帮助其改进工作，提高档案管理水平。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家档案管理法律法规和公司档案管理制度，制定和完善公司档案管理工作规范、流程和标准。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。3.指导、监督和检查各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传，提高公司整体档案管理水平。4.负责档案信息化建设，建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。5.定期对公司档案管理工作进行总结和评估，向公司领导汇报档案管理工作情况，提出改进建议和措施。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的真实、完整、准确和系统。2.按照公司档案管理规定及时向档案管理部门移交应归档的档案，并配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、编研和利用等工作。3.明确本部门档案管理责任人，负责本部门档案管理工作的日常监督和检查，确保档案管理工作规范有序进行。4.对本部门档案管理工作中存在的问题及时进行整改，接受档案管理部门的指导和监督。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理法律法规和公司档案管理制度，保守档案机密。2.负责档案的具体收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作，确保档案管理工作质量。3.熟悉档案管理业务，掌握档案管理信息化技术，不断提高档案管理工作效率和服务水平。4.定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题，确保档案的安全和完整。5.积极配合档案管理部门和其他部门做好档案的查阅、借阅、利用等工作，为公司各项工作提供支持和服务。三、档案管理工作流程及要求（一）档案收集1.各部门应明确档案收集范围和责任人，定期收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。2.收集的文件材料应齐全完整、真实有效，并按照文件形成的时间顺序和内在联系进行分类整理。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应及时进行收集和整理，并指定专人负责跟踪管理。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类方案和编号规则，对收集到的档案进行整理，包括分类、装订、编目、装盒等工作。2.整理后的档案应保持文件材料之间的有机联系和历史原貌，便于保管和利用。3.电子档案应按照相关标准和规范进行整理，确保电子档案的格式统一、元数据完整、存储安全。（三）档案保管1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对档案应进行定期清查盘点，每年至少进行一次全面清查，及时发现和处理档案保管中存在的问题，如档案损坏、丢失、霉变等。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的字迹清晰、载体完好、信息可读。（四）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组应根据国家有关规定和公司实际情况，制定档案鉴定标准和程序，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，经公司领导批准后，按照规定程序进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。（五）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.档案统计数据应真实、准确、完整，定期向上级主管部门和公司领导报送档案统计报表。3.档案管理人员应及时更新档案统计信息，为档案管理决策提供依据。（六）档案编研1.档案管理部门应根据公司发展需要和档案利用需求，开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等。2.编研成果应具有针对性、实用性和可读性，能够为公司各项工作提供参考和借鉴。3.档案编研工作应注重创新，采用现代信息技术手段，提高编研工作效率和质量。（七）档案利用1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案的，应填写档案查阅、借阅申请表，经本部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.档案管理部门应根据档案利用规定，对查阅、借阅申请进行审核，严格控制档案的查阅、借阅范围和期限。3.查阅、借阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。4.因特殊情况需要复制档案的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记和收费。四、档案管理责任追究情形（一）档案收集环节1.未按照规定及时收集本部门应归档的文件材料，导致档案资料缺失或不完整的。2.收集的文件材料不符合归档要求，如文件内容不真实、不完整、字迹模糊等，影响档案质量的。3.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料未及时收集或未指定专人负责跟踪管理，造成文件材料丢失或损坏的。（二）档案整理环节1.未按照档案分类方案和编号规则对档案进行整理，导致档案分类混乱、编号错误，影响档案查阅和利用的。2.整理后的档案未保持文件材料之间的有机联系和历史原貌，如随意拆分、装订不规范等，破坏档案完整性的。3.电子档案整理不符合相关标准和规范，如格式不统一、元数据缺失等，影响电子档案存储和利用的。（三）档案保管环节1.未按照规定设立专门的档案库房或未配备必要的档案保管设备，导致档案保管条件不符合要求，影响档案安全的。2.档案库房管理不善，如温度、湿度控制不当，未定期进行清查盘点，导致档案损坏、丢失、霉变等情况发生的。3.档案管理人员未按照规定对档案进行检查和维护，如发现档案问题未及时处理，导致档案损失扩大的。（四）档案鉴定环节1.未按照规定定期对保管期满的档案进行鉴定，或鉴定工作不认真、不准确，导致应销毁的档案未及时销毁，或不应销毁的档案被销毁的。2.档案鉴定小组组成不符合规定，或鉴定过程未严格按照标准和程序进行，影响鉴定结果公正性的。（五）档案统计环节1.未按照规定建立档案统计制度，或档案统计数据不真实、不准确、不完整，影响档案管理决策的。2.未及时更新档案统计信息，导致档案统计数据滞后，不能反映档案管理实际情况的。（六）档案编研环节1.未按照公司发展需要和档案利用需求开展档案编研工作，编研成果缺乏针对性、实用性和可读性，不能为公司各项工作提供有效参考的。2.编研工作不认真、不严谨，如内容错误、数据不实等，影响编研成果质量的。（七）档案利用环节1.未按照规定办理档案查阅、借阅手续，擅自查阅、借阅档案的。2.在查阅、借阅档案过程中，违反档案管理规定，擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案的。3.未按照规定对档案复制申请进行审核，导致档案信息泄露或被非法利用的。（八）其他情形1.违反国家档案管理法律法规和公司档案管理制度，擅自销毁、出售、转让档案的。2.因工作失误或故意行为，导致档案信息泄露，给公司造成损失的。3.对档案管理部门提出的整改意见拒不执行，或整改不力，导致档案管理问题长期存在的。五、档案管理责任追究方式（一）批评教育对档案管理工作中存在轻微问题的部门或个人，由档案管理部门进行批评教育，责令其限期整改。（二）警告对违反档案管理规定，情节较轻的部门或个人，给予警告处分，并在公司内部进行通报批评。（三）罚款对因工作失误或故意行为导致档案管理出现问题，给公司造成一定损失的部门或个人，视情节轻重给予一定金额的罚款。（四）降职或免职对档案管理工作中存在严重问题，给公司造成较大损失或不良影响的部门负责人或相关责任人，给予降职或免职处分。（五）法律责任对违反国家档案管理法律法规，构成犯罪的，依法追究刑事责任。六、档案管理责任追究程序（一）线索发现1.档案管理部门在日常档案管理工作中发现责任追究线索，应及时进行记录和调查核实。2.公司内部其他部门或员工发现档案管理问题，可向档案管理部门举报，档案管理部门应及时受理并进行调查。（二）调查核实1.档案管理部门接到责任追究线索后，应成立调查组，对问题进行全面深入的调查核实。2.调查组应通过查阅档案资料、询问当事人、实地走访等方式，收集相关证据，查明事实真相。3.在调查过程中，应充分听取被调查部门或个人的陈述和申辩，确保调查结果客观公正。（三）责任认定1.调查组根据调查核实情况，依据本制度相关规定，对责任主体和责任程度进行认定。2.责任认定结果应形成书面报告，经档案管理部门负责人审核后，报公司领导审批。（四）追究处理1.公司领导根据责任认定结果，作出责任追究决定，并下达责任追究通知书。2.责任追究通知书应送达被追究责任的部门或个人，明确责任追究方式、期限和要求等。3.被追究责任的部门或个人应按照责任追究决定，认真落实整改措施，并在规定期限内将整改情况书面报告档案管理部门。（五）申诉复查