乡镇创卫工作档案制度

PAGE乡镇创卫工作档案制度一、总则（一）目的为加强乡镇创卫工作档案管理，确保创卫工作相关资料的完整性、准确性和规范性，为创卫工作的决策、监督、评估提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇辖区内所有与创卫工作相关的部门、单位及社区所形成的各类档案资料管理。（三）基本原则1.集中统一原则：创卫工作档案由乡镇创卫工作领导小组办公室（以下简称“创卫办”）统一集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映创卫工作实际情况，数据准确，手续完备。3.分类科学原则：按照创卫工作的不同类别和阶段，对档案进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案安全，防止档案丢失、损坏和泄密，严格遵守国家有关保密规定。二、档案管理职责（一）创卫办职责1.负责制定和完善乡镇创卫工作档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各部门、单位及社区创卫工作档案的收集、整理、归档和保管工作。3.集中统一管理乡镇创卫工作档案，建立档案目录和检索系统，方便档案的查阅和利用。4.定期对创卫工作档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。5.负责向上级主管部门报送创卫工作档案资料。（二）各部门、单位及社区职责1.明确专人负责本部门、单位及社区创卫工作档案的收集、整理、归档和保管工作。2.按照创卫办的要求，及时将本部门、单位及社区创卫工作中形成的各类文件、资料、记录等收集齐全，进行分类整理，定期移交创卫办归档。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门、单位及社区档案的安全和完整。三、档案收集（一）收集范围1.上级部门下发的关于创卫工作的文件、通知、指示、标准、规范等。2.乡镇创卫工作领导小组及创卫办制定的工作计划、方案、措施、制度等文件材料。3.创卫工作会议记录、纪要、决议等。4.创建国家卫生乡镇工作规划、年度计划、总结、汇报材料等。5.环境卫生整治工作资料，包括环境卫生检查记录、整改通知、整改报告、垃圾清运记录、公共厕所管理记录等。6.健康教育工作资料，如健康教育计划、宣传资料、讲座记录、培训记录、居民健康档案等。7.食品安全工作资料，包括食品经营单位卫生许可证、从业人员健康证、食品抽检记录、食品安全事故报告及处理记录等。8.病媒生物防制工作资料，如病媒生物监测报告、消杀记录、药物采购及使用记录等。9.环境保护工作资料，包括污染源排查记录、环境监测报告、污染治理措施及成效等。10.社区创卫工作资料，如社区创卫工作方案、宣传活动记录、居民参与创卫情况等。11.创卫工作中的各类照片、影像资料、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门、单位及社区应在创卫工作开展过程中，及时收集相关文件、资料和记录，确保档案资料的真实性和完整性。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份和存储。四、档案整理（一）分类标准1.文件类：按照文件的来源、时间、内容等进行分类，可分为上级文件、本级文件、下级文件等。2.计划总结类：按照工作计划、方案、总结的不同阶段和内容进行分类。3.环境卫生类：分为环境卫生整治、垃圾处理、公共厕所管理等类别。4.健康教育类：包括健康教育计划、宣传资料、培训记录等。5.食品安全类：按照食品经营单位管理、食品抽检、食品安全事故处理等分类。6.病媒生物防制类：有病媒生物监测、消杀记录、药物管理等分类。7.环境保护类：根据污染源排查、环境监测、污染治理等进行分类。8.社区创卫类：按社区创卫工作方案、宣传活动、居民参与等分类。9.照片影像类：根据照片和影像的主题、时间等进行分类。（二）整理方法1.每份文件材料应单独装订或装盒，并在首页附上文件目录，注明文件名称、文号、日期、来源等信息。2.对于同一类别的档案资料，应按照时间顺序或重要程度进行排列，编写页码。3.照片应冲洗或打印清晰，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息，并按照一定顺序排列成册。4.电子文件应按照分类标准进行文件夹命名和存储，建立相应的索引目录，便于查找和使用。五、档案归档（一）归档时间各部门、单位及社区应在每年年底前，将本年度创卫工作档案资料整理完毕，移交创卫办归档。对于创卫工作中的重大事件或紧急任务，应在任务完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门、单位及社区将整理好的档案资料移交至创卫办，填写档案移交清单，双方签字确认。2.创卫办对接收的档案资料进行核对、检查，确保档案资料齐全、完整、整理规范。3.对符合要求的档案资料进行分类上架，建立档案目录和检索系统，将档案信息录入电子档案管理系统。六、档案保管（一）保管场所创卫办应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管措施1.建立档案保管制度，明确档案管理人员的职责，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全和完整。2.对档案进行分类存放，标识清晰，便于查找和利用。3.对重要档案和易损档案应采取备份、复制等措施，防止档案丢失或损坏。4.严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行保密管理，限制查阅范围。七、档案查阅（一）查阅范围1.本乡镇辖区内各部门、单位及社区因工作需要查阅创卫工作档案的。2.上级主管部门、相关单位及其他有关部门因工作需要查阅本乡镇创卫工作档案的。3.创卫工作相关的专家、学者及其他人员因研究、咨询等需要查阅档案的。（二）查阅程序1.查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门或单位负责人签字同意后，提交创卫办。2.创卫办对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，安排档案管理人员提供档案查阅服务。3.查阅人应在档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人查阅档案后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对创卫工作档案进行鉴定，根据档案的保存价值和时效性，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保档案鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立由创卫办负责人、档案管理人员及相关业务人员组成的档案鉴定小组，负责对创卫工作档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案的形成时间、内容、来源、保管状况等因素，对档案进行综合分析和评估，确定档案的保存价值。2.对于保存价值较低或已失去保存意义的档案，经档案鉴定小组审核批准后，予以销毁。（四）销毁程序1.档案鉴定小组编制档案销毁清单，注明档案名称、文号、日期、数量等信息。2.档案销毁清单经创卫办负责人签字确认后，报乡镇分管领导审批。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁过程中，应做好记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息，并将记录留存归档。九、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门、单位及社区应按照创卫办的要求，及时将创卫工作中形成的电子文件收集齐全，并进行分类整理。2.电子文件应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性。同时，应建立电子文件的元数据，注明文件的名称、日期、来源、作者等信息。（二）电子档案的存储与备份1.创卫办应建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。2.备份存储设备应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。（三）电子档案的查阅与利用1.查阅电子档案应通过电子档案管理系统进行，查阅人应按照系统操作要求进行操作。2.如需打印或复制电子档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（四）电子档案的安全管理1.加强